探析医院干部人事档案管理信息化建设运行模式

丛文

［摘要］ 任何组织机构在进行人事活动的过程中必然会形成一些文件，而这些关于人事方面的文件就是我们通常所说的人事档案。随着计算机网络技术的广泛应用，信息化已经成为改进工作方式，提高工作效率的重要手段，医院必须要把握好这一社会发展趋势，将信息化引入人事档案管理方面，特别是对医院决策有着直接影响的医院干部的人事档案管理工作，需要我们进行重点建设。本文分析了干部人事档案管理存在一些问题，并从5个方面，就如何加强医院干部人事档案管理信息化，提出了若干建议。

［关键词］ 医院；人事档案；信息化

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 08. 040

［中图分类号］R197.324；G270.7［文献标识码］A［文章编号］1673 - 0194（2012）08- 0061- 02

1前言

社会的不断发展，让我们清醒地认识到人才在其中发挥的重要作用。市场经济体制下，任何形式的竞争，最终都会转化成人才的竞争，所以医院想要在竞争中立于不败之地，就必须做好人才的管理与培养工作。现代医院人事管理更加重视对人的管理，而做好能够反映医院人员背景、工作经历以及道德品质等方面的人事档案就越来越受到人们的广泛关注。具体来说，人事档案就是记录一个人的政治面貌、经历以及品德等方面的，有关这个人实际情况的文件材料，它主要发挥着凭证、参考的作用，对人员职称的申报、转正定级以及办理各种与当事人利益相关的保险都有着非常重要的影响。

随着现代科学技术的快速发展，计算机网络被应用于社会生活的每一个角落，信息化也成为现代企事业单位加强内部建设的必然选择。特别是领导干部的人事档案，这是表明一个人信息背景的重要来源，它对医院的决策、预测、管理以及人员调动有着非常重要的作用。所以说，加强人事档案管理信息化建设是医院自身发展的需要，也是社会对医院发展的必然需求。因此，探讨如何解决医院干部人事业档案管理信息化建设的若干问题，就有着非常重要的意义。

2干部人事档案管理存在的问题

医院人事档案管理工作，特别是对干部人事档案的管理工作是一项机密、专业性很强的工作，干部的人事档案必须要由专人来负责管理，并且要独立存放。但是就目前我国医院对人事档案管理的现状来看，存在着很多问题，亟待我们共同来解决。①管理方式比较落后。现阶段，很多医院普遍存在着房间资源有限，资料量非常大的现象，这就导致了很多医院没有一个专门的档案室，或者和其他科室合用一个房间的现象。而且多数医院都存在着管理人员数量不足的问题，这就使人事档案管理方面缺少专人对其负责；在管理技术方面，没有使用档案管理软件，或者档案管理软件没有完全的发挥出其功能；档案管理人员也缺乏必要的档案管理知识，计算机操作有待加强。②干部人事档案存在不真实的现象。人事档案的真实可靠是医院对人事档案管理的最基本要求，因为科学的决策必须是建立在真实档案信息的基础上的，但是就目前干部人事档案的管理现状来看，某些干部出于个人利益的考虑，擅自对档案进行涂改，甚至是造假，严重影响了档案材料的严肃性与权威性。③干部人事档案存在不完整的现象。医院对干部人事档案进行管理，最基本的任务就是对有价值的信息进行搜集与整理，只有不断丰富干部档案的内容，才能客观、真实、全面地反映出领导干部自身的情况，才能对医院的决策提供帮助。但是笔者在实际工作中发现，干部人事档案经常出现重要材料缺失、不完整的现象，比如干部的履历表、培训、晋升以及职称等反映领导干部基本信息的资料，经常存在着不及时归档以及收集不完整的现象。

3加强医院干部人事档案管理信息化的建议

3.1 提高对信息化的认识

随着计算机网络技术的快速发展，企事业单位内部的网络化、信息化已经成为社会发展的客观要求。医院的人事档案管理想要做好信息化，首先就要转变观念，提高对信息化的认识。特别是医院的领导干部，因为一个项目的能否在医院顺利展开，很大程度上都取决于医院领导对这一项目的关注程度。因此，领导干部必须加强这方面的学习，提高对信息化的认识，要做好带头作用，使整个医院都提高对信息化的认识，这是人事业档案管理实现信息化的一个重要前提。

