人事档案管理的现状及优化路径

李琪

摘 要：管好用好人事档案，对人才资源开发起着重要作用。人事档案的管理存在重视不够、投入不足、管理水平不高等诸多问题。要从根本上解决中国目前的人事档案管理问题就必须采取提高档案管理人员素质、完善人事档案管理制度、采用信息化手段等措施，探索人事档案管理的新模式。

关键词：人事档案；管理；创新

中图分类号：C93 文献标志码：A 文章编号：1673-291X（2012）36-0209-02

人事档案是社会公共信息非常重要的一个组成部分，通过人事档案可以证实个人的经历、学历、技术职称、社会关系、奖惩等情况。从人力资源开发、管理的角度来看，人事档案可以为个人求职、单位求才提供大量丰富、动态、真实有效的原始资料和数据。在人们的工作生活中，人事档案扮演着重要的角色，它可以证明一个人从学校到各个工作岗位不同时期的人生轨迹，是学习经历、工作经历的记录。在现代劳动用工管理中，人事档案的作用涵盖了很多方面：人事档案管理部门可以据此为员工提供办理护照、港澳通行证的政审手续；提供婚姻状况证明；为流动人员提供身份认定和办理社会保险；为员工代办申报职称；根据档案确定退休年龄；代为缴纳职工的养老保险、失业保险和大病医疗统筹、工资调整；出具与人事档案有关的证明材料等等。因此管好用好人事档案，对人才资源开发起着重要作用。

一、当前人事档案管理中存在的不足

1.部分单位领导对人事档案管理工作不够重视。这种情况由来已久，这些领导总是将人事档案管理工作看成是保管的事务性工作，对人事档案管理的重要性认识不够，在他们看来，人事档案管理是附属性工作而不是单位的主要工作，人事档案管理工作只要做到不丢失，不泄密，同时又能应付外调、查档就可以了。在这种错误意识影响下，相当一部分单位忽视人事档案管理工作，具体表现在实际工作中，就会出现档案工作没计划，档案工作没安排，与此同时还会出现在场所、经费、人员上没有保障的现象。

2.部分单位在档案硬件设施上投入不足。档案室本来应是管理规范、环境良好的地方，然而在实际工作中，部分用人单位宁肯在其他工作中完善硬件设施，也不愿在档案室添置新设备，导致大部分档案室设备简陋，更有甚者，在个别单位还会出现没有专用档案室的现象，人事档案管理不规范、不标准，引起档案材料霉变、虫蛀的事情时有发生，从而对档案利用产生了不利影响。

3.档案管理人员管理水平不高，管理手段落后。在实际工作中，由于对档案管理这项工作没有引起足够重视，在档案管理人员配备上从不配备专职人员，而是采取人员兼职这种办法来应付，兼职管档人员工作变动频繁，业务不熟，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，难以适应干部档案管理工作，严重影响了档案管理水平。在管理手段方面，就会体现管理手段较陈旧，由于不懂得人事档案管理，往往在调阅档案时都是采用原始的手工操作方式反复调用原件，这样做的后果就会导致纸张发黄变脆、字迹褪色等现象，直接影响到档案的完整与安全。

4.人事档案收集工作力度不够。要想管理好人事档案，就要有一套完整的收集归档工作管理制度。然而部分单位根本就没有这样的制度。从而导致档案管理人员执行不严格，收集归档工作被动、不及时的现象出现。体现在收集归档的材料方面。就会发现要么材料不全面，要么有些材料在内容和形式上是雷同的，如大部分单位搞的鉴定、考核和评价材料，套话多，费话多，不能准确反映每个人的真实情况，人事档案管理形同虚设。

5.人事档案管理的信息化程度不高。在科学技术飞速发展的今天，计算机得到了普遍应用，在现代化办公中起到了重要作用。 然而体现在人事档案管理上，我们就会发现有些先进的技术手段还没有充分挖掘和发挥，计算机技术还没有在人事档案管理中广泛运用，这些不利于人事管理效率的提高，并且造成一定的资源浪费。

