中小企业信息管理系统构建探析

浙江财经学院东方学院信息分院 宋杰

中小企业信息管理系统构建探析

浙江财经学院东方学院信息分院 宋杰

改革开放以来，我国中小企业数量增长迅速，其信息化管理进程也在不断推进，各种应用及信息方案如雨后春笋，这些都为中小企业的信息化管理建设进行了良好的铺垫。本文正是在对中小企业信息化建设的概念、必要性以及发展情况进行分析的基础上，对中小企业构建信息化管理进行了概述，重点研究了构建方法，希望能够对中小企业进行信息化建设提供参考。

中小企业 信息系统 信息化建设 企业管理

目前，中小企业在我国工商登记注册部门占据的比例达到90%以上，而与其利用的份额相对较小的金融资源相比，中小企业却对我国的GDP创造、城镇就业、出口以及税收做出了巨大的贡献，其构成了我国经济运行的重要基础力量，对国家的经济命脉起到直接助力作用。

企业进行机构简化的重要步骤是信息化建设，这不但可以为企业提高经营效率以及降低维持成本，而且对于企业提高经营的连贯性和稳定性也是一剂良药。信息化管理可以在内部员工中形成较好的创新环境，企业借助信息管理系统可以更好的满足管理需求，这种差异化的竞争管理模式可以极大地提高企业产品及服务的附加值，促成企业的顺利转型，增加核心竞争力，保持持续健康的发展。我国《国民经济和社会发展信息化“十一五计划”》中就已经提出大力扶持中小企业信息化建设的战略目标和任务，近些年来，我国广大中小企业的信息化意识已随WTO框架的深入而有所提高，然而也面临着鱼龙混杂的现实局面。从经济发展全局来看，作为我国市场经济重要组成力量的中小企业信息化管理水平还较为落后，与西方国家相比劣势明显，亟待指引和规划发展[1]。

1 我国中小企业信息化管理现状及存在问题分析

1.1 中小企业信息化管理现状

据国家统计局于2011年进行的全国中小企业信息化建设调查报告中呈现的信息显示：在被调查的近三万家中小企业中，拥有互联网接入能力的企业数量占到80%以上，而这些企业中只有约五分之一的数量拥有自己的企业局域网及公共网站，近半企业有自己的电子邮件系统，电邮系统已经成为中小企业的主要信息应用，但是核心业务的信息化应用程度却只有10%左右，部分中小企业已经开展了电子商务经营管理模式[2]。

在对信息化建设对企业助力作用的调查中，多数企业认同信息化管理的正面作用，认为信息化建设能更好的规范经销渠道、加强客户管理以及全面提升竞争力；在对众多中小企业进行的信息化改造及建设意愿调查中，多数企业表达了愿意开展电子商务及进行信息化系统管理投资的意愿，无论是财务信息的集成管理还是企业人力资源的信息化建设，都暴露了巨大的潜在市场。

以被调查的华商基业管理咨询有限公司为例，其本是一家致力于为大型企业提供人才培养与发展领域咨询服务的公司，是目前我国在这一领域视野发展较为广阔、理解也比较深入的专业机构。华商基业的核心业务是企业人才的培养体系规划、行业课程开发、内部培训师以及关键人才培养等，其信息化管理建设也较为典型。目前公司的信息化管理系统维持部门有近20人，服务器在托管，主要应用为邮件、网站、内部办公网等主要的三个功能。公司的信息管理系统有二十多个终端，在服务器使用方面，较大的功能调整较少，服务器基本上以文档式为主，邮件基本上一个月备份一次，公司员工每天上班第一件事就是打开邮件查看信息，网站的外部访问量不是很高。目前，华商基业公司信息化建设正在做推广，把现有网站功能丰富，增加互动功能。公司的信息化硬件建设问题较少，软件方面的问题基本上求助于合作托管方，软件监控建设投入较少。总的来说，华商基业公司使用的这套信息化管理办公系统，以相对较少的投入，较好地提升了公司的办公效率，是众多中小企业中利用信息化办公系统较为成功的案例之一[3]。