3.2 实现干部人事档案信息的数字化

医院的人事档案信息化主要是由数据维护、系统设置、信息检索以及统计报表几个部分共同组成的。加强信息化的控制点加强数据维护与系统设置。如果医院选择了符合自身实际需求的信息管理系统，就可以使用计算机来进行日常的档案信息管理工作，并且加强局域网与互联网建设可以将信息资源在医院内部进行共享，同时还可以实现远程监控、数据交换以及在线检索等技术，提高了档案的利用效率。但是这些工作的实现都是基于对人事档案进行数字化处理这一前提。需要档案管理人员在确定信息的真实性与完整性的前提下，根据这些档案数据的分类，利用计算机制作成表格，再将这些信息录入到计算机的数据库之中，以方便日后的管理与查询。档案信息的数字化处理，能够减少档案管理人员的工作量，降低失误率，提高工作效率，同时也能够对干部人事档案进行标准化、规范化、系统化的管理，为干部人事档案管理的信息化打下基础。

3.3 增加资金投入

任何一个项目的启动都需要资金的投入，信息化建设也不例外，医院要从现状出发，增加资金的投入，用以购置一些基础设施。比如数据库服务器、扫描设备、存贮器等设施，同时还要买档案信息管理系统、杀毒系统等软件。档案信息管理系统软件的选择要符合医院发展的实际，这样才能够发挥出信息化管理的效率。软件系统必须涵盖收集、归档、编目、存储以及分析等功能，同时还需要很强的兼容性，能够与在多种硬件平台、操作系统条件下运行，要具有很强的安全控制能力，能够与其他数据库系统进行有效连接，对数据进行交换、共享等等。同时安全杀毒软件、防火墙对档案信息管理系统进行实时保护，防止资源被盗取、损坏等等。人事档案信息管理系统的软件与硬件的投入是无法避免的，否则干部人事档案信息化根本无从谈起。

3.4 加强干部人事档案管理队伍的建设

干部的人事档案管理工作，是党政干部建设的一项重要组成部分。全面、准确、完整的干部档案信息是医院选拔干部、落实党的干部路线政策的基础，而档案管理人员是干部人事档案管理工作的直接参与者，其素质的高低对档案管理工作的质量有着直接影响，而加强医院干部人事档案管理信息化建设需要一批既懂档案管理，又会计算机操作，同时还要具有崇高的职业道德的高素质人才的加入。加强档案管理人员的素质建设：①加强职业道德建设，提高保密意识。医院人事档案管理工作本身就是一项保密性很强的工作，特别是领导干部的人事档案资料，对于医院的发展起着至关重要的作用。所以加强职业道德建设，提高保密意识必须要摆在首位。医院在选择档案管理人员时，必须要全面考核，档案管理人员必须要具有坚定的政治立场，能够做到不传密、不泄密，以保证档案信息的安全。②定期或者不定期地对档案管理人员展开培训工作，以更新他们的知识结构，提高其业务水平。培训的内容要包括：职业道德素养、档案管理相关知识、计算机网络知识等等。提高档案管理人员处理信息的能力，使其知识面不断得到拓展，以适应人事档案工作不断发展的需求。

3.5 保证档案信息的安全性

对干部人事档案实现信息化管理确实可以提高工作效率，能够为医院提供更加优质、高效的服务，但是我们也不能忽视信息化带来的安全问题。档案信息的安全问题可能来自录入、传送、调用、储存等环节，所以我们除了要以制度的形式来规范档案管理人员的操作行为之外，还要从技术层面入手，来保证档案信息的安全。①可以采用网络加密技术，来阻止第三方在数据传输的过程中对数据进行拦截；②对访问权限进行设置，对访问档案数据库人员的身份进行验证，以防止没有访问级别的人员对数据库的恶意访问；③采用防火墙技术，有效阻止对医院干部档案信息的非法访问，同时阻止没有访问权限的用户从数据库调出档案信息；④采用写保护技术，防止用户对电子文件进行随意删改，以保护信息资源的原始性与真实性；⑤重视数据的备份工作，并且对计算机进行定期杀毒，阻止病毒、木马对管理系统的攻击。同时，档案管理人员还要对计算机网络技术的发展进行持续关注，以期将先进的技术引入档案管理工作当中。

4总结

综上所述，随着计算机网络技术的广泛应用，信息化已经被应用于社会生活的各个领域，医院必须把握好这一趋势，加强干部人事档案的信息化工作。我们可以从提高对信息化的认识；实现干部人事档案信息的数字化；增加资金投入；加强干部人事档案管理队伍的建设；保证档案信息的安全性等方面入手，相信通过我们的共同努力，医院的干部人事档案管理信息化建设必然会进入一个崭新的阶段。

主要参考文献

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