基于EVA的高校图书馆采访管理

李彦

[摘 要]

传统的采访管理因过分强调所采购产品的成本,忽视了人力成本以及其他价值的创造,从而严重影响了高校图书馆资金的利用效率,制约了图书馆的发展。将 EVA 理念引入到采访管理中,引导高校图书馆转变传统采访观念;并从提高采访价值定位,加强供应商管理,重视采访人员的 EVA 创造等多角度入手,不断提高馆藏资源质量,是图书馆获得竞争优势,促进图书馆良性发展的重要措施。

[关键词]EVA ;采访管理;流程控制;评价

[中图分类号]G253.1[文献标志码]A

[文章编号]1005-6041(2012)05-0066-04オ

传统的采访管理是根据学校和图书馆管理层制定的决策,按照“收集采购数据——选择供货商——谈判——形成订单——图书验收或数据库试用”等程序,按部就班地完成任务。它最大的缺陷在于过分强调所采购产品的成本,或者“更低的价格购买产品”^[1],而忽视了其他价值的创造。这种做法表面上是降低了采购成本,实际上却以采购质量、增值服务等其他关键因素为代价,同时,造成与供应商关系的紧张,给图书馆的运行带来意想不到的使用风险和过程风险。此外,传统的采访管理没有意识到采访的人力成本。通常因为采访人员个人素质和能力的差异,使图书采访管理停留在凭经验的感性分析水平上,以至于对许多学科图书的把握不够准确,结果造成图书馆馆藏结构不合理,图书利用率低,以及传统学科有量无质、新兴学科有质无量的局面。此外,订购精确度不高,资金分配不合理,缺乏统一的考核指标,也易造成评价混乱。

“好钢用在刀刃上”,对高校图书馆采访进行有效的质量管理与控制,用有限的购置经费,买到学校师生最需要的高质量馆藏资源,是图书馆获得竞争优势,促进图书馆良性发展的重要措施。お

1 图书馆采访引入EVA的理论基础

EVA 即 Economic Value Added的缩写,为经济增加值之意,是由美国学者Stewart 提出的一套新型绩效评价指标^[2]。它是基于股东价值创造的企业管理和投资评价学说,分析了能为企业带来利润的所有资本成本,其中的成本包括资金成本、人力成本和时间成本。从算术角度说,EVA 值等于税后净经营利润减去债务和股本成本,是所有成本被扣除后的剩余收入,也是对真正“经济”利润的评价^[3],从根本上诠释了以尽可能少的成本为股东创造更多的财富的内涵。

随着市场经济的快速发展和商业技术改革的进行,事业单位管理日趋企业化。对图书馆采访而言,则表现在图书馆核心业务集中,单纯的图书采购变成越来越多的产品及其各种服务项目的采购,它虽然属于非盈利性组织的采购,但同样受到企业采购发展规律的制约。在这样的背景下, EVA 因其评价方法的优越性,使其被运用到采访管理中成为可能。

2 图书馆采访管理与EVA的共性

2.1目的相似

EVA从定义上来看,指的是企业的税后净利润在扣减了为产生利润而投资的资本成本后剩下的利润(即经济增加值),它强调了资本的价值创造,以及资本的使用效率,其目的是在引导的经营管理层价值创造的同时,通过不断改善 EVA 来提高企业的营运能力,即能以最少的资本投资( 包括资金资本、人力成本、时间资本等)获得最大的价值。

采访管理的目的是对采访过程中不能增加价值的环节,要通过减少浪费来节约资金成本,通过提高产品所附带的附加服务,如数据库维护、培训、个性化更新等使成本所产生的价值放大。从价值创造这一点来看,两者的目的是趋于一致的;而采访管理同样强调效率,希望以最少的资金,最快的速度获得最适合读者的信息资源,因而,将 EVA 引入采访管理可以不断优化采访流程及提高采访效率。

2.2本质相似

由于公司的各种有形资产本身并不能创造利润,而只有通过人的管理运作,才能给股东带来利润,所以EVA值在本质上是通过能为公司创造利润的资产即创利性资产来实现的,如经营管理、技术创新、市场开拓能力、技术水平等能力性资产。只有营利能力变强了,才能扩大创利性资产^[4]。

采访是图书馆业务工作的重要一环,其本质是通过交换获取书刊及电子资源的购买行为,为图书馆及时、连续的获取质量、数量合适的资源,逐步形成高质量的、具有本校特点的馆藏体系。虽然,图书馆采访业务属于非营利性采购,但是采访人员能力的高低,会直接影响馆藏资源的质量、价值增值空间的大小,从而间接影响到图书馆服务的质量、读者的满意度,以及为学校教学和科研服务的力度,甚至是图书馆在学校及行业中的地位。以此可以看出,二者在本质上是相似的。

