高校图书馆档案编研工作探讨

杨朝钦

(郑州轻工业学院，450002)

1 图书馆档案编研工作的意义

1.1 为图书馆的管理与科学发展提供借鉴

图书馆档案是图书馆各项工作的原始记录，是最真实可靠的信息，而利用这些信息分门别类、综合加工而成的系统性资料即是编研成果。这些编研成果可以使利用者少花时间、少费精力，获得全面、完整和准确可靠的信息。同时，编研工作改变了过去那种“看门守摊”的被动服务方式，积极主动地为图书馆的管理和制定发展规划提供可靠的信息。图书馆办公室还可以提供更深层次的编研成果，如充分利用档案馆档案信息资源，进行综合分析，撰写专题调研报告等，发掘档案资源的最佳信息，为馆领导决策发挥参谋作用。

1.2 扩大宣传，促进馆际交流

高校图书馆在对外宣传工作中，图书馆档案编研工作成果从一个侧面反映了高校图书馆的实力。因此，加强图书馆档案编研工作是提升图书馆实力和地位的需要和有效途径。深层次的图书馆资料汇编，都是历史经验和教训的总结。在馆际交往过程中，通过双方编研成果的展示，有利于取长补短，互相沟通，共同发展。

1.3 传承高校历史，促进文化建设

档案是一个学校文化建设的历史记忆，是传承学校历史文明的重要载体。图书馆作为高校非常重要的一个部分，是学校文化发展和展示的窗口，是信息和知识的集散地。因此，高校图书馆档案编研成果也具有重要的文化价值，对高校文化建设发展有着很重要的意义，同时也是国家和民族文化建设的重要组成部分。

1.4 有利于保存史料

图书馆的档案编研成果，尤其是图书馆史志，最明显的作用是能全面、系统地保存图书馆的史料，记载图书馆兴建、发展、壮大的历史过程;同时也能反映所在高校的发展和变化，因为高校图书馆与学校的成立和发展基本上是一致的。图书馆与所在高校一起成长，一同壮大，相辅相成。这些编研成果还可以作为历史教材，教育今人和后人正确认识图书馆的过去、现在和未来，不忘艰苦创业的历程，继续开拓前进。

2 高校图书馆档案编研工作的特点、内容和形式

2.1 高校图书馆档案编研工作的特点

高校图书馆档案编研工作以图书馆档案为主要对象，在加工整理、分析研究的基础上，编辑参考资料，形成编研成果，有其自身的特点:

2.1.1 实用性:

图书馆档案是图书馆各项工作的原始记录，是图书馆工作在各个历史时期全面、系统、真实的记录，其主要目的是为图书馆的管理和读者服务提供信息参考，服务的对象是图书馆职工和全校教职工，因此编研工作首要的特点就是实用性，是为高校图书馆服务的。所以，高校图书馆档案的编研工作，应从图书馆的实际出发，确定编研课题，编写出符合图书馆发展需要的编研成果。

通过低起点让学生介入了专题性总结只是教学的初级目标，如何实现教学设计中的高立意，设置“问题链”是实现低起点迈向高立意的有效途径．

2.1.2 技术性:

编研人员要开展档案编研工作，必须对这些图书馆档案进行分析研究，比较评价，综合归纳，档案编研人员除了熟悉图书馆的整体情况，还应具备一定的文字功底。高校图书馆档案编研人员的政治素质、业务素质水平越高，档案编研的水平就越高，编研成果的质量也就越高。因此可以说，高校图书馆的编研工作也是一项技术性的工作。

2.1.3 真实性:

编研人员必须尊重历史、尊重科学，实事求是地开展图书馆档案编研工作。高校图书馆档案编研成果是为图书馆管理和发展服务的，因此，编研成果的内容和所取得的数据等必须准确无误，不仅选题要科学，选材要忠于历史事实，而且在编研过程中要认真细致、一丝不苟，一个数据、一段文字都要仔细核对，确保档案编研成果的真实性。

2.2 高校图书馆档案编研工作的内容

高校图书馆档案编研工作的内容按加工程度可以分为三个层次:

第一层次是根据图书馆在管理、读者服务、学术等活动中形成的原始文件(或原始文件的复印件)，按时间或类别汇编成册。此类档案编研成果主要是利用原始文件或复印件汇编而成，基本保持档案原貌，其加工编辑比较简单。如:《图书馆年度收文汇集》、《图书馆工作制度汇编》等。

第二层次是对原始文件进行摘录、缩编、剪辑，并按一定要求重新组织编写而成。按专题特点进行加工归纳，形成概要性、介绍性资料。如《图书馆大事记》、《图书馆机构沿革》、《图书馆介绍》等。二次加工编研成果改变了档案原貌，针对性强，信息相对集中，利用起来简便迅速，既有依据作用，又有参考作用。现有的高校图书馆编研成果大多数属于此类。

