让“商务电话”飞起来——商务电话的应答方式

大连东软信息学院 付立民

在商务交往中，电话是连接企业和客户的纽带。商务电话的应答方式直接关系到企业的形象，甚至会关系到企业业务的拓展状况。对于缺乏商务活动经验的日语学习者来说，掌握商务电话的应答方式和礼节是十分必要的。本文通过介绍日本企业中常见的商务电话应答方式和技巧，旨在抛砖引玉，帮助日语学习者掌握商务电话应答的基本方法，拓展商务知识。

1.接听电话后的第一声应答方式：「はい、東京商事営業部でございます。」

在公司接电话的时候，一般是不说「もしもし」，而是首先要声音清晰明亮地说出「はい」，然后，报出公司的名称或者公司名称加上部门的名称。如果公司名称加上部门的名称比较长，一般只报出公司的名称即可。

2.电话响了三声之后接听应答方式：「お待たせしました。」

电话一般要在响三声之内接听。如果超过三声接听的话，首先要使用「お待たせしました」表达方式向对方表达歉意。然后再报出公司的名称或公司名称加上部门的名称。一般不会使用「お待ちどおさまでした」，这句话主要用于服务场所。也不会突然使用「すみません」进行道歉。

3.对方说出姓名之后的应答方式：「いつもお世話になっております。」

当对方说出所属单位及姓名之后，一般要说「いつも（たいへん）お世話になっております」进行应答，不管对方是不是第一次打来电话，也不管是不是承蒙过对方的关照，一般都用这句礼节性的客套话应答。对方一般也是等待听到这句话之后才开始正式谈话。4.当听不清楚对方声音时的应答方式：「お電話が遠いようですが…」

有时候会因为电话故障或者对方说话声音小而导致听不清楚，这时候要使用比较委婉的表达方式「お電話が遠いようですが」应答，而不可以直接说「もう少し大きな声でお願いします」之类的表达方式，这样会给对方一种责备的感觉，会留下不好的印象。

5.需要将接听的电话转给他人接听时的应答方式：「A社の木村様ですね。かしこまりました。課長の田中におつなぎしますので、少々お待ちください。」

接听电话之后需要将接听的电话转给他人的时候，首先要对对方的信息进行确认，确保自己不会弄错，然后找对方要找的人来接听电话。注意自己公司的人即使是自己的领导也不要加敬称说成「田中さん」或「田中課長」。

6.对方要找的人不在时的应答方式：「あいにく田中はただいま席を外しております。」

当对方要找的人不在的时候，要说「あいにく田中はただいま席を外しております」，如果要找的人在接其他的电话时，可以说「あいにくほかの電話に出ております」，可以使用「いかがいたしましょうか」之类的表达方式询问对方，确认对方的想法。

7.询问对方是否留言的应答方式：「私、同じ部署の伊藤と申します。よろしければご伝言を承ります。」

一般在公司接听的都是关于公司业务方面的电话，如果找的人不在，要积极的应对，询问对方是否需要留言，或者找公司内能够应对或处理的人接听电话，防止耽误紧急事件。即便不是紧急事件，这样做也会给对方留下很好的印象。

8.接听打错的电话时的应答方式：「こちらは東京商事と申します。恐れ入りますが、何番にお掛けでしょうか。」

如果接到对方打错了而且还没有意识到的电话，也不能以不礼貌的态度挂掉电话。这时仍然要有礼貌地应答，直到挂掉电话为止。

9.中途不得不挂电话时的应答方式：「お話の途中で申し訳ございません。（と言って事情を説明し）改めてご連絡させていただいてよろしいでしょうか。」

正在接听电话的时候，突然有不得不挂掉电话去处理的事情时，首先要向对方道歉，然后简要说明情况，取得对方的谅解，并尽早地给对方回电话。

10.挂掉电话时的表达方式：「よろしくお願いします。失礼いたしました。」

挂掉电话时，要让对方感受到舒服愉快的感觉。不要让对方听到用力挂电话的声音，这样会让对方感觉很没有礼貌。一般情况是对方先挂了电话之后再挂掉电话。

掌握商务电话应答的基本礼节和技巧，在商务活动中，特别是对于初涉职场、经验不足的公司职员来说，是不可或缺的一项商务技能，正确、得体的商务电话应答有利于顺利开展工作。希望日语学习者从打电话开始来提高商务日语水平。