浅谈规范物资采购程序 控制物资采购成本的策略

杨金榜

[摘要]物资采购作为获得生产资料的商品交易行为，已经成为企业生产经营活动的重要组成部分。物资采购在保障企业生产经营、实现企业生产经营目标、提高企业声望、扩大企业生产经营、提高企业经济效益等方面具有重要作用和显著意义。本文简要分析物资采购程序，并提出控制物资采购成本的策略。

[关键词]物资采购 物资采购程序 物资采购成本

一、物资采购概述

所谓物资采购，就是企业的中有关部门根据企业的生产经营需要，进行原材料和有关物资采购的行为。

1.物资采购的地位和作用。物资采购在企业的生产经营活动中占有着非常重要的地位，不仅因为物资采购关系到企业的生产的原材料的提供，还因为其采购的质量和水平将直接影响着企业产品的质量。从企业的生产成本的控制的角度来看，物资采购也起着非常重要的作用，因为企业的原材料的采购支出占总支出的比例最大，所以物资采购还关系着成本的控制和企业的资金的流通。

2.物资采购的要求和原则。上文中我们提高了物资采购的重要性，所以有关部门要重视物资采购活动，严格控制物资采购的各个环节，笔者结合自己的工作经验，认为在物资采购的过程中应该要注意坚持以下几个方面的原则：首先，物资采购部门要将采购活动同企业的生产经营的活动结合起来，其次，物资采购部门的采购计划的制定要建立在认真的市场调研的基础上；再次，物资采购部门要采用先进的管理技术，提高部门的管理和工作水平。最后，物资采购部门在采购活动中还要注重自然资源的合理开发利用。

二、规范物资采购程序

1.购买决策阶段。所谓购买决策阶段，就是有关工作人员根据企业的生产发展的需要，对企业所要进行采购的物资的种类和总量的计划的制定阶段，下文中将从决策购买、编制采购任务书、讨论如何购买、编制采购员任务实施方案几个方面，对该问题进行分析。

（1）决策购买。所谓决策购买，就是指有关部门根据对企业的内外部环境的分析，对企业的生产发展计划的研究，决定对企业的原材料以及相关物资进行采买。在决策的过程中，还要对此次购买的可行性进行研究和分析。

（2）编制采购任务书。在采购决策制定后，有关部门应该根据实际的采买的需求情况，制定一个合理的具体的采购的任务书，也就是要将此次购买活动中涉及到的各种材料的种类、数量、单价进行统计，并同供应商进行初步联系。

（3）讨论如何购买。在讨论如何进行物资购买的阶段，有关工作人员的主要的任务在于确定具体的每一次采买的批次和数量，以及各种材料的运输途径和渠道。

（4）编制采购任务实施方案。在上述步骤完成后，物资采购的工作人员要根据具体的供应商的情况以及此次采买的基本的任务，制定一个详细的可行的任务实施方案，也就是说要将每一个具体的采买活动，按照根何时、何地、由何人去实施何种物资采购行为的方式列举出来，明确分工，避免在实际购买的过程中，由于任务的分配不明导致的购买效率低下。

2.购买阶段

（1）物色供应企业。物色供应企业不仅是物资采购业务工作的起点，同时也是选挥、确定供应企业的基础。这个环节由以下三项工作构成：调查和收集信息；征求建议；编制可能的供冲企业的相关情况表。

（2）精选供应企业。精选供应企业同样不等于供应企业的最后确定，它只是为即将开始的采购活动提供接洽对象。精选供应企业的工作，涉及的方面和问题也是十分复杂的。其中关键是进行供应企业选择决策。另外，有关采购人员还要编制供应企业精选说明书，对被精选的供应企业的有关情况产以说明，为物资采购执行情况的核变提供依据。

（3）确定供应企业。确定供应企业对物资采购任务能否圆满完成具有决定性作用。与供应企业进行物资采购方式讨论、洽谈具体内容、以及签订相关协议。

（4）协议的履行。物资采购活动的最终目的，是要获得企业生产经营所需的物资，即要履行物资采购协议。通常情况应作好以下几项工作：办理运输业务、入库验收、支付货款，以及检查合同履行情况等。

3.购后反思阶段。这一阶段主要包括合同履行情况的检查、经济效益的评价等两项基础性工作。企业经营管理的中心思想——不断提高企业经济效益。在物资采购活动结束后，还应对其进行经济效益评价。

三、控制物资采购成本

物资采购的关键因素在于质量和成本，在保证物资的使用价值能够满足企业的需要的基础上，如何控制物资采购的成本将是工作人员要解决的最重要的问题，也就是要尽可能的实现最低成本的合理采购。

1.把物资的价值作为衡量物资优劣的标准。评价物资的好坏，应该从功能和费用两个方面来综合考虑。选择功能高，费用低的物资。降低物资的成本，且能收获最大的价值。物资产品的选择首先，应根据供应企业生产经营选择产量大的主导产品、成本低而利润高的产品、在市场竞争中处于有利地位的产品，其次，应选择存在问题较少、提高价值的可能性较大的物资。

2.以所需物资的必要功能为首选条件。生成产品所需要的功能就是必要功能，其不需要的功能就是不必要的功能。在各种物资的供应中，大多数物资往往存在着不必要的功能，实现这些不必要的功能需要付出一定的费用，这部分费用对企业来说，都是一种浪费。因此.企业在物资购买的过程中应该尽量以物资的必要功能为首选条件。

四、结束语

物资的费用可分为生产费用和使用费用两部分，生产费用是指为制造和销售产品所支出的费用，对物资购买者来讲，物资的价格就是生产费用。使用费用就是指用户在使用产品过程中支出的费用，加能源消耗、维修等费用，对于物资购买者来说，不仅要考虑物资的生产费用，同时也要考虑物资的使用费用，更加追求这两者之和——总费用最低。

参考文献：

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