浅谈烟印企业的存货管理

王海霞

[摘 要]烟印企业是一个特殊的印刷行业，因其产品的特殊性，其材料及产品价值很高。随着中国烟草行业的兼井、整合，烟印企业在变动中不断发展壮大，存货在总资产中的比例越来越高。存货管理能力已经成为烟印企业竟争的关键优势之一。本文结合烟印企业的存货特点和管理中的问题进行了一些探索和研究。

[关键词]存货 采购管理 库存管理

烟印企业存货主要分为原材料、半成品和产成品三大类，原材料主要包括纸张、油墨、电化铝，因烟包印刷特殊性，对纸张和油墨等主要材料要求很高，许多纸张是经过特殊加工的进口高档纸，油墨很多是专用定制油墨，电化铝也有很多专印烟标等图案的定制品；半成品指烟包生产过程中的在制品；产成品主要是指各类的烟包成品。存货的经营管理运作，对公司资金运营和盈利能力起着非常重要作用。存货采购成本的降低是公司降低成本最直接方式之一。同时仓库管理，是原材料、半成品、产成品进出的最重要环节，与生产和销售直接相接，是公司经营的基本保证。从烟印公司的存货特性来看，其对存储期、存放环境有特殊的要求，存放环境的不适宜，可能直接产生报废，给公司带来损失。同时仓库管理的优劣直接影响着存货周转速度，进而直接影响着日常资金需求量。下面从存货采购和库存管理环节两方面来分析烟印企业的存货管理。

烟印企业目前在采购存货环节存在几个共性的问题：

1、主要材料纸张、油墨、电化铝中很多是大宗订购，通用性较差，因而企业对原材料的备库量较大。一旦产品结构调整，原有部分产品专用备料无法消耗完，最后导致报废，损失严重。

2、采购渠道稳定，同材供应商比较单一，没有相应的供应商信息体系。当某种原材料出现缺乏时，很难找到适合的替代供应商，导致材料的不适应性或采购价格，影响公司的整体运营。

3、没有完善的采购绩效考核制度，采购管理环节的结果得不到有效控制，因采购管理的问题影响生产销售，造成损失。

在采购环节中，首先要确定采购数量和次数。材料成本一般包括购置成本、存储成本、订货成本和缺货成本。而这四类成本之间存在着此消彼长的关系，当增加材料采购次数，减少材料库存数量时，存货的存储成本会降低，但采购次数的增加会提高企业的订货成本，材料库存的减少会提高缺货可能；相反，订货成本与缺货成本降低，材料储存成本会相应提高。因而，如何确定印刷材料最佳库存数量，使这四项总成本之和保持最低水平，是实现烟印企业材料库存管理目标的首要问题。最佳库存量的确定首先确定经济订货批量。经济订货批量指在保证生产或销售需要的前提下，从耗费成本最小这一目标出发所确定的每批材料采购数量。在确定材料采购批量时，既要考虑材料采购费用准备费用，又要考虑材料保管费用。烟印企业客户稳定、资金充裕、对于常用主材一般拥有稳定的供应商，材料价格在相对时间内是稳定的，订货主要是通过电话、网络等方式确定订单，成本很低；通常为了保证客户需求，不允许出现缺货情况，因而购置成本稳定、缺货成本为零、订货成本可忽略。此时与存货进货批量、进货次数有关的就只有储存成本中的变动成本。因而烟印企业的材料采购管理要重视购置成本中的价格和存储成本中的合理库存量这两个因素。

针对这两个因素主要在采购环节从以下几个方面来进行管理：

1.完善招标等一系列的价格谈判程序。在公司建立专业价格谈判小组，小组主要由采购、工艺、成本、职工监督等人员组成，根据市场上同种材料和同等品质材料信息，对公司所需主要原材料做出一个合理的评估底价及建立相应要求的供应商资质资料库。从多种渠道收集供应商信息，与供应商议定一个双方认可的公平合理价格。主要的采购方法有：

①联合同类企业共同需求集中采购，用大批量需求优势取得相对较低的价格。很多烟印企业都由集团公司控股，而集团公司下属的几家子公司有同类型公司。因共同服务于烟草客户各子公司所需的原材料很多是一致的。可以统一各子公司的材料需求，集中向纸张、油墨、电化铝等大宗材料供货商提出采购需求。集团可以通过公开招标的方式来选择适合的供应方，集团公司资金强大、综合实力和社会影响力较大，很适合公开招标。通过招标，供货商进行公开竞标后，公司能取得价格品质最优的采购材料。但要注意定期需结合市场波动情况重新招标定价，避免过长执行某一招标价格而脱离市场行情。同时集团公司在做出集中采购大宗原材料时，应充分考虑各个子公司的个性需求，比如运输费用、送货时间等细节，尽可能地降低子公司的成本费用负担。

②企业内部实行供应商报备制度，建立完备的供应商储备库。多了解各原材料的市场供给情况，不要局限于一家供应商采购。目前大多烟印企业采购方式比较单一，一类原材料和一家的供应商维持供给关系，单一供给使得公司对市场缺乏全面了解，在价格和品质要求上总是一言堂，缺乏可比性，久而久之价格和质量越来越不符合公司要求。现在社会信息化发展很快，相关的原材料采购信息是比较容易得到的，采购部门要积极了解市场行情，搜集多个供应商的详细资料，通过性价比、售后服务、供应商实力等多方比较和权衡，同种材料引入两个或两个以上供应商，形成竞争机制，让供应商在较优价格下提高产品质量和服务，最终降低采购成本。同时在选择供应商时，应当遵循就近原则。在同等采购条件下，优先选择最近的供应商，这样一方面可以减少运输费用，另一方面也更便于应对一些突发情况，降低采购风险。

