浅谈事业单位人事档案管理工作体会

王红卫

摘 要：伴随着我国事业单位改革的不断推进，人事制度改革力度的不断加大，从而显示出了人事档案管理更为重要，同时还对于人事档案管理工作提出了更高的要求。整篇文章的着重点是用来探讨当前事业单位人事档案管理工作中如何来适应新形势的需要及存在的一些问题。

关键词：人事档案管理 事业单位 工作思考

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2012）12（a）-0-01

单位里的人事部门对每个人开展各种工作的基础和管理的重要凭证，是纪录了每个人从事各种社会活动的文件是人事档案。在人事档案之中还能够充分的反映出来行为轨迹、个人经历、德才能绩、奖惩情况、历史背景、工作表现以及个人经历的重大事情。伴随着我国事业单位改革的不断推进，人事制度改革力度的不断加大，从而显示出了人事档案管理更为重要，同时还对于人事档案管理工作提出了更高的要求。

1 当前事业单位人事档案管理中存在的问题

（1）管理意识不强管理不规范。没有成文的实施制度和细则，同时也没有严格的执行 《人事档案管理材料收集归档规定》；则会有一些单位管档人员流于形式，他们则是紧紧地充当“保管员”的角色；则会形成材料部门和档管人员对档案管理工作认识的不到位，从而 导致了档案材料不能够及时的转递、归档和收集，随意才会造成有些档案材料的内容不全面的情况，有些档案材料还存在填写格式不规范，纸张规格不符合要求，内容的填写审核不准、记载不实、前后不一等等的一些问题。对于这些问题来说则会降低了人事档案的作用，还直接影响了人事档案管理工作的严格性，则更不必说提供第一手资料为单位决策者。（2）对于人事档案管理分散档案管理的软硬件来说则不适应于形势发展的需要。一是档案管理保管条件落后，手段陈旧，管理硬件设施配套达不到标准，不适应人事档案管理的现代化要求。二是近几年来事业单位的机构进行改革，实行了定员、定岗，人事档案的管理比较分散。因为大多数的事业单位人事档案卷量比较少，借阅档案还是采用原始的手工操作方式，设备上大多则会采取“因地制宜”、“因陋就简” 的原则，这就更不用说人事档案管理工作的信息化、现代化。（3）对于当前人事档案管理工作来说已经不适应改革的需求。伴随着我国事业单位改革的不断推进，人事制度改革力度的不断加大，事业单位将建立公开招聘、辞聘、解聘的制度，人员的隶属关系不断变化，人员的流动比较频繁，若仍靠单位自行管理已经显然不利于人员的合理流动。大多数单位没有按照事业单位人事制度改革的需要，在档案内容上补充相应的岗位聘用合同及在招聘录用、辞聘、解聘过程中单位形成的考察性内容。（4）对于传统人事档案管理来说则已经不在适应新形势发展的需求。伴随着人事档案管理信息电子化方向日益明显，信息技术的快速发展，对于传统的人事档案管理模式来说已经越来越不适应新形势发展的需求。关于传统的档案保存方式了来说一直都是采用目录式管理和纸张保存，不仅管理成本高，还占用了大量库房空间，而且保管时还易损坏，如纸张易脆、易黄、易粘，对于查阅、利用来说也是非常不方便。虽然目前也在使用计算机管理模式，但是大多数还是基于目录级的管理，其管理、利用与查询还是需要手工进行，文档资料本身还是以纸张的形式存在，原件受损或遗失则是不可避免存在的，在管理上给档案的利用与保管带来一些困扰。（5）档案管理制度执行差档管人员对业务不熟。近年来，由于管档人员工作变动频繁，事业单位人事制度改革，管理人员对业务不熟悉和没有经过相关的培训，以及对人事档案管理工作难以适应。未严格履行手续按规定办事在转入、接转、调出、退休、工资需要查档案时，在接转档案的时候则没有密封，对于个别人的档案材料来说则会有涂改、造假、销毁等一些现象，部门与管档部门协调不够，以至于严重的影响了档案的真实性。

2 新时期人事档案管理工作的对策

（1）改善档案管理条件。如果要配置专用的阅档室、微机室、档案室等基础设施我们应该按照人事档案管理规定标准，还应该定期的对档案室的防火、防蛀、防潮的设施和安全措施进行检查。我们则还应该根据本单位的资金实力而来合理的配置摄像机、计算机、扫描仪等现代化办公的设备，如果要实行人事档案的计算机信息化管理我们则应该引进计算机管理软件，还应该建立人事档案的信息检索和存储系统，从而来实现人事档案资源的合理利用和配置，从传统手工操作中将档案管理解放出来，这样既能减轻档案人员的劳动强度，提高工作效率和工作质量。（2）提高档案管理人员素质。培养具有协作和创造能力的复合型人才，加强对管理人员业务素质和政治素质的教育进行培训，以此则可以来提高管理人员的专业技术和政策水平能力。同时还要教育他们要严守纪律、甘于奉献、坚持原则、保守秘密的工作作风；与此同时还要组织他们学习党和政府制定的有关人事工作的法规、政策，以此来适应新时期对人事档案管理的新要求。我们则还应该引入竞争机制，以此来通过择优录用，竞聘上岗，这样才会把真正具有优秀档案从业人员选拔到档案管理岗位上来工作。（3）完善管理制度。如果想要加强人事档案管理的制度化建设则要下大工夫完善人事档案工作的管理制度和责任追究制度。尤其是对档案材料的保管保护、收集、鉴别及归档等方面都要进行严格的把关；在细则上对人事档案案卷的整理要进一步完善，对档案材料的转递、查阅等利用方面要严格执行相关管理制度，对于出现问题的人要依法追究其责任。如果想要提高大家的法律意识则就需要各单位加大对《档案法》的普法宣传。（4）建立人档分离的档案管理体制。现行“人档合一”的人事档案管理体制要改革，按照改革“人档分离”的思路，将就业指导机构、人才流动机构、就业服务机构以及其它部门所属的相应机构承担的人事档案管理职能中剥离出来，来由政府实行统一管理企业单位的人事档案管理权。（5）努力提高对于人事档案管理工作的认识。对于人事档案管理工作来说虽然是一项不起眼的工作，只依靠档案管理人员的努力但要把这份不起眼的工作做好还是不够的，则还要各级领导在重要位置摆上人事档案管理这项基础性的管理工作，及时的研究工作中出现的问题同时采取有效措施加以改进和定期对档案工作进行指导、监督、检查。还要提供良好的工作环境对于档案管理设施建设的资金投人。

3 结语

在管理工作和干部档案建设中事业单位人事档案管理人员承担着十分重要的责任，档案管理人员紧跟人事制度改革的形势和结合当前事业单位发展的实际情况，还要坚持原则、刻苦钻研、这样才能把人事档案管理工作推上一个新台阶，才能不断创新出适合本单位人事档案管理工作的好点子、新方法。

参考文献

[1] 郑文夙.企业人事档案管理工作中的问题及对策研究[J].企业技术开发：中旬刊，2012（8）：72-72.