高校科研档案规范化管理的实施

马长松，王晓楠，周 翠

（1.潍坊护理职业学院，山东 潍坊 261041；2.潍坊市妇幼保健院，山东 潍坊 261011）

科研档案是科研人员在从事科学研究过程中形成的具有保存价值的文字、图表、数据、声像等形式和载体的科技文件材料。高校的科研档案是高校档案中的重要组成部分，是高校科研活动的真实记录。随着我国高等教育事业的不断发展和壮大，高校成了科研的主要阵地，承担着国家各级各类的科研项目，是整个社会科学研究的主力军。

1 高校科研档案管理存在的问题

1.1 科研档案管理制度不健全

有些高校没有健全的科研档案管理制度，科研档案归档管理缺少行之有效的制约手段，致使高校科研档案归档管理工作处于失控状态，档案部门、科研业务主管部门、科研档案形成单位之间管理权限不明确，有些上级主管部门在科研成果登记、评奖时收取原件，不予归还，造成科研成果载体的高校科研档案不能系统完整归档，处于分散凌乱的状态。另外，要求归档的资料必须是原件，由于没有相关的制度制约，很多教师不配合，档案管理人员因无章可循、无法可依，只好听之任之。

1.2 高校科研人员缺乏科研档案管理意识

高校科研档案是档案管理人员与科研工作人员共同的活动结果。科研人员是科研档案的主体，科研档案的形成，是科研人员对科研过程及成果的总结。科研档案的形成需要科研人员的配合，对需归档的科研材料进行整理，以材料提交的方式提供给科研档案管理人员。一份完整的科研档案包含科研管理的综合指导性材料；科研过程的记录、实验数据等各种载体材料；科研总结、鉴定及推广阶段的申报、审批、应用等相关材料。这些科研活动中的材料，共同构成一个科研项目的全部档案。然而，多数科研人员重视科研项目的申请、立项、科研实践及科研成果的发表与奖励，轻视过程中档案资料的积累、归档。目前仍有一些科研人员缺乏档案管理意识，不愿将科研材料上交档案管理部门归档；还有一些科研人员对科研成果能否得到有效保护存在顾虑，只提供部分复印件，使科研资料的管理处于失控状态。这造成归档的科研材料残缺不全。

2 高校科研档案规范化管理的具体实施

2.1 建立健全管理制度，实现有效管理

根据国家档案法及相关规定、办法的要求，建立健全科研档案管理的规章制度，包括文件材料的归档范围、保管期限，档案的接收、整理、保管、借阅、统计、保密、鉴定、销毁等制度，并对科研档案实行统一管理，明确学校科研管理部门及档案管理部门在档案管理中的责任。因为科研档案对科研申报有借鉴作用，能为科研工作及决策者提供重要的信息，因此要明确科研人员和档案管理部门的职责，建立健全档案管理制度，推行档案工作标准化、规范化管理。重要的是科研管理部门应按国家有关规定切实把科研档案管理纳入科研管理制度之中，与计划管理、课题管理、成果管理等工作紧密结合。对科研档案材料的积累，从项目一开始就要保证科研材料的完整、准确，在课题立项时应做好记录、收集、归档工作，明确文件材料的归档要求，实行科研档案工作与科研活动同步管理，对于文件材料形成情况实行全程跟踪管理。

2.2 完善制度，实行规范化管理

制定科技档案管理制度，以规范科研档案管理。规定全校科技档案资料由学校科研管理部门和综合档案室集中统一管理，共同保护好科研档案。科研管理部门向综合档案室移交档案时，必须遵守规定，履行接收程序，保证归属信息明确。

2.2.1 完善存档措施 对在研课题应设立独立档案盒。根据课题档案成套性、阶段性的特点，每个在研课题设立临时的独立档案盒，存放于学校科研管理部门，档案内容应包括申请书、合同书、课题执行情况汇报、结题报告等资料。科研管理部门随时将阶段性收集的文件材料归入临时档案盒，进行预立卷，并按级别、任务来源、立项年份存放于档案柜，使档案资料便于查找。另外，因科研成果鉴定资料、科研成果奖励资料、著作等过于厚重，论文、立项批文、结题批文等资料分散的特点，可将其分类存放于文件柜内。

2.2.2 规范借阅制度 档案资料借阅频繁，容易造成资料的损坏和丢失。科研管理部门的科研档案按规定不能无序借出，如果课题负责人因为档案资料管理不善，借阅课题资料时，需填写“课题档案管理不良记录表”“课题档案借阅表”等相关表格，避免档案资料频繁借出造成不必要的损坏，保证科研档案管理工作的有序性。课题档案资料除单位存档外，课题负责人还需保留一份，如课题立项批文、课题申请书、合同书、结题报告、成果鉴定证书、成果奖励证书等，课题负责人收到资料后要签名确认，明确管理好自己负责课题档案的责任，使课题负责人养成良好的档案管理习惯，做到科研档案管理人人有责。

2.2.3 做好科研档案的移交工作 建立档案接收、整理、移交制度，科研管理部门负责接收、整理科研活动全过程档案，每年定期将需长期或永久保存的科研档案移交综合档案室保管，保证科研档案管理的规范性。在档案移交时，要填写移交清单，以保证移交材料顺利交接。科研档案移交清单应注明课题基本信息，如课题负责人所在科室、课题负责人姓名、课题任务来源、课题名称、课题研究起止时间等，以便档案接收人初步了解课题基本情况；然后分类注明需要移交的资料，如课题资料、成果鉴定资料、成果报奖资料等，使移交资料清晰明了。接收人对移交档案审核验收符合存档要求后，移交人和接收人在移交清单上签名，并注明移交时问。移交清单一式两份，各持一份备案，以便科研管理部门日后查询。

总而言之，科研档案管理属于档案管理，但又与普通的档案管理不同，有其特殊性。科研档案管理人员需要根据单位的具体情况，了解科研工作的一般规律和程序，掌握本单位科研领域的基本知识，并结合档案管理理论和管理经验规范地做好科研档案管理工作。