办公自动化下公文写作一体化教学的思考

黄爱华 杨琇玮

摘 要:文章探讨办公自动化时代公文实操教学存在的问题及其原因，并根据时代需要和秘书工作实际，提出公文教学必须结合Word的处理技术开发公文一体化教学的主张，以期丰富公文实训教学，促进公文教学质量的提高。

关键词:公文版式 开发 实操教学 Word的处理技术

中图分类号:G642.0文献标识码:A

文章编号:1004-4914（2012）08-124-03

一、办公自动化时代公文写作教学现状

办公自动化时代，行政机关、企事业单位工作中，改变过去复杂、低效的手工办公方式，采用一系列现代化的办公设备和先进的通信技术进行工作，从而达到提高行政效率的目的。文书的写作和处理大都利用现代化的办公设备进行操作。近几年，国家对职业教育提出一体化教学要求，主张有条件的院校在同时并行理论与实操教学。一体化教学不仅重视理论知识的传授，更重视相关写作技能的锻炼和提高，这就满足企业对新员工“一到岗就能上岗”的要求。一体化教学无疑是一种进步，但是公文写作学科一体化教学开发严重不足，仍存在以下问题：

（一）重结构字句训练，轻word版式设计

目前公文写作教学依然停留于旧教学模式，偏重理论教学，缺乏实操教学。课堂上教师一般注重公文结构安排、语言的顺畅程度，培养学生时一般训练公文结构安排、遣词造句等。许多老师认为公文写作就是公文结构的安排和字句的排列，故实操教学就是写作训练。站在发展的历史观来观照这个认识，其错误就在于忽略了计算机时代对公文写作提出的新要求。

（二）重手稿写作训练，轻计算机操作训练

部分教师受传统习惯影响或教学设备限制，公文写作教学及作业批改时仍采用手动形式。然而，办公自动化时代，文书的写作处理都离不开计算机网络。

若写作教学培养出来的学生大多习惯于手写、专业于理论，外行于办公自动化下的写作实际操作，被用人单位贴上“眼高手低”的标签。办公自动化时代，公文实操教学不能仅仅停留于公文内容的写作训练，还应包含基于word的公文版式处理训练，只有结合word的处理技术开发公文实操教学，实现一体化教学，才能帮助学生实现学生懂理论、懂技能的教学目标。

二、公文实操教学内容不完整的原因及改进思路

多年来，应用文写作教师实施教学时局限于学科特性，认为公文写作仅仅是写作的问题，只要把写作之道传授给学生就了事。殊不知，计算机技术的高速发展使办公自动化的程度越来越高，尤其是Word的广泛使用使靠一张纸、一支笔撰写公文的历史逐渐远去，换言之，当今社会在深谙应用文写作技巧的基础上，对秘书提出了这个时代的要求之一：娴熟运用计算机操作技术处理文稿。这就要求职业院校在制定文秘专业人才培养目标时，必须并重理论和实操教学。很遗憾，无论是公文教材的编写，还是教学的实施，都过于注重理论介绍，而忽略甚至无视实际操练，导致实训教学得不到全面落实。办公自动化下，公文写作实训应当包含文书写作和版式设计两部分。笔者详细查阅了100余种应用文写作教材，发现实训安排都只停留在写作的层面，丝毫未涉及版面设计。又查阅将近百种文秘办公自动化书籍，也未发现有哪一种讲述版式设置，只是照搬计算机基础有关Word处理技术的章节，与公文写作的实际操作的特殊要求完全不符。

（一）版式实操教学缺失的原因

造成公文格式实操教学缺失的主客观原因很多，主要原因有三个。

1.传统作业下，文稿写作、版式设计跟文件印刷的脱离使秘书不必负责版式制作。“由于原稿（特别是手写稿）与正式发出的文本在格式上有所不同，为此，需要在付印之前根据标准的公文格式对原稿各部分的排列次序与位置做出设计。”传统版面设计不是直接对页边、字型、字号、行距、字句、图表进行规划和调整，而是“将版面设计的结果逐项签批在原稿或版式设计说明上”，再交由文印部门排版和印刷。既然排版和印刷不是秘书的职责，是否掌握排版技术就无关紧要了。

2.《国家行政机关公文格式（下称格式）》的限制。当下，公文几乎是使用计算机完成写作和版式设计的，我国竟然未制定电子公文格式标准，只能“符合《国家行政机关公文处理办法（下称办法）》的有关规定”，但《办法》缺乏操作标准，还得参照《格式》。《格式》虽然“规定了国家行政机关公文通用的纸张要求、印制要求、公文中各要素排列顺序和标识规则”，却非建立于Word的处理技术，不能精确指导基于word的公文版式制作。国家参照《格式》编制公文写作教学大纲时就不可能不忽略了计算机处理的内容。

3.传统教学观的影响。文稿写作、版式制作、公文印刷一体化的出现使原本由文印部门负责的工作一并成为现代秘书的工作职责，业界却未编著结合三者的教材，教师只能囿于现有教学大纲和教材开展教学，侧重文稿写作，而忽略版式制作的实操教学。从教务的角度看，Word的处理技术已经在《计算机基础》课程讲授，不需要专门开设基于Word的版式设计课程，殊不知《计算机基础》对Word的处理技术仅只作简单的介绍，还不足以实现公文版式的制作。这两种落后的教学观导致学生得不到必须的技能培训，以致不能胜任工作。笔者广泛接触多家单位的公文，出现版式错误的绝非少数。

