探讨企业外事接待礼仪与注意事项

郭阳 欧阳冬青

随着改革开放的不断深入与中国加入世界贸易组织以及奥运会的成功举办，中国与世界其它国家之间各方面的交流正以前所未有的速度全面展开，中国人民也越来越感到自己的生

活不再是自给自足式的封闭状态，而是与整个世界的经济、政治、文化发展紧密相连。中国人自古以来就以热情好客著称。孔子“有朋自远方来,不亦乐乎”的一句名言,道尽了中

国人招待宾朋的真诚与热情。

对中国人来说，有关涉外的诸多交流方式中,一项重要的也是经常发生的工作,就是接待外国来访者或招待在中国工作的外国技术人员。周恩来总理曾说过的“外交无小事”深

刻的表明了外事工作的重要性，外事工作的任何微小的细节都将引起巨大的后果。招待外宾时要表现得热情但不失礼节,除了要继承、发扬我国礼待宾客的优良传统之外,还要同时

借鉴国际上通用的礼宾惯例。企业招待外国宾客或技术专家时更要慎重考虑许多实际因素，现对企业接待外国专家的礼仪与注意事项进行详细探讨。

总体来说，外国友人来访企业可以基本分为两大类，即拜访性短暂访问以及服务性中长期驻留。在国际惯用的交往方式中，对外国来访的客人，通常均视其身份地位和访问目

的以及两国关系等因素，有针对性的安排相应活动。对企业进行短暂性访问的国外友人，如某国家领导、外国某地方官员、外国企业高层执行人员等来中国访问，往往都举行隆重

的迎送仪式，而对其他外国人员来访，一般不举行欢迎仪式。然而，对应邀前来企业访的外国友人，无论是官方人士、专业代表团，在他们抵达中国回国时，均应安排相应身份人

员前往接待地，如机场、车站、码头进行迎送。对长期在本企业工作的外国专家等，在他们离开企业时，各相关部门相应职位人员进行送别。

企业外事接待事务通常分为四个阶段，即筹备阶段、迎接与会议阶段、告别阶段与需要注意的事项，这四个阶段相辅相成，缺一不可，任何阶段出现纰漏都将导致下一阶段无

法圆满完成，进而对企业形象、社会利益甚至两国关系都将导致严重影响。下面针对各个阶段的详细情况进行分析。

一、筹备阶段

指定负责外事接待的企业为圆满完成接待任务，一般需要成立专门的接待团队，全面筹划、负责、处理一切接待外国友人过程中发生的所有事宜，而这个团队也将成为该次接

待任务的指挥所，负责接待的团队领导也就是总指挥官，对该次接待任务进行全面负责。一般大型企业配备专业外事接待部门负责企业外事事宜。对于一些小型企业来说，可临时

抽调一位或几位骨干人员负责外事接待，该企业负责人，如厂长、经理则应作为外宾接待负责人统领全局。

根据外国人员来访时间，企业需提前组成接待团队，对外事接待任务进行筹划时，应按照以下几方面进行安排与计划：

1、了解来访者的基本情况；

接待人员需要弄清来访人员的国别、宗教、信仰、民族、姓名、来访成员名单、来访目的、来访时间、离开时间、乘坐交通工具、饮食文化等相关信息。

2、进行前期具体安排；

掌握来访者基本情况以后，接待团队应制定一份周密的中外文书面接待活动日程安排总表，安排总表的内容应包括：迎送、会议、签字仪式、宴请、参观游览、交通工具、餐

寝时间、陪同人员等详细内容。日程安排应尽量事先征询对方联系人意见，同时还要考虑来宾的风俗习惯和宗教信仰。

需要具体安排的工作包括：安排接站人员与车辆、住宿地点与结算方式、随行陪同人员或翻译、每日就餐地点与时间、工作地点与休息地点、会议室、通讯方式、游览路线与

时间，有些情况下还要安排宗教活动时间。

日程安排表中的内容看似简单易做，但对于企业筹划接待外宾来访计划时，却不像想象中那么容易。比如安排外宾使用的交通工具时，有些小型企业没有专职汽车或专职司机

负责接待外宾，如外宾临时需要用车，可能出现企业无车可找的现象。因此配出专人、专车全程跟随外宾在中国的工作十分重要。如没有条件，可从其它企业临时抽调车辆或安排

一辆机动车辆来解决突发问题。再如安排会议时间，有些到企业工作外国技术人员习惯每天早晨与本企业相关人员一同制定当天的工作或活动计划，所以需要在每日正式工作前安

排会议地点，但很多中国企业也习惯在每日早晨安排会议，因此安排会议室的以及参加会议人员可能出现冲突现象。如临时等待安排会议室或等待参加会议人员将会严重影响外国