3 图书馆采访管理引入EVA的意义

第一,基于 EVA 为导向的采访管理,注重图书馆的可持续发展,要求图书馆强调采访管理的价值创造,放弃传统采访管理“成本至上”的观念。因为最好的供应商不一定是报价最低的,而是最适合的。只有在报价、货品质量、后期服务等方面可以与图书馆达成共识的供应商才是最适合该馆的。通过选择供应商控制图书馆采访的质量,从而提高馆藏资源的附加值。第二,EVA 强调时间也是一种资本成本,它要求图书馆将采访管理看作是一个动态的系统,引导采访部门不断简化操作流程,促使供应商提高反应速度,用最短的时间使优质资源和读者见面。第三,EVA 理论揭示: 资金不是免费的,要求采访部门充分合理的运用资金,通过最大限度地节约资金来降低采购成本,从而提高采购资金的使用效率。

4 基于 EVA 为导向的图书馆采访管理流程

通过以上分析,我们可以清晰地看到先进的绩效评价EVA管理系统能够为图书馆提供值得借鉴的经验,只是执行的程度和方式不同而已。对比图书馆的采访流程,基于 EVA 为导向的采访管理主要包括: EVA甄选、EVA 流程优化、EVA 评估考核、EVA 反馈修正等四个阶段。

4.1图书馆采访 EVA 甄选阶段

在采访管理中,只有产生 EVA 的环节,才能为图书馆创造价值,所以基于 EVA 为导向的采访管理的第一阶段就是甄选阶段。甄选出采访管理过程中产生 EVA的环节,同时提出巩固和改善这些环节的措施;再通过读者和流通、阅览等部门的反馈,巩固表现良好环节,对于表现欠佳环节,通过情况调研,专家会诊等方式进行细致分析,提出改善措施。一般来说,采访管理中EVA 产生的关键环节包括:采访人员选择、采访方式确定、供应商的选择和发展、采访谈判、验收和付款。

4.1.1 采访人员的选择。在实际工作中,采访人员在采购书刊或电子资源时,都要经手大笔的资金,经常面临着一些供应商的各种诱惑,因此,选择原则性强、意志坚定、性格细致的采访人员是提高采访管理EVA 创造的重要节点。

4.1.2 采访方式的确定。随着网络信息技术和物流业的快速发展,采访领域发生了前所未有的变化: 网上采购正在逐渐取代现场采购,大大缩短了采购周期; 政府招标采购越来越普及,在提高采购质量的同时降低了采购成本。同时,一些图书馆正在进行着高校图书馆联合采购等新型采访方式的探索,这些为图书馆降低采访成本、提高图书馆EVA值的创造提供了新的空间。在这些采购方式中,政府招标采购已经相当普遍。政府采购是指各级国家机关、事业单位和团体组织使用财政性资金采购依法制定的集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物、工程和服务的行为,主要有公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价5 种方式。^[5]高校图书馆文献资源的采购一般包括中文图书和期刊、西文图书和期刊、数字资源的采购等。其中,中文图书和中文期刊采购的渠道广、数量多、金额大,适合采用公开招标的政府采购方式。通过招标这种方式选择合适的供应商。文献信息资源的质量是图书馆生存和发展根本,而图书馆选择怎样的供应商,很大程度上就决定了选择怎样的产品质量。所以,采访部门的成功与否,取决于考察、确定和发展供应商的能力,尤其是大供应商,其经营状况间接影响着图书馆的发展。因此,在选择大供应商时一定要慎之又慎。此外,还要注重改善与供应商的关系,促使供应商参与到学科信息资源定位、数据加工、成本削减计划等环节中来,充分调动供应商的积极性,既可以使其为图书馆 EVA 的创造献谋献策,又可以营造和谐的合作氛围。

谈判是政府招标采购的一个重要环节,双方谈判的博弈直接影响到图书馆的EVA值。传统谈判主要的任务是确定合同的细节,如图书价格、质量、物流等。在谈判前期不仅要提前收集其他院校图书馆的相关采购信息,包括采购价格、服务、折扣率或者优惠条款等等,还要制定好谈判策略,挖掘对自身有利的谈判筹码,再通过谈判努力寻求利益共识点,以建立更强更具竞争力的供应伙伴关系。

4.1.3 验收和付款。如何严格把好验收关,防止供应商提供质量差、不完整、甚至不是我们订购的资源,选择合适的验收模型,缩短验收时间,加速图书流通,考验着采访人员的专业水平。还要防止未验收完毕就预先全额付款给对方的做法,避免图书馆处于被动地位,从而确保采购质量。当验收合格时要及时付款,准时的支付货款对于与供应商建立良好的关系是必要的。此外,偶尔采购条款中会包括即刻付款折扣,这时,及时的付款成为降低采访成本一种途径。

