浅谈高等院校的照片档案管理工作

赵佳森

【摘要】照片档案同文字档案一样具有重要的凭证和查考作用。但由于人们对照片档案的作用缺乏足够认识，致使照片档案的管理一直是一个薄弱环节。随着办公自动化的日益普及和新型信息介质的不断涌现，照片档案的数量日益增多、内容日渐丰富、作用愈益重要。照片档案作为高校档案的重要组成部分，对高校的各项工作起着举足轻重的作用。

【关键词】高校照片档案管理服务

当今社会已经进入了“读图时代”，人们不知不觉中已形成这样一种阅读习惯，看新闻喜欢有照片的，看书刊喜欢有图片的，看展览已经不再习惯单调冗长烦闷的文字，可见，无论是报刊杂志还是展览，最能吸引人眼球的始终是照片。从人们的阅读习惯和喜爱偏好可以看出，照片的作用在现今社会日益显著。

高校照片档案是反映学校从创办到发展，从教学研究到科学管理，从师资队伍建设到桃李满天下的最直观最形象的真实写照。照片档案虽然从载体上与其他档案有所不同。但与其他档案之间却有着密切的联系。在为学校有效地进行领导决策和各项业务活动时，不仅需要依靠大量的文字档案，同时也需要照片档案。在日常教学与科学研究工作中取得成绩后会形成许多重要照片，当上级领导来学校检查教学质量、评估学科建设时，学校往往要提供许多材料进行汇报，如果在提供的文字材料中再增加一部分重要的照片，可以使人感到真实、直观、形象。也会增加说服力。

一 照片档案的收集范围

凡是在学校活动中直接形成的，具有保存价值的照片都属于收集范围，大致包括以下内容：上级领导来校视察、参观、检查工作的照片；反映学校重大活动（重要会议、庆典等）、重大事件的照片；学校召开的国际、国内学术会议的照片；国内外知名人士、校外代表团来校访问、讲学以及本校领导、专家、教师出国访问、讲学、进修的照片；反映学校不同历史时期的典型建筑物、校园风貌、校园规划及基本建设的照片；反映学校教学、科研活动，实验室建设，学科建设及获奖证书的照片；论文答辩，学生重要社团活动，历届运动会、军训的照片；反映学校历史沿革的照片；各种表彰、授奖大会形成的照片；历届毕业生合影。

二 照片档案的保管

由于照片档案制成材料的特殊性，照片档案的保管更困难，要求更高，同时随着长期处于利用过程中及其自然损坏，照片档案始终处于逐步损坏的过程中，为尽可能减少人为损坏因素，保管中应采取如下措施：

一是照片、底片入库前要认真检查，严格按照照片档案管理规范，对污损的照片进行翻拍复印等必要的处理，对没有底片的照片进行翻拍，制成翻拍底片，严格把好照片档案入档关。同时对库存的照片档案每两年检查一次。二是将经常利用和永久性保存的照片档案复制一套，原件按照照片档案的保管要求装入照片、底片共用的质地较好的照片档案装具，复制照片则按照照片档案管理要求分类整理，配上文字说明，编上流水号，方便利用。三是通过计算机扫描系统将照片影像转换成数字信息，输入到计算机中。数码相机拍摄的照片，也输入到计算机中，以图片文件的形式存放，建立以图片、文字（文字说明包括档案类别、编号、标题、简要说明及六要素等）为信息单元的数据库，并储存在光盘中，放入消磁柜中保存。这种方式保管降低了档案原件利用率，延长其使用寿命。四是控制适宜的温湿度。保存照片档案的适宜温湿度为：温度以14℃～24℃，相对湿度45%～60%。同时，要做好档案库房的防潮、防光、防尘、防有害气体等工作。

照片档案的管理工作应该严格按照时间、内容来分类，把照片在全宗内按年度来分，同一年度的照片再按照内容分类。同一内容的照片还可以按照同一主题来分类，将同一主题的照片进行编号。这样，就形成了一个“全宗号—年度—类别—专题”的组卷形式。完整的照片档案应该包括照片、底片、说明三个部分，而其中的说明又包括符号说明和文字说明。在编写照片档案说明时应包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者六要素。说明要真实可信、准确无误、详尽概括地体现照片影像的全部信息，力求简洁通顺、言简意赅、字数要求在100字以内。确保照片档案的保存和利用价值。

三 认真核查、反复对比，做好照片档案的鉴定

照片画面清晰、内容完整、真实可信在很大程度上决定着照片的保存和利用价值。因此在归档之前，首先要对照片进行鉴定工作，要选择画面清晰完整，具有代表性，能够反映出事物全貌和事件全过程的照片，同一角度反映同样内容的照片只需一张即可。另外，随着计算机处理图像的技术日渐完善，随意更改和伪造照片的现象使数码照片很难从画面上辨认，从而给鉴定工作带来了很大的困难。因此，在归档时，档案工作人员要对数码照片是否进行过修饰、删改、合成进行核查鉴定，确保归档照片的真实有效。

四 照片档案的利用

收集和保管照片档案的目的是为了利用。离开了利用，照片档案就失去了其保存的价值。高校照片档案比其他档案有其自身的优势，直观、生动形象、真实，可以为学校的各项工作提供服务。通过举办专题照片展、编辑宣传画册等活动，向师生和校外人士展示学校悠久的办学历史，不同时期的校风校貌，优秀的教学科研成果，以及丰富多彩的校园文化等，培养师生以校为荣，开拓进取，勇于创新的精神，树立师生主人翁意识，为学校发展贡献自己的力量。同时，也可以为一线教师提供授课素材，将相关照片档案做成幻灯片用于课堂教学，丰富教学内容，提高教学质量。

对于数码照片档案的利用，档案工作人员可以利用网络，达到信息交流和资源共享的目的。提高照片档案的利用率，促进照片档案信息更深一步的开发和利用。

高校昭片档案的利用，笔者认为可以从以下两方面着手：一是提供“专人、专线、专机、专栏”的快速服务通道。其中，专人是指有专门照片档案管理人员为利用者提供服务；专线是指有专门的服务热线为利用者开放；专机即在馆内配备专门的计算机供来馆照片档案利用者自行查询和下载；专栏即在高校档案馆网上开辟一块专门的照片档案利用栏目，无论是老师还是学生，凡需利用照片，都可在此留言，管理人员应快速做出回复。通过这种方式，不仅使照片档案利用更加便捷、透明，而且增强了管理人员和利用者之间的沟通与互动。二是“电子相册式”与“菜谱式”服务相结合。将照片按年度或主题制成一本本电子相册，并添加背景音乐和其他动态效果，供利用者观看和挑选。此外，还可以将馆内最有特色和极其重要的照片制成餐厅菜谱式的精美杂志册，供不习惯使用电脑查询的利用者们翻阅和挑选这些措施不仅能节省利用者的查询时间，而且能让利用者们享受到别样乐趣。

总之高校照片档案是学校档案的重要组成部分，对学校的发展有着重要的历史意义和现实意义。因此，我们要做好学校照片档案的收集整理工作，要充分发挥照片档案在教学、科研以及各项工作中的作用。高校照片档案在学校的发展中会得到重视、支持，照片档案会越来越齐全、完整、规范。

参考文献

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