专家在企业的工作时间与工作效率，对企业也是一种无形的资源浪费。

3、通知日程安排；

接待团队对来访外宾的日程安排最终确定后，需通知或召集日程中列出的相关人员進行相应准备，如有需要，可将与外宾相关印制好的日程安排表提前转交至来访人员手中，

以便双方提早进行相应准备。

二、迎送与会议阶段；

1、迎接到访；

迎接外宾时，外宾下飞机、车辆或船后，接待人员应主动将迎宾人员姓名、职务一一介绍给来宾，迎宾人员随即与来宾握手表示欢迎。如遇外宾主动与我方人员拥抱时，我方

可做相应表示。如需献花，应安排在迎宾的主要领导人与客人握手之后进行。乘车时，应先请客人从右侧上车，陪同主人再从左侧上车。待外宾与陪同人员全部上车后，再驱车去

宾馆。途中，陪同人员应择机将有利于对外宣传的事物，如沿途所见的欢迎标语、人文景观等向外宾介绍。

2、召开会议；

接见一方的会议安排人，应主动将会见时间、地点、主方出席人、其它具体安排及有关注意事项通知对方。如有合影，还要事先编好合影图，一般主人居中，按礼宾顺序，主

客双方间隔排列，两端均由主方人员旁边。开会之前，主人应在门口迎候客人，可以在大楼正门迎候，也可以在会客厅迎候。如果主人不到楼门口迎候，则应由工作人员在大楼门

口迎接，引入会客厅。会见结束，主人应送客人至车前或在门口握别，目送客人离去。领导人之间的会见，除陪见人和必要的翻译员、记录员外，其他工作人员安排就绪后均应退

出。谈话过程中，旁人不要随意进出。

三、告别阶段

当外宾结束访问或结束工作即将离开时，接待外宾的各企业不能忽略告别的重要性，在一定程度上来说，告别或送别仪式与迎接仪式具有相同的作用，如果迎接仪式轰轰烈烈

，而告别仪式显得敷衍了事，外宾就会感到突然地落寞或失望，也丧失了我们作为礼仪之国的风度。所以告別仪式虽然可以相对简单与快速，但也一定要精心选择迎接欢送人员，

数量上要加以限制，身份上要大致相仿，职责上要划分明确。在送别阶段操作进行得是否得当，乃是接待外宾最后的也是关键的一环。

四、需要特别注意的几个问题；

通过这几年来迎接外宾来企业访问或在企业中长期工作，我慢慢总结出了几个特别需要注意的关键问题，人们都说“外交无小事”，我在实际工作确实对这句话深有体会，任

何细节的处理不当都将导致无法估量的后果，与此相对，对于细节的重视也会使企业受益匪浅。以下是几个在工作中需要注意也是十分重要的问题：

1、到机场或车站迎接外宾一定要做到接站时间准确、地点准确以及外宾姓名拼写准确。一般城市的机场都距离室内或企业有很远距离，因此对接送路途中的交通问题要做充

足准备，尤其是冬季或天气不好的时候，更要提前出发或提前咨询交通部门询问路况。试想语言不通的外宾出机场火车站后见不到接站的人员将会多么焦急。

2、为外宾提供的餐饮住宿及交通工具都应谨慎安排。如果是中长期在企业中进行技术服务的外宾，企业应对其吃饭、住宿、交通路线、交通工具进行周密安排。外宾吃饭的

地点要环境整洁、肃静，具有中国特色；食物要干净、卫生；住宿的酒店应为国家正规酒店，可以提供正规、周到的服务；企业提供的交通工具要安全、整洁，司机要经过正规训

练，人品端正，遵守交通规范，最好可以与外宾进行简单沟通；交通路线要选择宽敞与路况良好的路段，不应将车辆频繁开至城市闹市区或偏僻的街道。

3、外宾在企业的工作环境要认真安排。应腾出单独的办公室供外宾使用，同时办公室应配备基本的办公设施与生活设施，除常规的办公设备，如电脑、电话、复印机、打印

机和文具外，还要特别注意开通互联网业务、国际长途电话业务或提供当地电话卡，以便在企业工作外宾对遇到的技术问题向其本国人员进行沟通与联系。

总之，“外事无小事”作为我国的外交准则，不仅被其它国家广泛应用，而且也成为企业的接待外国友人的原则。看似小事，弄得不好就会变成大事。将小事当作大事看待

，才能不出漏洞。同样是一件小事，处理不当，会出现两种不同的后果，难怪周总理说“外交无小事”。正确处理好外事工作中的一个个小事，才能让外国友人在中国感受到中国

人民的温暖，才能最好的实现外国友人在中国的访问与服务的目的，从而为企业的发展做出应有的贡献。（作者单位：1、中国石油四川销售成都分公司；2、中国石油四川石化有

限责任公司）