1.2 中小企业信息化建设发展中存在的问题

国家统计局提供的报告已经显示了我国中小企业信息化建设理念的进步和投资意愿的提升，但是同时也发现了一些问题，具体如下：

(1)中小企业信息化建设人才储备短缺，信息化科学认知程度低。目前中小企业的经营决策大多采用领导个人决策直接决定模式，因此信息化推进很大程度决定于企业最高领导的意愿，而这些人普遍存在着信息化理论及实践知识储备欠缺的问题，观念较为陈旧，而信息化建设所需要的计算机和管理双项人才的引进受重视程度较低，具备这些技能的人才较为匮乏。

中小企业缺少科学的管理思想还导致了现代企业制度在管理中贯彻的较大难度，部分中小企业领导将信息化建设的精力主要集中在提升硬件、网络环境以及软件应用水平的基础上，而对人才的管理和使用较为轻视，这不但会使得巨资信息设备运营效率低下，不能发挥应有作用，而且还会对企业的资金管理造成额外浪费成本。此外，中小企业对于员工信息化办公的培训力度较小，对相关软件和信息模块培训教育缺乏，这也会导致中小企业信息管理建设的落后，甚至被同业和大企业赶出竞争激烈的市场。

(2)中小企业信息化系统管理建设投资结构不合理。资金欠缺以及企业融资难、自由资金周转慢是众多中小企业都存在的问题，而企业信息化管理改造和建设又是一项时间跨度较长的工程，风险与机会同在，但是小企业的实力决定了其管理水平的低下以及融资渠道狭窄的现实，众多的中小企业都存在企业资金不能应付信息化建设费用的巨大支出困境。

对于信息化系统管理所需要的软硬件、专业操作人才、相关业务及知识培训以及系统的更新维护等事项，都需要大量资金的持续保障，而小企业的“多办事、少花钱”经营思想使得信息化管理建设不能在它们之间得到坚持；另一方面，不少中小企业盲目的在信息化建设过程中加大对硬件设备的投入，而对先进的信息管理集成软件重视较少，这种头重脚轻的做法不仅直接使得企业流动资金运转困难，而且预期的信息化建设收益达成率也会严重降低，况且对于昂贵的硬件设备得不到科学的管理和维护，二次损失较大，企业后续投入实力被拖累。

2 市场经济背景下中小企业进行信息化管理建设的实施步骤

信息化基础建设、生产作业管理信息化、内部管理信息化以及供应链和客户关系管理信息化是中小企业信息化管理系统构建的四个有机组成部分，具体来讲有以下几个方面：

(1)信息化基础建设。这部分包括网络平台构建、企业网站建设、数据库系统建设以及办公自动化建设等。

网络平台构建要注意内部网的万维网接入，目的在于更加高效地利用资源共享，内部网可以实现企业无纸化办公，提升办公效率，通常硬件选择可以利用企业自有的LAN，软件选择要注意网络协议和操作系统功能，要结合企业自身需求进行选取，中小企业必须进行合理投资规划，统筹网路接入费用；外部网接入可以促进企业与客户、供销商等的及时信息交流，因此要格外注意信息安全，可采用数据加密的SSL技术方案，设置防火墙，防止来自外部的非法数据存取；要注意中小企业的Internet连入建立在遵循TCP/IP协议的基础上，以物理连接方式将计算机系统进行资源整合。

中小企业网站建设包括站点主题及销售目标划定、域名申请等，前者主要涉及建立网站初期指导方针、确立方向以及开展优势特色网络服务等业务，企业管理者确立数据信息类型及来源，设立转换HTML的信息更新流程，构建信息目录，技术人员对数据设立超文本链接，是信息质量和数量平衡发展，网站管理者创建易于信息和站点搜寻的网络结构，创新鼓励人员访问网站的生动页面，以远程用户的便捷访问为原则采用文字及图像格式，文字为主，图像为辅；域名申请以申请国内域名为主，可以向域名管理机构CERNET或CNNIC进行申请，个别企业由国际需求也可以像国际Internet服务提供商咨询。