（二）开发公文版式实操教学的思路

教育界大张旗鼓地倡导一体化教学，要求理论与实操教学同时开展，追求更好的教学效果。这就是公文版式教学的指导方针。在理论与实操教学的共同作用下，实现学生掌握理论，掌握技能的终极目标。笔者在该思路的指导下开展了公文一体化教学实践，收效甚好。

1.深挖掘实训内容。公文的实训内容不仅仅是写作训练，还要增加版式设置。有些秘书不懂制作合乎规范的公文，就是缺少版式设置技能。“实现文书编辑自动化的规范必须做到文件模板规范化和文字输入规范化”。版式设置要严格参照《格式》及其附件《行政机关公文格式释义（下称释义）》。

2.建设秘书模拟办公室，营造情景教学环境。模拟办公室可在计算机实验室的基础上增加个人办公区、打印机、复印机、档案柜而成。首先，以一套计算机为一个单位隔开若干个空间，每位学生使用一个空间作为办公区域，进入办公角色。其次，给定办公任务——某公文的写作（包含版式设置）。最后，要求学生限时完成任务。当然，教师应事先演示，最好使用极域网传输到每一台计算机上，让学生真切地观看到图象，强化记忆和理解，为他们的实践做好指导。“办公自动化是对文字、数据、语音和图像等信息的一体化的处理过程。”公文写作有诸多要求，单靠讲授，恐怕效果细微。把课堂搬到实验室的目的之一就是要充分调动学生的听觉和视觉，让他们直观了解文书的处理方法，最后辅以训练，使技能在模拟操作中得到提升。

3.操作上，写作指导与版式设置齐头并进，分项目依序实施。公文实操教学分写作和版式两个专题，版式中除了页边、印章与写作无关以外，其余内容相互交织，故此，不必分开处理。当然，为了条理清晰，应当分成若干项目，按照依次一一操作。

三、公文实操教学设置

根据开发公文实操教学的思路，本文将公文一体化教学确定为理论传授+写作指导+版式制作演示，站在学生的层面就是听讲+写作训练+版式设置实操。由于理论传授和写作指导的研究已经十分透彻，我们只探讨版式制作的方法。事实上，我国在1996年就研制出了第一代专门的公文处理软件方正飞腾，此后又陆续出现了许多优秀的同类软件，但没有几家单位愿意花钱购买，秘书处理公文还得使用免费的word。考虑这一事实，教学工作者开发公文实操教学应当紧密结合word的处理技术，让教师的教学演示和学生的训练都在word上得到直观体现。

仔细研究《格式》的规定，我们发现公文版式设置包括页边与版心、排版规格、各要素排列等三项内容。13种法定公文中，前两项的设置要求是一致的，但命令、函、会议纪要的要素排列各有特定要求，其余10种的大同小异，统称一般公文，为了让不同的要素排列要求得到直观体现，需要建立四个Word文档，分别命名为“命令模板”、“函模板”、“会议纪要模板”、“一般公文模板”，依照不同的要求展开项目教学和训练。

（一）页边与版心设置

由于《格式》和《办法》都没有给白边下定义，若教师也不给予明确，就会导致学生认识模糊，因此我们的首要工作是确定白边的概念。根据《格式》第五条关于公文用纸幅面及版面尺寸的规定，得知公文用纸分为白边和版心两个区域，再据“版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）”的陈述，推得版心以外的区域即是白边，而版心是公文各要素排列的区域，为此我们将白边定义为公文用纸非公文要素排列的区域。随后，将公文用语转换为计算机用语，指出公文白边在word的体现就是页边距。当然，由于《格式》只规定了上白边和下白边的尺寸，我们还得用幅面高297mm减去上白边高37±1mm和版心高225mm，用幅面宽210mm减去左白边28±1mm和版心宽156mm，分别运算出下白边和右白边的尺寸：35±1mm、26±1mm。最后打开页面设置对话框，分别对上下左右页边距进行设置。

（二）排版规格

《格式》第七款规定正文用三号仿宋字，一般每面排22行，每行28个字。在符合三号仿宋字的条件下，从页眉往页脚空行，我们发现word默认每页排20行，执行页面设置—文档网格—行—每页22。至于每行28字的要求，只要使用三号仿宋字，不需进行额外设置就能实现。

