混合书库管理与服务工作的完善与创新——以梧州学院图书馆为例

谢 灵

（梧州学院 图书馆， 广西 梧州 543002）

混合书库管理与服务工作的完善与创新
——以梧州学院图书馆为例

谢 灵

（梧州学院 图书馆， 广西 梧州 543002）

论述混合书库的特点及其优势，指出目前混合书库中的外文书、工具书和光盘文献在管理与服务工作中存在的不足，为充分发挥混合书库应有的效能，提高读者对库存文献的了解和利用，进一步完善与创新混合书库的管理与服务工作，提出相应的对策。

混合书库；工作；完善；创新

在图书馆的开放书库当中，混合书库是其中的一种。这里所指的混合书库，是指在同一书库中，同时存放着多种不同的文献类型并同时向读者提供开放服务的书库。如梧州学院图书馆的外文书、工具书和光盘书库，就属于这种类型的书库。书库中同时存放外文书、工具书和光盘三种不同类型的文献，都同时向读者开放。混合书库的出现有着它存在的特殊性与合理性，多见于处在建设和发展过程中的图书馆，它或因图书馆库室数量的限制和个别文献类型的藏量偏少，同时也由于图书馆的人力有限，为更有利于馆藏资源的合理布局与整合以及人力资源科学合理的调动与利用，根据各自图书馆的实际情况而设置的。混合书库因其多种类型文献并存，可以使读者在同一书库中接触到多种不同类型的文献，并从中享受到它所带来的多样而便利的服务，而形成自己特有的服务优势。但也由于不同类型的文献有着不同的借阅服务与管理，而给工作带来一些不曾有的难度，加之管理与服务工作中存在的一些不足，在较大程度上影响着读者对混合书库库存文献的了解和利用，混合书库未能发挥出应有的效能。为更好地服务于教学和科研，充分发挥混合书库的综合效能，提高库存文献的利用率和文献保障能力，进一步完善与创新混合书库的管理与服务工作，笔者提出相应的对策。

一、外文书、工具书、光盘概述及管理特点

外文书、工具书、光盘都是高校图书馆馆藏不可或缺的重要文献类型，不同类型的文献有着不同的管理特点。

（一）外文书

外文书，是外文版图书的简称，文献语种为外国语。外文书有利于提高读者外语学习兴趣和外语水平。此外，外文版的科技图书和学术论文因其包含有国际上最新的科学技术成果，反映着一定时期内某专业、某学科的最新研究水平和发展趋势而具有非常重要的学术参考价值。图书馆对外文书的收藏，从某种程度上还反映了该馆对图书收藏的水平。外文书的分类与中文书一样分22个大类，图书排列采用分类排架法，服务形式采用外借形式。

（二）工具书

工具书，简单地说，就是专供翻检查阅的书。利用工具书有助于解决查考字词、文句、成语、典故、人名、地名、诗词、论文、图书、法规、条约、纪年、典章制度等问题。它主要有字典、词典、类书、百科全书、政书、年鉴、手册、书目、索引、表谱、图录、地图、名录等类型[1]。本书库的工具书是传统的纸质型工具书，服务形式采用室内阅览的形式。

（三）光盘

光盘，全称是 “光学数字录像盘”，它是一种新型的文献载体材料。光盘上存贮有文字数据、声像信息等，它需要通过特定的电子设备输出信息。目前本馆提供读者借阅的光盘都是随书光盘。光盘图书图文音像并茂，生动直观，拓展了个人的学习知识能力，改变了人们的传统认知模式和教育模式，有助于读者对文化科学知识的学习与掌握。光盘存放有特别的要求，须特别注意防潮、防尘、防污损及防划花，须用光盘盒装好后再放到特制的防磁柜存放。光盘存放按登录号顺序排列，服务形式与外文书一样采用外借形式，不同之处是外文书采用的是开架借书，而光盘采用的则是闭架借书。

从上述可知，混合书库的文献服务方式是根据文献类型的不同而分别设置室内阅览、开架借书和闭架借书三种不同的服务方式，而一般书库只有开架借书一种方式，由此可见混合书库的情况要较一般的书库复杂。

二、目前混合书库在管理与服务工作中存在的不足

（一）宣传力度不够，混合书库读者的到访率低

笔者通过对2011年读者到访混合书库的情况进行分析统计，结果到访率为13.2%，其中到访的读者以借阅光盘图书为主。如按文献类别来进行分类统计，那就是平均每天借还的光盘为36.56片，外文书为0.92册，工具书的阅览读者为1.81人次。从这一组数据不难看出，混合书库读者的到访率过低，文献利用率不高，书库应有的效能未能呈现。读者到访率低，笔者认为主要有以下原因。

1.混合书库建库时间相对不长，其中外文书的服务形式还悄然地发生变化，由原来的室内阅览改为现在的外借形式。而 “外文阅览室”的名称却一直在沿用，这将有可能导致一些读者对外文书的服务形式产生误解，仍然以为外文书的服务是只阅不借，在一定程度上影响到读者的到访。在接触读者的过程中，也证实了存在着这种情况。