2.根据不同材料特点，确定其最佳送货期。材料送达的不及时会造成生产停工待料，并增加相应停转产成本，甚至影响产品的交货；但材料过早入库，容易产生积压，不仅占用场地和资金而且增大了超过保质期的报废风险。所以一定要严格按照生产计划来执行采购计划，保证生产环节、销售环节顺利进行，并对购进过程进行不断跟进，发生异常及时修正补救。

3.严格按生产计划和材料特点确定采购计划，按计划确定采购数量。烟印企业一般在每月末会接到下个月的生产计划，采购部门依据生产计划和实际库存，逐月编制采购数量计划，采购数量计划是按生产量的材料消耗定额，以及仓库材料的实时库存情况来编制的。对于临时追加的计划要及时修改采购计划。平时采购部总结日常工作，通过经验总结搞清哪些材料属于常用的，哪些是零星的，让采购计划更加合理有效，从而有效降低企业的储存成本和缺货成本。

4.加强材料的验收入库管理，把好原材料的采购质量关。对于企业来讲，原材料的成本和品质是同等重要的。如果品管部没有把好检验关，有问题材料进入生产环节会造成废品损失和产品质量事故，反而会使公司延误产品生产，并对产品质量造成不良的影响。

5.完善采购制度，加强对采购人员的管理和考核。从制度上杜绝因个人原因影响公司利益的情况发生。同时应对采购人员进行专业素质培训，学习和积累采购技巧，提升其业务能力。并完善公司在采购部门的考核，将采购效果与采购人员的直接挂钩，加强采购部门的内控管理。

存货的库存管理除了材料外，还有半成品和产成品的库存管理。大多烟印企业规模较大，日常生产投入量很大，在生产环节中的在产品和原材料数量很大；同时因控股等原因，对客户需求是完全服从的，为了保证供应，不可避免地产成品存货量很大。因而存货的库存管理尤显重要。烟印公司的仓库分为两个部分，一部分是原材料、成品验收后存入存货的集中仓库，另一部分是由仓库调配原材料而形成的流动仓库，它主要地点在各生产线上。目前烟印企业目前在库存环节存在几个共性的问题：

（1）因烟印材料供应的特殊性，原材料的库存品种和数量较大，专用材料往往因产品的变化而闲置。占用资金，提高了不必要的存储费用。在生产过程中的存货疏于管理，对于领用未使用完的材料往往因未及时清理而过期浪费。为了保证客户的绝对要求，往往加大订单生产量，多出的产品往往因改版等原因成为废品，形成积压。

（2）仓库现场管理混乱。烟印公司对纸张的保管的温湿度有严格的要求，现场监控不严，造成纸张、成品的变形报废。生产过程中的材料堆放、清点不明确，转运中造成油墨放置过期而报废。

（3）对存货的储存期情况的预警机制不健全。原材料一般控制在半年，成品和半成品期间控制在三个月。往往仓库管理人员对存货没有认真、仔细进行检查并跟踪报告，没有及时消化积压材料，最终造成报废。

（4）存货流通过程中存在错误信息误导采购和生产计划。单据等信息录入存在不及时和误差，相关生产领用及采购人员在查询原材料库存数时，采用了不准确的数据，误导采购订单的制定，或造成缺货延误生产，或采购过多造成积压。

仓库管理是公司经营重要的一个环节，作为烟印企业，材料品种多种多样，不同的材料有着不同的储存标准，如何有效的对原材料和产成品进行管理，降低储存风险和成本，保证正常生产，应当加强以下几个方面：

1采用ABC控制法，根据库存物品的重要程度分成ABC三类。A类品种少、价值大；应作为库存的重点管理，比如常用纸张、专用的油墨、电化铝等；B类通用性强，品种多，价值不如A类大，应在订货数量和订货时间上加以控制，不需专项重点跟踪。比如通用的油墨、辅料等；C类存货量大金额不大，可适量加大存货量，减少订货次数，比如常用化学溶剂等。

2加强公司的仓库管理绩效考核，控制现场管理。把仓库工作责任与考核指标挂钩。对仓库环境的温度、湿度实行定时巡查，并现场作好巡查记录，如遇问题及时解决，保证正常库存环境。对存放的原材料（仓库和生产点），仓库管理人员做到每日清理定期清查，包括原材料的保质期、物料状态等。出具书面报告，对出现的相关问题及时汇报进行处理，比如报废等。

3引进先进的物流管理理念打造公司的仓储策略。应通过各项措施提高仓库作业效率。在入库、摆放、保存、清点和出库等多个环节的上采取最优管理措施。提高仓库自动化水平，烟印企业的库存主要包括原材料、半成品以及产成品的库存管理，提高存货的流动性，虽然引进自动化设备会增加企业对库存管理资金投入量，但长期来看仓储自动化水平在很大程度上避免浪费、节约成本，回报率还是很可观的。

4实现库存管理数据流的信息化。引进ERP信息管理系统，制作贴合企业特点的库存管理模块。将订单管理、生产计划、物料供给、采购计划、现场指挥等生产经营体系通过数据连接，达到资源共享。同时加强仓库录入人员的岗位培训，提高其业务管理能力。

参考文献：

[1]李祝仙.不可忽视的存货管理 .经济论坛 .2011

[2]李泊.浅析企业存货管理 .企业经济. 2008

[3]王晓颖.企业存货管理方法的探讨 .中国工会财会. 2009