（三）各要素的标识

公文各要素中，仅有份数序号和印章不能在计算机上处理，需要另外使用工具印制，其他要素都能在电脑上实现。

1.秘密等级和保密期限。点击Word工具栏处右对齐图标，将首行光标移到文档右侧，用三号黑体字输入秘密等级（绝密、机密、秘密任一个），以同样方式在秘密等级后标识保密期限（期限可根据需要编制）。据笔者的经验，最好在秘密等级与保密期限之间连续按空四次空格键留出两个字的距离，以便插入五角星的：执行插入—图片—自选图形—星与旗帜—五角星。此时弹出“在此处创建图形”的对话框，切记勿在框内做任何操作，而在框外单击鼠标插入五角星，并使对话框同时消失，不至占据大幅版面。随后双击五角星，执行设置自选图形格式—颜色和线条—填充及线条—红色，完成套红工作。欲使五角星与文字融为一体，需执行版式—环绕方式—嵌入型。最后将五角星的大小调整适当，移到秘密等级和保密期限之间。另，《释义》第八条规定：如不标识保密期限，秘密等级两字之间应空l字距离。方法是将光标移到秘密等级中间按两次空格键。另，《释义》第八条规定：如不标识保密期限，秘密等级两字之间应空l字距离。故此，实际应用中若只需标识秘密等级，应当把光标移到秘密等级中间连续按两次空格键。

2.紧急程度。紧急程度有特急和急件两种，标识于秘密等级和保密期限下一行，格式秘密等级一致，不赘。

3.发文机关标识。

（1）与上白边的间距处理。根据规定，命令与函的发文机关标识与上白边分别相距20mm、30mm，会议纪要参照一般公文执行。一般公文视行文关系：上行文为80mm，非上行文为25mm。这几个距离在Word上不容易精确实现，只能接近实现。用版心高225mm除以每面22行，得出每行高约10.227mm，即知在第三、四、九行标识发文机关标识能接近20mm、30mm、80mm。唯有25mm需额外操作，即在第三行执行段落—缩进和间距—间距—段前：0.5行。此时第三行与上白边距离为2.5行，接近25mm。为方便学生直观认识，以中华人民共和国教育部为例分别在四个模板的相应位置书写“中华人民共和国教育部部长命令”、“中华人民共和国教育部”、“中华人民共和国教育部会议纪要”、“中华人民共和国教育部文件”，并把字体套红。

（2）字号的调整。《格式》第八条规定发文机关标识字号最大不能等于或大于22mm×15mm（高×宽）。为了满足这一标准需要在毫米和磅之间做一个换算，首先要明确1磅=0.3527mm；其次换算出22mm=62磅，据此将发文机关标识字号设为62磅；最后根据15跟22之间的比例关系，执行字体—字符间距—缩放—68%。要提出的是，不能把15mm换算成42.5磅，再据之设置字宽，否则字体的高度也随之变为15mm。

4.发文字号。发文字号由发文机关代字、年份、序号组成，其中年份需要用六角括号括入。六角括号要执行插入—特殊符号—单位符号—六角括号。

5.反线、武文线、文武线。先画一条横条：插入—图片—自选图形—线条—直线。再双击横线进行格式处理：执行颜色与线条—线条颜色—红色；线型选用2.25磅；大小—宽度—15.6厘米。武文线、文武线分别选用4.5磅上粗下细或上细下粗的线型，宽度均设17厘米。

6.成文日期。《格式》规定成文时间用汉字标全，特别说明零要写成○，不许用数字0或字母O。执行插入—特殊符号—标点符号—○即可。另，加盖印章要上距正文2～4mm，而且下弧有字的章采用中套，无字的采用下套，因此落成文日期时，要考虑与正文之间留出适当的空白行。公章直径一般是38～42MM，假设中套，公章圆心与正文的垂直距离应为（19～21）+（2～4）MM，即21～25mm，也就是正文下第三行；假设下套，公章的下弧高为直径1/3，折算出成文日期与正文间的距离应为28.5～35.5mm，故在正文下第四行标识。

7.页码。《格式》第9条规定用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空l字，双页码居左空1字。这一要求需三步走。第一步执行插入—页码—位置：页面底端（页脚）—格式—数字格式：-1-,-2-，之后单击页码文本框，将字号字型改为4号白体字。第二步执行页面设置—版式—页眉页脚：奇偶页不同及页脚：1.9厘米（下白边高26mm，减去7mm，刚好是1.9厘米）。第三步，分别把第一页和第二页的页码移到页脚右侧向左1字符处和左侧向右1字符处，实现奇偶页不同的页码排列要求；同时要保证一字线和页脚的上虚线重合。

其余要素都是字号、字型、线条的处理，不再赘言。其余要素都是字号、字型、线条的处理，不再赘言。

版式制作妥当，保存到相应模板，需要使用时直接调用，以提高工作效率。这个意识一定要帮助学生养成。当然，为了帮助学生熟练制作版式，教师不止要安排专门的课时讲解和训练，还应当在教授各种公文的写作时，结合版式制作开展。

四、结语

科技的发展给秘书工作者提出了新的要求，教师要不断关注这种变化，根据社会需求开发新的教学内容，尤其要重视新技能的锻炼，才能培养出符合社会需要的应用型人才。本文在掌握社会对秘书提出的新要求之后，提出公文一体化教学应增加基于Word的版式设置技能锻炼的内容，期望使学科教学与社会需求零距离接通。如果版式设置能成为公文写作实操教学的主干内容，肯定能让学生理论是技能共长进，值得尝试。

参考文献：

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（作者单位:广东女子职业技术学院 广东番禺 511450）

（责编:贾伟）