2.外文书对读者相对有一定的要求，就是外语水平相应要高。因此外文书的适应面要比中文图书范围窄，这也是影响读者到访的原因之一。

3.书库中的传统工具书大多数属于不常用书，加上现在电子工具书的出现及使用，在某种程度上影响到读者的到访。

4.书库中的随书光盘具有可复制性和共享性。一张光盘借出，可供多人使用，这样有些读者可以不必到书库借阅光盘，而只是通过文件复制就可以获取光盘的信息。同时光盘信息还可以上传到网络，通过网络传输下载获取光盘的信息。这在一定程度上会减少读者的到访，从而影响到访问率的下降。

5.图书馆在新生入馆教育中，涉及混合书库的内容介绍非常有限，有不少学生连书库的名称都叫不全，这在一定程度上也会影响到读者对混合书库的到访。

6.读者的读书热情不高，不常到图书馆，或缺少交流，对混合书库的情况不了解或了解不够。在与读者的交谈中了解到，一些读者对混合书库的库存文献只知其一，不知其二。比如有相当一部分读者就是到了混合书库借阅光盘后，才知道这里不仅有光盘，还有外文书和工具书。

（二）对外文书的宣传辅导工作相对欠缺

为充分发挥馆藏文献的作用，最大限度地提高文献利用率，宣传辅导工作是一项行之有效的措施。它向读者揭示馆藏，使读者更好地利用馆藏。宣传辅导工作的常用方式有新书通报、书刊展览、报告会、书评、优秀书刊推荐、读书方法辅导等[2]。目前混合书库在文献宣传辅导工作上，形式方法比较单一，文献宣传辅导基本就是在书库中设置一个专用书架来对新书进行报道和展示，这种方法对于一般书库来说可能效果不错，但是对于混合书库来说则不然。因为混合书库的外文书比较特殊，比一般中文图书相对难懂，单有新书报道方式显然是不够的，还应根据读者的阅读需求、水平层次以及馆藏有针对性地进行辅导和推介，而这方面的宣传辅导能力是最为欠缺的，因为书库管理员的外语水平普遍不高。

（三）工具书服务面临新困惑

1.工具书收藏欠配套，与教学科研的改革发展存在差距。图书馆的藏书一直存在着 “藏”与“用”的矛盾，尤其是传统的工具书在管理与服务工作中更难平衡 “藏”与 “用”的关系。工具书属于不常用书，加之近年来电子工具书的出现，给工具书建设带来新的挑战，工具书的品种和副本数很难把握。目前出现的问题主要是一些连续性年鉴，最近几年几乎都是零入藏状态，由于收藏欠配套，很难适应教学科研改革发展的需要。从收藏角度来看，系列性的工具书收藏不系统、不配套，还会降低文献应有的价值。在工具书阅览服务工作中，笔者对2011年度的读者阅览进行了分类统计，发现查阅 “梧州统计年鉴”和 “广西统计年鉴”的读者有相当的比例。工具书2011年全年的阅览读者为198人，共453人次。其中查阅 “梧州统计年鉴”的读者有19人，查阅 “广西统计年鉴”读者为7人，共26人。读者之中教师读者8人，学生读者18人。按分类统计，查阅这两项 “统计年鉴”的读者占了读者总数的13.13%，为最高的一类，但是由于库存年鉴版本太旧，未能满足读者的需要，因而拒借率也是最高的。

“统计年鉴”工具书的读者访问率高，这与学校的学科设置、专业设置以及教学科研的改革发展有着紧密的联系。服务社会是高校三大社会职能之一，近年来，学校加大了与地方的合作，紧紧围绕地方经济社会发展办学是学校教学改革发展的一个方向，并出现了不少校地合作、校企合作的成功案例，为地方经济社会发展提供了有力的智力支持，极大地提升了学校的影响力和知名度，社会效益明显。而 “统计年鉴”是研究经济社会发展的重要参考。根据笔者对本校近年来院级科研项目立项课题的分析统计，2007年至2010年间关于梧州和广西经济社会发展方面的研究课题所占的比例在6.25%至19.77%之间，可见有着一定的比例，应给予足够的关注。

2.工具书管理制度过于呆板，复印服务又有所欠缺。在工具书的读者服务工作中，曾多次碰到读者因课题研究或撰写毕业论文 （毕业设计）的需要，提出工具书外借的要求，但按照目前实行的借阅管理制度，工具书的外借是不允许的。而随着学校教学科研的改革发展，课题研究、撰写学术论文的数量在不断攀升，读者外借工具书的需求也在增长，工具书 “藏”与 “用”的矛盾日显突出，固有的借阅管理制度面临新的挑战。

此外，复印服务因复印设备年久失修或其他原因而长久以来未能向读者提供应有的服务，从而给读者的信息获取带来很大的不便，对于只供室内阅览不能外借的文献，读者一般只能靠数码拍照或手工抄写来获取信息。