二、人事档案管理改进的渠道

1.提高档案管理人员的自身素质和业务素质，增强对档案的意识。提高档案管理人员的素质，不仅要提高他们自身的业务素质和知识水平，更着眼于政治素质和实际本领的提高，加大教育培训的力度，努力培养政治强、业务精、作风硬的档案工作人员，作为档案工作者始终要加强政治学习，增强党性党风修养和思想道德素质，自觉服从党和政府对这个工作大局，要解放思想、观念、勤于思考、坚定信心。提高适应岗位要求的实际本领，珍惜档案工作岗位。要深入进行调查研究，提高新时期对档案信息的认识和要求，不断总结和探索，提高管理水平

2.加强档案工作的基础建设。要将档案工作当做一件大事来抓，高度重视这项工作，并在档案工作中严格按照《干部档案工作条例》第27条规定去做，一方面要建立坚固的、防火、防潮的专用档案库房，配置铁质的档案柜、库房面积每千卷需20～25平方米，另一方面还要在库房内应设置空调、去湿、灭火等设备，库房设施要做到“六防”，即防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温，做到“三室分开”，即库房、阅档室、办公室三室分开。

3.收集材料是基础。干部制度的改革、考察、考核、学历、各种培训、聘任、专业技术晋升等需要入档的材料不断增多，给人事档案材料的收集带来了新的要求。管档人员必须将职工年度考核、学历变化、聘任、晋升等各种材料及时收集齐并及时归档。遇有聘任、晋升需要查档、调档时要及时将抽出的材料归回原位，并按档案工作有关规定，实行全国统一标准整理装订。

4.加快现有人事档案电子化管理。当前，伴随着计算机以及网络技术的迅猛发展，过去传统的人事档案管理模式已经无法适应新形势的需要，改变传统的管理模式，把计算机技术应用在管理人事档案之中，加速人事档案管理电子化进程已经成为了共识。在人事档案电子化管理中正确输入人事档案的相关信息是最关键也是最基础的部分。实现人事档案管理现代化的前提在于首先实现人事档案的电子化，也就是将原有的纸质型档案进行电子型档案的转化，就是把人事档案更多有关信息输入到计算机当中，依托电子手段构建个人信息体系。并以此为基础，建立更加准确和完备的人事信息数据库，依托办公自动化网络系统，快捷准确地为相关部门提供人员基本情况及综合信息服务，实现无纸档案与原始档案的相互协同配合。能够进一步避免因纸质人事档案形式上的非公共性、内容上的信息不充分以及易作假性造成的人为破坏或者磨损破坏，解决当前人事档案中存在的现实难题。人事档案电子化的意义关键在于数据采集真实、管理更加规范，同时可以有效节约成本减少风险。

5.建立人事档案的信息化标准。整合人才信息资源是人事档案社会化管理的目标之一，人事档案既有本地人才基本信息资源，也有全国范围内的人才信息。此时信息化整合的手段在于依托系统软件支持，快捷方便地实现查询和统计功能，以达到共享整合信息资源的目的。此时除了需要必备的网络外，还用具备一定的软硬件条件，以实现人事档案信息形成、交换、存储的标准化，便于更广范围的统一调用。

6.人事档案信息的网络化发展。人事档案网络化是指人事档案电子化的基础上，在遵循档案保密规定的前提下，更好地利用网络的优势，全面实施人事档案信息资源的异地共享。网络化应和人事档案的保密特性统筹考虑，对具有档案保管权利的部门赋予权限，使其能够通过网络调阅查相关人事档案，没有相应权限的单位则无法自行调阅 [3]。此外，在采取现代化管理手段提高管理效能的同时，相应人事档案管理者的综合素质也需要与时俱进。有侧重地加强专业人员的培训，使其成为既精通档案业务，又能熟悉运用相应软件的优秀人才，进一步树立创新观念，不断开拓创新，加速数字档案和多媒体档案的建立进程，加强技术处理，确保档案保密，依托现代化手段为人事档案提供更加高效的管理。

参考文献：

[1] 王英玮.信息时代的人事档案管理——理论·实践·方法·技术[M].北京：中共党史出版社，2004：5.

[2] 刘韶青，林香青，张琮.浅谈干部人事档案管理与利用的创新[J].北京档案，2010，（10）.

[3] 王冬英.干部人事档案工作创新之我见[J].企业家天地：理论版，2010，（4）.

[责任编辑 吴 迪]