浅谈新型农村合作医疗档案的整理与保管

李丽英

（长春市二道区八里堡社区卫生服务中心,吉林 长春 130032）

新型农村合作医疗档案的整理与保管是医院新型农村合作医疗档案工作的一项重要内容，其工作实质就是将医院各科室处于零乱状态的档案文件系统化、条理化、秩序化，在各档案文件之间、各案卷之间、各类别之间建立起固定的存放顺序和秩序，为档案的日常保管和编目，检索和利用，提供秩序基础和线索。档案的整理与保管是医院档案管理工作的一部分，是医院工作的缩影，在医、教、研等各项工作及发展建设过程中，起着不可替代的借鉴、依据、凭证作用。档案的整理与保管既是医疗工作成果的积累，也是医院再发展的基础。

一、新型农村合作医疗档案的整理在医院的管理中具有十分重要的意义

（一）整理工作是新型农村合作医疗档案管理的中心环节，农民参加新农合，形成的新农合档案经过科学整理，可以发现短缺，便于补充收集，促进收集工作水平的提高。可见，整理工作在档案管理工作中占有举足轻重的重要环节。

（二）整理工作是优化档案管理工作的基础，新农合档案只有经过整理实现系统化和条理化使各类案卷各得其所，促进整个档案工作系统各环节的良性运动和协调发展，实现新农合档案科学保管，建立多元性的新农合档案检索体系，是医院档案管理的一项重要的基础工作。

（三）整理工作是开发利用新农合档案的条件，参合农民的参合、就医过程，经过科学整理后，便于档案工作者尽快的查找到所需的档案材料，从而能够准确、迅速地提供利用。

（四）新农合档案的整理要充分利用原基础，遵循新农合档案的自然规律，保持新农合文件材料之间的有机联系，建立在文件材料反映的客观对象、新农合工作程序、专业、时间、地域、来源以及文件材料的形式等方面联系的基础上的。整理后的新农合档案要科学的保管。

二、整理后的新农合档案应按一定的规律存放、保管，这能够有利于新农合档案的安全、有效的充分利用。具体内容有以下几个方面：

（一）采取各种维护性技术措施，改善新农合档案的保护条件。如库房温湿度的调节与控制，防光、防虫、防尘、防污染、防火、防鼠、防盗等。

（二）根据条件和可能设置适宜保管档案的库房，搞好库房的日常的管理。充分合理地利用档案库房和档案装置设备，固定整理成果，加强新农合档案的环卫工作。

（三）督促档案的形成者选择耐久性的材料制作新农合档案。

（四）把破损的档案材料进行修复。

（五）新农合档案采取复制技术，将利用频繁的新农合材料复制一至若干份为副本对外提供，已解决保管延续寿命和提供利用的矛盾。

三、新农合档案的保管有以下要求

（一）新农合档案工作者的责任心要强。

（二）要研究分析档案损毁的因素，钻研保管业务。

（三）要保证保管工作所必要的物质条件。

（四）要防重于治，防治结合。

（五）新农合档案的保管工作要渗透于各项业务工作之中。

四、新农合档案保管的一般物质条件

（一）要构建保管新农合档案库房。

（二）购置保管新农合档案的装置

1.新农合档案架。2.新农合档案柜。3.新农合档案箱

（三）选购新农合档案的包装材料。

五、新农合档案的保管方法

（一）新农合档案要进行整体排列，即以分类编号方案，按大小、属类、小类等不同层次，依案卷顺序依次排列。

（二）新农合档案的框架排列

1.柜架排列，应与窗口垂直，尽可能不与窗口平行，以避阳光直射。2.柜架要与库房的墙壁保持一定的距离，防止冷热传导，有利通风。3.柜架之间的通道，应保持合理的宽度，以方便工作人员取放档案。4.柜架排放从库房入口处开始应由左至右，竖直依序排列。

六、新农合档案要有有效的防护措施

（一）要防止不适宜温湿度对新农合档案的损坏。

（二）要防止火灾对新农合档案的损坏。

（三）要防止光线对新农合档案的损坏。

（四）要防止有害气体和灰尘污染物对新农合档案的损害。

（五）要防止霉菌对新农合档案的损坏。

（六）要防止有害昆虫对新农合档案的损坏。

（七）要防止老鼠对新农合档案的损坏。

总之，医院新型农村合作医疗档案的整理与保管要结合实际，切实制定出文件材料的整理与保管的有效方法，做好各类档案的收集工作，对各类文件材料还要进行系统化整理与保管，使其归档工作制度化。要建立和严格执行查阅制度，防止档案丢失，以利于医院的发展。

[1]刘丽.新农合档案的整理[J].新型农村合作医疗档案管理，2010，（05）.