数据库及办公自动化系统建设要注意实体数据的结构化程式处理，以数据表为导向，建立各项数据之间的对应连接，对系统环境及企业实际情况进行调研后编写代码，针对用户界面、信息输出入、数据打印以及管理维护模块测试系统运行稳定性，若测试结果较为稳定，便可以组织技术人员进行操作手册编制；办公自动化系统建设注重部门之间的信息交换，电子邮件系统、档案管理系统以及会议管理系统是重点，中小企业根据资金实力选购打印机、扫描仪、传真机以及硬盘设备等，档案管理系统标定存储、统计、标记以及删除项目，会议计划筹备信息系统要统筹通知、回执、计划、安排、查询、记录等议题调理科目。

(2)生产作业管理信息化筹备。这一部分要注重信息技术细节发展，综合应用CAD(计算机辅助设计)技术、CAM(计算机辅助制造)技术、CAPP(计算机辅助工艺设计)技术、CAE(计算机辅助工程)分析技术等来进行信息利用和协调，中小企业要结合企业产能形成CAD/CAM程序处理链条，进行产品质量及效率的信息化过滤，这些高端信息处理软件的利用可以极大地提高企业创新及生产效率，改进产品和服务质量，使得管理层及时、准确、综合地获取行业前沿信息及企业发展状况的数据解读。

(3)内部管理信息化构建。这部分要统筹中小企业信息流、物流、资金流以及工作流等任务集合，推进资源的存储和销售统建管理，对财务及人力资源进行信息化管理，具体来讲，信息系统要提供企业产品订单、入库、付款等管理功能，实现资金流和物流的实时监控，定期自动建立数据表统计，能够提供企业资源调拨、库存规划、批次参照、盘点矫正以及物料折损折价计算等服务；其次还要重点建立财务管理信息化终端，实现企业财务与实体业务协调运行，对于人力资源信息终端要综合构建组织结构、招聘管理、评估培训、福利分配以及沟通交流等多方面功能[5]。

(4)客户关系管理信息化建设。这部分的信息化处理着重信息终端的客户资源管理、客户交流反馈以及日常公关等项目功能，以对于客户的营销、服务、事物性处理为主，对于客户渠道集成、客户信息分析、客户协议履行以及潜在客户发展功能为辅。对于企业与合作方的双向交流则要求信息系统的组织浏览信息、销售业绩报告、历史销售波动以及销售佣金和其他费用的报告提供功能，此外，客户数据参照和个性化服务提供也要在企业网站上有所体现，便于客户自助服务，当然。与客户的信息交流是严格限制在企业信息系统的标准Web及密码登陆基础上的，以防数据泄露。

3 结语

中小企业的管理信息系统构建是一项相对其他业务属性较为庞大的系统型工程，其实施对中小企业来说是机遇与风险并存的，巨大的潜在价值和开发应用的资金投入成本等都决定了其规划统筹的必要性。为了在激烈的市场竞争中立足，与大企业争夺利润空间，中小企业必须要在分析自身特点的基础上，全面的了解和掌握管理系统信息化建设的发展及投入利用情况，以合理的管理系统信息化建设规划方案为基础，参照既有成熟经验，建设并运营好企业的管理信息系统，立足标齐小企业精简模式，实现企业管理信息系统建设的真正价值，不断地将企业管理和创新能力推向前进。

[1]王茜.关于我国中小企业管理信息化的思考[J].财会月刊,2010(1).

[2]覃忠达.浅述管理信息系统在企业现代化管理中的重要地位[J].广东烟草,2009(5).

[3]王凡林.关于重构企业信息管理系统的思考[J].商业研究,2010(3).

[4]刘凤琴.我国企业信息化建设研究[J].工业技术经济,2010(9).

[5]张天平.中小企业信息化进展的问题和对策[J].吉林大学学报,2010(3).

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1005-5800(2012)06(b)-059-02