4.2图书馆采访EVA优化阶段

采访流程优化阶段是在EVA甄选阶段确保每个环节EVA创造最大化的基础上,有计划的把各个创造EVA的环节串联起来,从整个流程设计上达到EVA增值的目的。具体地来讲,采访流程优化阶段又可以分为三个部分:1)操作流程优化。由于个性化服务、洽谈外包服务和数据库培训等工作内容的增加,传统图书馆采访流程已经发生了扩展。图书馆应该敏感地觉察到这种变化并有意识地规范、利用起来,在招标时以文件形式描述和确认需求应该成为采访工作流程的一部分,以保证在正确的时间得到正确的货品和服务;2)与供应商沟通流程优化。采访部应该认真对供应商的质量、价格、可靠性、当前和今后的实力、服务、快速反应能力、专业知识、管理能力和财务的稳定性等方面进行评估,并建立和完善图书馆与供应商间的信息共享系统,促使供应商提高反应速度,不断改进自己的各项业务,从而提高采访效率,适应图书馆的要求,不断优化彼此间的合作关系;3)与图书馆其他部门沟通流程优化。部门间的合作关系是图书馆各个工作流程的需要,随时掌握其他部门的需求,及时提供必要的信息、物料和服务,才能确保整个图书馆的有效运行。可以通过建立与完善图书馆内部信息共享与信息处理系统,以加快内部信息交换的速度^[6],并使图书馆各部门之间的联系规范化、制度化。

4.3图书馆采访EVA评估考核阶段

采访管理EVA评估考核阶段分为采访部门及人员的评估考核和供应商的评估考核两个模块。因为EVA的本质是鼓励价值创造,所以评估考核的子指标是以改进值为主,而不是绝对值。在考核期间,以准时交货率、检验合格率,采购总成本(含采购价格、运输费用、检验费用等)下降比率、书刊和电子资源利用率、供应商开发效果等为子指标,对采访部门和采访人员所创造的EVA进行计算和评价。通过绩效考核,引导采访部门及相关人员做出提高EVA价值创造的决策和行为,以满足图书馆快速发展需求。对供应商则以产品质量、价格、供货速度、创新能力、技术支撑能力、财务状况、售后服务效果等为子指标进行EVA评估考核。通过评估,对供应商进行分级管理,然后选择少数甚至单一供应商结成战略联盟,实施高度集中的采购,将有限的采购资源价值最大化。这样可以使供应商及时地根据图书馆的动态需求调整策略,有利于图书馆获得额外的竞争优势,为图书馆提供优质服务创造更多物质基础。

同时,也应当制定相应的奖惩制度,对成绩突出的采访人员和供货商进行奖励,对业绩平平的采访人员及破坏企业价值创造的供应商进行一定的惩罚,这样才能使评估考核能行之有效。对于采访人员的奖励可以通过发放奖金、升职或者给予更多决策权的方式进行;对于供应商,则可以通过提高总的采购份额、逐步减少质量检验的环节,签订长期合同等方式进行物质鼓励,也可以给予一些精神鼓励,如授予 “某某图书馆信赖供应商”荣誉称号等方式^[7]。

4.4图书馆采访EVA反馈修正阶段

基于EVA为导向的采访管理流程是一个不断修正和完善的动态过程。在 E V A 的实施过程中,通过反馈系统对实施效果进行评价、分析、总结,对图书馆采访流程进行控制和必要的修正。反馈系统包括读者反馈、馆内工作人员反馈、图书馆各环节系统数据反馈、馆藏资源利用效果反馈等。可以利用Web3.0的先进技术,通过计算机对各种反馈信息做出综合分析和判断,以此作为图书采购的决策依据和参数,对采访管理流程进行不断的微调和修正,从而推动EVA 体系的持续改进,以及最大限度地提升图书馆的自身价值。

5 结 语

总之,在图书馆采访管理中引入EVA理念,不仅可以优化资本结构,提高资产使用效率,还有助于加强对供应商管理和沟通,并通过建立良好的激励机制,充分发挥员工价值创造的能力,为图书馆源源不断地创造EVA;而且基于EVA的采访管理不仅是一种方法,更是一种管理模式,它强调采访人的主动创造能力,以及图书馆与供应商之间的合作共赢。

[参考文献]

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[7] 刘向阳,屈伟平.我国民用航空工业发展现状及前景[J]. 装备机械,2008(4):14—20.

[收稿日期]2012-05-17

[作者简介]李 彦(1978—),女,硕士,馆员,广西大学图书馆,研究方向:图书管理与情报研究。