摭谈档案资源的开发与利用

陶醉

摘要学校档案客观反映着学校的管理工作、教学教研活动以及学生动态发展情况，是学校教育工作和管理工作不可缺少的重要组成部分，因此，重视档案资源的开发与利用是学校工作全面发展的重要体现，是学校走内涵发展之路的必然选择。

关键词档案资源管理体现层面效能

中图分类号：G47 文献标识码：A

1档案制度资源的开发与利用

学校对档案工作的指导与管理除了必须遵循教育主管部门制定和颁布的各项规章制度外，还必须结合本校实际制定内部档案管理制度，小到明确档案材料的收集范围，大到档案的保存存储都应该体现明确的工作细则，把档案工作具体分解和落实到相关人员，以此量化工作标准。档案制度一旦制定并颁布后，主管部门就必须严格按照要求狠抓落实，并突出以下几项工作，首先，体现制度的奠基作用。学校档案材料的及时收集与有效管理对于学校发展的意义显而易见，其中材料的真实性、客观性不仅是学校档案管理实绩的具体体现、学校领导科学决策和解决学校重要问题的文本依据，而且也是学校领导开展研究和瞻前规划的基础，档案制度无疑是最后的保障，因此，我们要通过制度的约束既确保档案的及时归档，又确保档案的完整性。其次，发挥制度的引领作用。学校应通过档案制度敦促档案人员规范自己的工作行为，减少被动工作和不规范操作情形，防止工作中的各类失误；通过制度确立的奖惩标准鞭策落后、鼓励先进，提升档案人员工作主观能动性；通过制度培养档案人员应有的工作意识，诸如，档案人员对于上级部门发放的用于传阅的各种文件材料要做到心中有数，体现跟踪意识，确保出得去、回得来；通过制度形成对本单位生成各种文件资料的收集与保管意识，因为这些材料往往在很大程度上体现着学校的发展过程。

2档案技术资源的开发与利用

计算机技术在档案工作运用中的不断发展对传统以纸质为支撑档案管理工作构成了严峻挑战，并同时对档案人员的工作方式、工作理念产生着深刻影响。首先，它带来了档案工作的革命。从传统档案整体工作流程看，它属于典型的实体控制类型，而计算机技术的运用使档案工作突破最初档案载体的一味制约，客观揭示着档案信息的科学运行过程。随着档案在学校各项工作中地位日益突显，仅仅依据原始实体档案难以高效适应学校发展的需要，计算机技术的介入实现了档案从题名、文号等层面的直接检索，提高了档案运行效率。其次，它推动着档案工作方式的转变。档案人员在长期工作过程中已经习惯了传统纸质档案的整理与保护，传统繁琐的工作使得他们被迫接受现有的工作模式并不断适应。计算机技术的适时介入使得档案人员在深入思考档案工作的质量与效率基础上，自觉打破一成不变的工作方式，他们通过运用新技术和新方法实现了档案工作的长足发展。当然，开发与利用计算机资源为档案工作服务是一个逐步推进的过程，应该体现循序渐进原则，事实上，计算机技术的运用虽然实现了档案自动组卷的目的，但是，计算机辅助立卷更是其主要特征，档案人员仍然需对档案实体实行人工组卷，计算机则辅助完成档案的分类与分工工作，即，计算机在有效控制下，机模仿人的思维方式进行档案分类组卷，这种方式体现了传统与现代的有机结合，大大提高了档案工作效能。

3档案人力资源的开发与利用

档案工作能否顺利进行与人的关系有着密切联系。结合高等师范学校发展实际，档案人力资源的开发与利用主要体现在两个“量级”方面，即，档案人力资源的数量和档案人力资源的质量。随着办学规模日益扩大，学校内部教学活动、后勤管理服务、学生信息管理都对档案工作提出了更高要求，繁重的工作对学校档案队伍的数量构成了客观挑战，档案人员的数量必须能够满足档案工作正常开展的需要。当然，档案人员的数量也并非多多益善，我们应该将人员数量概念定位在人员必须结构合理、工作职能必须全面的基础上，结合高等师范学校档案工作实践，档案人员的配置包括了档案策略研究人员，档案查阅与咨询服务人员，并由他们共同组成档案研究开发团队负责学校档案工作。档案人员的素质是档案工作发展的关键，学校必须把好档案人员准入门槛，一般而言，学校档案人员的质量涵盖了两大方面，过硬的政治素质和高超的业务能力。档案工作从大的层面而言必须体现国家意志、符合国家的大政方针，档案人员必须体现一定的政治操守和职业道德，真正在工作中做到坚持事实，热爱档案工作；档案工作是一个细致入微的工作，档案人员除了具备熟练的文字策划能力和工作组织能力外，还必须加强专业理论知识学习，不断提高自己的学历层次，扩大自己的视野，只有这样才能体现具体问题具体分析的能力，才能在工作中做到游刃有余。

4档案处室资源的开发与利用

档案室是开展档案管理工作的实体支撑，开发与利用档案室资源体现了档案工作的基本要求，学校档案室资源的开发与利用主要体现在两个层面，首先，硬件资源的开发与利用。学校档案室硬件资源开发与利用的原则可以概括为“小处着手，有的放矢。”具体而言，学校档案室硬件资源既包括了外在的醒目门牌提示，也包括了内部橱柜协调统一、摆放齐整，尤其档案人员办公用品要严格按照上级主管部门所制定的档案人员工作职责以及学校档案室管理制度等规范性文件配足配齐；学校档案室的重要性决定了档案室的保护要长远规划、明确职责，因此，档案室必须重视各种保护设施的建设，包括防盗网、防盗门等防盗设施的建设；包括防火、防水等设施的配备；包括防虫、防蛀、防强光、防潮湿等手段的运用等。其次，软件资源的开发与利用。我们在重视学校档案室硬件资源开发与利用的同时，也要加强学校档案室软件资源的开发与利用，其中最为突出的工作是建设学校数字化档案室。学校数字化档案室建设指的是利用数字设备及数字技术实现档案信息资源共享的目的。新形势下，学校数字化档案室不能简单地理解为在形式层面超越传统档案室，事实上，数字化档案室在相关功能方面是传统档案室的延伸，但是，数字化档案室又与传统档案室有着明显的区别，尤其它有效借助了诸如电脑设备；数码相机设备；扫描仪器设备；打印设备等提高了工作运行的质量和效率，诚然，档案室资源的开发与利用既体现了传统与现代两个方面的内容，又反映着效率与效能两个层面的实际意义，因此，开发与利用好档案室资源有着毋庸置疑的意义。

5结束语

学校档案资源的开发与利用一方面体现了社会客观形势发展对档案工作的要求，另外一方面也体现了档案工作可持续发展的内在需要。因此，我们必须开发与利用各种相关资源为档案工作服务。

参考文献

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