高校使用银行代理收费系统实务探索

封红梅

(河北广播电视大学,河北石家庄 050071)

高校使用银行代理收费系统实务探索

封红梅

(河北广播电视大学,河北石家庄 050071)

随着我国高等教育事业发展壮大,高校收费工作的重要性日益凸显。银行代理收费系统是近年来高等学校收费工作采用的一种新型方式,与传统收费方式相比,可以极大地减轻现场收缴现金的安全风险,不仅使学生享受便捷安全的服务,也提高了财务工作效率。在使用银行代理收费系统收费实务中,需要将各个操作环节流程化,并对缴费代码、代理收费额度、反馈信息等工作要点作好安排。

高校收费;银行代理收费;系统

近年来,我国的高等教育事业蓬勃发展,办学规模不断扩大,选择合适的收费方式对于保证学校正常的经济活动,保证学校发展对教育经费的需求具有十分重要的意义。以河北广播电视大学为例,2008年正式使用中国建设银行代理收费系统,在2010年秋季收费工作中,共通过该系统代理收费高职学生5 500名,其中老生全部使用代理系统,新生90%以上使用代理系统;代理收费成人教育学生650名,占学生总数的100%。

一、银行代理收费系统的优点

使用银行代理收费系统方式与传统收费方式相比,在实际工作中,有很多切实的优势和便捷,主要有:

1.银行代理收费系统收费降低了财务风险,提高了工作效率

采用银行代理收费系统进行大批量学生集中收费,可以极大地减轻现场收费的工作量,缓解集中收费现场的压力,减轻财务工作人员反假币的心理压力,降低收缴现场的安全风险,整体上节省了人力物力。由于可以每天取得进入银行代理收费系统成功缴费学生的信息,办学部门可以提前打印收费票据,由各学院在学生报到时直接发放。集中收费现场现金收缴量大幅下降,财务部门整体感觉轻松不少。

2.学生缴费更便捷、更安全,加快了学生报到注册的整体速度

学生只需在规定的时间内将应缴款项足额存入学校省内合作银行的基层网点,并取得缴费凭条,到校后就可以直接凭银行缴费凭条在学院报到处换取正式收费票据,然后依次办理报到注册、住宿、饭卡等手续,更加安全便捷,体现了更多的人性关怀。

3.收费相关的账务处理与银行对账更简便

银行按天结账,每天对当日代理系统入账的学宿费总额出具一张进账单,后附人名单明细详表。财务部门会计记账人员只需据此进账单记账一笔,记账凭证后附人名单附件即可。这与传统的学生银行汇款缴费需要逐笔录入每个学生汇款缴费信息相比,大大减少了工作量。同时收费工作结束后与银行对账也变得简单。

所以,从提高工作效率,提高财务工作精准度的角度出发,使用银行代理收费系统确实表现出较好的实用推广价值。

二、银行代理收费系统的操作程序

学校首先要选择好合作银行,签订“银行代理收费系统使用协议”;学生信息由各学院学生管理部门在新学年前规定时间内整理和传递给财务处,财务处将所有学生信息汇总并制作成银行代理收费系统需要的格式,及时传递给银行信息管理部门;银行信息管理部门在收到学生数据后,立即在全省范围内开通银行代理收费系统;合作银行按期向学校财务处传递银行代理收费系统收费数据。财务处将已交款数据按学院进行分解并反馈,由各学院自行核对并及时催缴费。

三、银行代理收费系统运行的几个要点

1.签订“银行代理收费系统使用协议”

签订银行代理收费协议,是承办银行进行代理收费的基本工作前提,因此一定要在运作代理收费使用的前期签订该协议,明确银校双方的权利和义务。银行方面,必须和上级银行协调,及时在全省范围内开通各网点代理收费业务,并按期向学校反馈成功代理缴费的学生信息数据。学校方面,也应积极组织相关学生管理部门,及时向银行提供电子版各类学生缴费信息,并保证信息的完整和准确。

2.学生缴费信息必须是唯一代码

招生部门及各学院提供的学生缴费信息必须包括该生在校的唯一缴费代码,在学历年度内该生可凭此唯一缴费代码多次缴费。以河北广播电视大学现行的方法为例,由财务处和招生部门及各学院研究确定的唯一代码为十位代码。第一位为学院代码,第二三位为入学年份,第四、五位为专业代码,第六到第十位为自然顺序码。此码作为银行唯一识别学生的信息,既方便又准确,大大提高了工作效率。在收到银行反馈信息后,财务处可直接根据首位排序,得出各学院收费明细,从而可以迅速掌握全校各院系收费情况。

3.学生到银行进行缴费须持有“学校代码”和“缴费代码”

学校代码为银行统一为学校设定的识别码,这个代码由银行根据学校开户情况进行设定,一旦设定,只要账户不变,一般都是不变的。学生缴费代码就是上面提到的十位代码,简称缴费号。学生进入省内任何一家合作银行网点只需持“学校代码”和“缴费代码”就可进行缴费,而不需携带其他证件和手续,缴费后,银行统一给学生出具“代理收费单据”作为回执,这极大地方便了学生和家长进行缴费。

4.考虑单位实际情况,将代理收费额度设为弹性额度,设上限,不设下限

以河北广播电视大学为例,为避免因考生家庭困难不能一次性交齐学费的实际情况,经过与合作银行充分沟通和研究,将代理收费额度改为有弹性的额度,即财务部门按照物价局批准的收费许可证提供每项收费的应缴额,而银行代理收费系统可以代收所有小于等于应缴额度的各项费用,这样方便了学生多种形式多次缴费,减轻了学生家庭一次性支出学费的经济压力,为家庭困难学生筹集学费提供了时间保障,也使银行代理收费系统的运行更加人性化。

5.银行代理收费成功信息反馈时间要及时

正式的“银行代理收费系统使用协议”中,往往主要是从法律层面对银行和学校双方的权利义务作出约定,而对具体业务方面表达很笼统,这就需要财务部门与银行就具体实际操作的时间、形式等作进一步详细的沟通和约定。尤其是学校要求银行反馈信息时间,一定要及时,以保证下一步学校内部核对的进行,进而确保学校收入的及时确认和上缴,从而保证学校当年整体预算的完成。

[1]张新存.高校收费方式存在的问题及对策[J].江苏商业会计,2010,(3).

[2]邓红苹.浅谈高校收费管理内部控制[J].长沙铁道学院学报(社会科学版),2009,(6).

[3]郑义.高校收费管理思路的探讨[J].教育财会研究,2009,(2).

[4]欧阳有旺,傅程华.高校收费管理制度的改革与创新[J].江西教育科研,2007,(4).

Exploration on the Use of a Bank Agent Charge System in Universities

FENG Hongmei
(Hebei Radio&TV Univercity,Shijiazhuang,Hebei 050071,China)

With the development and growth of China’s higher education,the importance of charge operation in universities is becoming increasingly prominent.The bank agent charge system is a new way of toll collection in recent years.Compared to the traditional charging mode,it can greatly reduce the risk of the collection of cash,which not only enable students to enjoy the convenient and safe service,but also improve the efficiency of financial work.In the practice of the bank agent charge system,various operational links need to be streamlined,and the payment code,agent charges and the feedback need to be carefully arranged.

university charge;bank agent charge;system

F832.2

A

1008-469X(2012)02-0066-02

2012-01-06

2011年河北省高等教育财务管理专项研究计划《新形势下系统办学财务管理问题研究》(CWZX201136)

封红梅(1980-),女,河北平山人,经济学硕士,会计师,主要从事高校财务管理研究。