（四）光盘的备份工作存在缺失，文献保障能力下降

在光盘服务工作中，笔者发现有的随书光盘因文献的复本数有限或因光盘多次使用造成受损，也或因光盘入库时就存在划花、污损、破裂等原因，而导致出现独盘的情况，也就是说配套的随书光盘仅有一张。虽然这种情况所占的比例不算太多，但有上升的趋势，在没有备份的情况下，独盘或母盘在向读者提供外借服务的同时，将会产生莫大的风险，若光盘不慎丢失或遭受损坏，那么就会连最后的保障也没有，如此势必导致光盘文献保障能力的下降，读者也就未能如愿地获取所需的信息。

三、完善与创新混合书库管理与服务工作的对策

（一）突出文献特点，多形式、全方位宣传混合书库

混合书库的外文书、工具书和光盘都独具特点，宣传时应突出其特点，让人闻过则记。采用板报、图片、网页等形式作相关专题介绍。新生入馆教育时将混合书库列入参观之列，让新生加深印象。还有在一年一度的读书节系列活动中，尽可能组织安排比如有关外文学习、工具书学习、光盘图书使用方面的讲座，从而提高学生的学习兴趣，给予外文书、工具书和光盘文献更多的关注。

此外， “外文阅览室”的书库名称应视其服务形式的变化和服务规模的逐渐扩大，改为 “外文书借阅处”或 “外文书库”会更贴切一些，这样读者会一目了然，从而也就打消了读者对外文书只供室内阅览不能外借的误解，从而吸引更多的读者光临书库。

（二）加强与外语教学部的互动与合作，提高宣传辅导外文书的能力

鉴于目前图书馆管理员普遍存在外语水平不高、阅读宣传辅导工作开展难、而且在较长时间内可能难以改变这一现状，为推动外文书的宣传辅导工作有效地开展，应主动加强与外语教学部的互动与合作。如提供库存书目信息表，让外语教学部的老师进行详细的了解；还可以邀请外语教学部的老师亲临书库进行现场了解，以便更好地根据学生外语水平的层次和专业教育的要求、以及外文书内容的难易程度，进行方向性的阅读辅导。之后图书馆可以根据外语教学部的阅读推荐辅导，分别整理阅读推荐书目。推荐书目放在学生会的社团板报、图书馆宣传专栏以及校园网加以宣传。推荐书目内容大致可以划分为外语入门、课外阅读、专业学习、论文写作等方面。通过这样有针对性的阅读宣传辅导，可以使更多潜在的读者发展成为现实的读者，这样有利于读者到访率的提升。

（三）工具书收藏突重点，便利服务赢用户

工具书 “藏”与 “用”的关系确实很难平衡，但是最大限度地满足学校教学科研的需要是工作原则，构建与学校学科建设、课程建设以及教学科研改革发展相一致的文献保障体系是目标。在工具书的建设中，应体现一般收藏与重点收藏的特点。本校的学科设置是以经济学、管理学、工学、文学为主，适度发展法学、理学、教育学。其中经济学、管理学占有相当的份量，其学生就占了在校生的三分之一。因此，笔者认为经济学、管理学方面的工具书应是一个建设重点，而实用性强的 “统计年鉴”应成为其中的一个重要系列，收藏注重系统和配套。为适应信息时代的发展，纸质版、电子版的工具书并行，以满足办学以及教学科研改革发展的需要。

在工具书借阅管理制度上，“只阅不借”是基本的管理原则，而面对教学部门因课题研究之需，要外借工具书的情况，从开发利用工具书的角度来说，应给予适当的倾斜，修订相应灵活的借阅管理制度，这样既解决教学科研之需，又充分发挥工具书的作用。 此外，复印服务要尽快恢复到位，使不能外借的文献可以复印，满足读者对文献信息的需求，缓解外借的压力。通过提供便利的服务，提高服务质量，使图书馆赢得更多的用户。

（四）加强对光盘备份工作的重视，提高光盘文献的保障能力

光盘备份，是为了使光盘上贮存的信息得到有效的保存与提取，为提高光盘文献的保障能力，应制订相关规定，规范光盘文献的管理，其中包括对光盘的刻录备份工作。这样将会很好地解决前面所提的在没有备份的情况下，独盘或母盘在提供外借服务中可能产生不慎丢失或遭受损坏而降低光盘文献保障能力的问题。此外，对于一些外借频次高的光盘还可以将其文件信息拷贝放到图书馆的网页上，供众多读者共享下载，以缓解光盘刻录制作的压力和减少加工成本。

不断完善与创新图书馆的管理与服务工作是图书馆工作的主题，通过转变管理理念、服务理念，探索服务形式，增强服务的主动性、灵活性，提高文献的利用率和文献保障能力，给教学科研提供高质量的服务，尽最大限度满足读者的需求。加快文献信息传播，是图书馆工作的最终价值体现，是工作的出发点和最终目的。

[1]朱天俊，李国新.中文工具书基础[M].北京：北京图书馆出版社，1998.

[2]吴慰慈，董焱.图书馆学概论[M].修订二版.北京：国家图书馆出版社，2008.

G642.4

A

1673-8535（2012）03-0099-05

2012-02-18

梧州学院教育教学改革重点项目（wyjg2010A008）研究成果

谢灵（1962-），女，广西浦北人，梧州学院图书馆馆员，研究方向：读者服务工作与研究。

高 坚）