别让会议毁掉团队

编译 闫敏

管理者们普遍有这样的共识：为使团队成员人尽其才，以任务为核心的互动和合作是必不可少的。然而，会议如何影响组织绩效？相关研究并不常见。来自德国布伦瑞克工业大学的研究者Simone Kauffeld和Nale Lehmann-Willenbrock在small group research上发表的论文专门探讨团队会议对团队和组织成功的影响。哪些沟通或行为有助于提升会议效率？哪些行为会导致低效率的会议？这是研究者重点关注的。他们发现，如果会议紧紧围绕着中心议题和解决方案，而不是充斥着使人士气低落的抱怨，那么它很可能是成功的。

作者研究了汽车供应链、金属、电子、化学和包装工业的20个中等大小的公司的92个团队。这些团队平均每2至4周进行一个小时的会议，来讨论与活动或日程相关的话题。这些会议被录像，并且录入一个评估团队成员陈述的系统中。

判断会议有效性有三个主要标准。第一，根据问卷数据来测量团队成员对会议的满意度。第二，会议之后的团队目标绩效。例如，在一个制造业工厂，研究者用特定时间框架下，预期团队效率与实际团队效率之间的差额来表示团队效率。第三，在不同的时间间隔，会议刚刚结束时，一年之后，两年半之后，团队所在公司的CEO会评价公司在创新，内部流程合理化，员工流失率，新产品供应数目，市场份额等方面的进步。

总体来说，当团队会议的讨论以问题为中心，特别是当成员们把他们面临的问题定义为中心议题，提供关于中心议题的若干不同视角，用潜在解决方案架构他们的担忧时，团队更容易成功，企业也更加有效率。当团队成员进行前瞻性的沟通时，团队沟通的有效性也会更高。前瞻性沟通，意味着面临可能发生的变化时，团队成员愿意主动表达他们承担责任的兴趣。当会议主持者或管理者能够控制会议不跑题时，会议效果也会更好。

与此相反，非结构化的会议对团队成员满意度、团队效率、组织绩效都会产生消极的影响。最具有破坏性的是像批评、报怨等这类“障碍型沟通行为”。将责任推卸给他人，浪费宝贵的会议时间可能导致“报怨的循环”，产生报怨的多米诺骨牌效应。在会议上，员工可以详细讨论工作的某些负面影响，如果员工不能在抱怨上悬崖勒马，或者不能关注特定议题，那么会议可真是一个毁掉团队士气的独一无二的机会。

有意思的是，“障碍型沟通行为”对团队会议成功的负面影响远大于“功能型沟通行为”的正面影响。即，起反作用的陈述与团队会议成功之间的负相关关系，远远强于积极陈述与团队会议成功之间的正相关关系。换句话说，避免糟糕的会议，比多开有效的会议更重要。因此，研究者建议管理者就会议流程与他们的员工多多沟通。哪怕管理者使用邮件或问卷来沟通，也最好不要使用可能带来“障碍型沟通行为”的团队会议。

记住，这样的会议最有效！沟通以特定议题为中心，成员以采取行动为己任，进而有效完成目标，增强组织绩效。

责任编辑：闫敏 yanmin@guanlixuejia.com