第三层次是在对档案资源进行分析研究和归纳的基础上，编写形成的一种新的参考材料。如《图书馆年鉴》、《图书馆史》、《图书馆志》等。这一档案编研的过程是一个再创造的过程，编写难度比较大，对档案编研人员的要求也比较高。这一高层次的编研成果不同程度地产生其他材料没有的知识和内容，更具参考价值。

2.3 高校图书馆档案编研成果的主要形式

根据高校图书馆的具体情况，常见的有以下几种:

2.3.1 专题汇编

专题汇编是将反映同一问题的一组文件汇集成册。可以是全文汇编，也可以是摘录汇编;可以是文字汇编，也可以是图形汇编。如《图书馆年度收文汇集》、《图书馆工作制度汇编》、《图书馆主要建筑概况汇编》、《学术活动情况汇编》、《科研成果介绍汇编》、《馆藏数据库资源介绍汇编》等等。

2.3.2 参考资料

是根据档案内容加工编写的一种书面材料，如图书馆大事记、组织沿革、入馆指南、统计数字汇集等。其中大事记是按照时间顺序，简要地反映高校图书馆一定历史时期与一定范围内发生的大事要事的真实的文字记录;组织机构沿革主要记录图书馆和各业务部门组织机构沿革的情况;统计数字汇集可包括馆藏书刊数据汇集、借阅率数据汇集、讲座培训场次和参与人数汇集等。还可根据图书馆的馆藏变化、基础设施建设、服务功能创新等有关档案存储信息，编制出《图书馆使用手册》、《高校图书馆入馆指南》等资料汇编，作为对读者进行宣传教育的素材。

2.3.3 图书馆简介

主要是对图书馆的总体情况、历史沿革等作简单的介绍，让读者对图书馆有一个基本的了解。简介突出一个“简”字，简明扼要，要点突出。

2.3.4 图书馆史志、年鉴

高校图书馆将本馆历年的重要活动记录分析整理，编制出图书馆年鉴、图书馆馆史等重要资料。志鉴是以记述学校综合情况为主要内容的历史性资料工具书，图书馆史志、年鉴是图书馆档案编研成果中层次最高的一种，编纂志鉴对图书馆档案史料的征集和档案编研人员的要求较高。目前，很多高校图书馆都在建馆50年、100年等大庆之际组织编写图书馆史志，而这些高层次编研成果的编写主题和选材多是源于大事记、年表、文件汇编等初级的编研成果。

3 高校图书馆档案编研工作的现状

3.1 编研工作只重视“编”而忽视“研”

档案编研工作就其本质而言，是一种复杂的智力型工作。在档案编研工作过程中必须遵循的一个重要原则是以“编”为主，“编”、“研”结合。目前，许多高校图书馆的编研工作只编不研或编多研少，重“编”轻“研”的现象较为突出，编研成果大多都是一些层次较低的文件汇编、数字汇编、专题目录汇编、数字汇编、制度汇编等，而象图书馆史、志、年鉴等高层次的编研成果较少，没能充分体现编研工作的价值。

3.2 编研人才缺乏

编研工作的专业性、技术性较强，编研人员除了熟悉图书馆的整体情况，还应具备一定的文字功底。而现状是从事编研的工作人员都是兼职或临时组织人员，编研能力相对较弱，总体编研水平不高，这些都在一定程度上制约了高校图书馆编研工作的开展。

4 关于做好高校图书馆档案编研工作的思考

4.1 提高认识，加强档案编研工作

编研工作不能只停留在编辑制度汇编、文摘简介、入馆指南等低层次的工作上，而要充分利用档案中有价值的资源信息，进行综合分析，撰写调研报告、馆史、志鉴，发掘档案资源的最佳信息，写出高层次的编研成果，充分发挥图书馆档案的作用。

4.2 从实际出发，选择适合本馆的编研形式和选题

每个高校图书馆的建馆历史、规模、管理以及服务模式各不相同，参与编研工作的工作人员素质、水平也千差万别，因此，图书馆编研人员应该从实际出发，根据本校图书馆的特点来选择编研的形式。编研选题也要与本馆的各项工作紧密结合，对实际工作具有指导作用和参考价值。高校图书馆应把编研工作作为一项年度日常工作来做，如制度汇编、大事记、数据汇编等档案编研成果应及时更新，才能体现出价值。这些编研成果的积累，也为未来编写图书馆史志等高层次的编研准备材料。

4.3 寻求合作，开创档案编研工作新局面

与图书馆其他业务部门以及学校相关部门进行合作，利用图书馆其他部门的专业人才优势，形成编研工作的合力，既完成了编研工作的既定任务，又提高了档案编研成果的质量;跳出单纯文字编辑的老路子，增加图片、音频、视频等素材，还可以将编研成果刻成光盘，使编研成果在载体上更加丰富多彩。

总之，图书馆档案编研工作是图书馆工作的一个重要组成部分，也是高校图书馆办公室主动地、系统地、广泛地提供服务的一种方式。信息时代为编研工作提供了良好的发展契机，高校图书馆要抓住信息化建设的大好机遇，与时俱进，全面开发本馆档案信息，促进编研工作向纵深发展，开创新时期图书馆编研工作的新局面。

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