企业电子采购优势及其策略选择

王晓灵，张宝明 WANG Xiao-ling,ZHANG Bao-ming

（上海理工大学 管理学院，上海 200090）

·产经研究·

企业电子采购优势及其策略选择

王晓灵，张宝明 WANG Xiao-ling,ZHANG Bao-ming

（上海理工大学 管理学院，上海 200090）

1 电子采购的含义

电子采购产生于20世纪90年代后期，最先兴起于美国，它最初的形式是一对一的电子数据交换系统。但由于解决方案耗费庞大，缺乏统一的标准，同时由于其封闭性又仅能为一家买家服务，因此在多数企业中还没有得到广泛的应用。随着经济全球化和互联网技术的发展，全方位综合电子采购平台出现，电子采购才真正兴起。

电子采购是用计算机系统代替传统的文书工作，通过网络支持系统完成采购工作的一种业务处理方式，也称为网上采购[1]。它的基本特点是通过建立电子商务交易平台，发布采购信息，或主动在网上寻找供应商、寻找产品，通过网上洽谈、比价、网上竞价实现网上订货、网上支付货款，最后通过物流系统进行货物配送，完成整个交易过程。

2 电子采购的优势

对于多数企业而言，物资或劳务的采购往往包括供应商寻找、认证、供货跟踪、下订单、订单变更等多个过程，购买过程较长，工作量十分大。而传统的采购方式是以电话、传真、直接见面的方式进行信息交流，因此，寻找优秀的供应商往往要耗费极高的成本。其次，信息交流不畅，企业无法对产品生产情况进行跟踪，导致市场响应能力不足。

电子采购从根本上解决了这些问题，它不仅扩大了供应商的选择范围，企业可以从中选择报价和服务最优的供应商，突破传统采购供应商数量的局限性，实现本地化采购向全球化采购的转变。同时，电子采购实现了采购过程的自动化，使企业通过网络寻找合适的供应商和物品，随时了解市场行情和库存情况，编制销售计划，在线采购所需的物品，并对采购订单和采购物品进行在途、台账和库存管理，实现采购的自动统计分析，提高了企业响应市场需求的能力。电子采购通过网络和计算机技术的应用，弥补了传统采购中的不足，带来了传统采购方式所不具有的种种优势。

2.1 降低采购成本

网上采购扩大了供应商的选择范围，突破了传统采购供应商数量的局限性，实现本地化采购向全球化采购的转变。同时，网上采购可节省差旅费开支，通过网站信息的共享，实现无纸化办公[2]。

2.2 提高采购效率

电子采购通过应用计算机技术重构企业的商业流程，简化了传统采购的信息收集、认证、商务谈判、资金结算等工作，使采购流程自动化、一体化，采购人员能在很短时间内得到比以前更广泛、更全面、更准确的相关资料。

2.3 增加交易的透明度

电子采购通过将采购信息在网站公开，采购流程公开，避免交易双方有关人员的私下接触，由计算机根据设定标准自动完成供应商的选择工作，有利于实现实时监控，避免 “暗箱操作”，提高了采购商品和采购价格的透明度。

2.4 优化采购管理

电子采购的职能通过网络实现，便于企业把不同部门、不同地点、不同人员的采购行为集中统一在网上实现，使采购活动统一决策，协调运作。此外，电子采购是一种 “即时性”采购，从提出采购到物资到位可以作到各环节紧密衔接，有效缩短采购周期，而且对于供应商的供货资料能够即时统计，因此可以降低企业的安全库存，提高资本的利用率。

3 电子采购模式的优劣势分析

电子采购基于Internet技术来实现采购的各种功能，形成电子采购系统典型模块：自动搜索产品和服务、自动生成和提交购买请求、在线达成协议、生成和传输购买订单、供应运送通知、开具发票和支付流程等[3]。目前电子采购模式主要包括：供应商卖方系统，采购商买方系统、第三方交易平台。

供应商卖方系统是一个或多个供应商建立的电子商务系统，它通常与供应商的内联网相连，与企业内部的CRM系统对接，目录的开发和维护由卖方负责。供应商用一个开放的网站在因特网上推销其商品和服务，允许大量的采购方企业浏览和采购自己的在线产品。

在这种模式中，卖方价值链的营销元素和买方价值链的采购元素直接通过网络连接，由于省去了其中的渠道价值链，为卖方减少了推广和销售费用，从而让利于采购商。此模式对于采购方的优点在于，供应商自建系统，供不特定的买方浏览、选购产品，系统开发维护由卖方负责，买方不用做任何投资。但其缺点在于，供应商卖方系统往往不能与买方财务系统、客户关系管理系统等内部系统很好地兼容，采购商难以跟踪和控制采购成本，同时也不利于与供应商形成持续、稳定的合作伙伴关系。

采购商买方系统是由一个或多个企业联合建立的电子商务系统，目的是把市场的权力和价值转向买方。它通常与企业的内联网相连，与企业内部ERP对接，采购商维护多个供应商的商品服务目录及数据库，并负责所有交易公司的采购和财务系统。

在此模式下，采购商在互联网上发布所需采购产品的信息，供应商在采购商系统中登录自己的资质、产品、服务等可获得性目录信息，供采购商评估。此模式与供应商卖方系统正好相反，由采购方建立系统和维护系统，对于采购方而言，他可以更紧密地控制整个采购流程，限定目录中所需产品的种类和规格，设定不同的采购权限。通过对系统中的多个供应商的系统评估，易找到最合适的供应商。其弊端在于，采购商需要投入大量的人力、物力以建设、管理、维护系统。

第三方交易门户是通过一个单一的整合点，使多个卖方和买方能够聚合，并进行各种商业交易[4]。其中门户又分为垂直门户和水平门户：垂直门户是经营某个行业产品的网上市场，如钢材、化工、能源等，主要吸引本行业中的买主。水平门户集中多行业的产品，供不同行业的买主采购。

对买卖双方而言，第三方交易门户优点在于企业不需要大量投入，只需购买第三方的服务，利用第三方提供的技术即可实现一站式在线采购。同时由于交易平台将不同的供应商、采购商集中到同一个市场中，大大方便了买方对产品查找和对供应商的挑选，而卖方则更方便地推广其产品，降低了营销成本[5]。其缺点在于部分第三方交易门户为收取更多的服务费用，对注册企业审核不严，导致信息质量良莠不齐，这会给采购商挑选优秀的供应商带来一定的困难。同时它也存在难以与买卖双方企业内部管理系统完整结合，不易对采购开支进行跟踪和控制。

4 企业电子采购策略选择

基于以上对3种电子采购模式的优劣势分析，企业应结合自身特点和市场环境，采用恰当的采购模式。

大型或特大型企业，其自身具有资金充足、信息化管理水平高、供应商固定等特点，且往往处于所在供应链的核心地位，所以有必要建立一套符合自己特点的电子采购系统，加强企业与供应商之间的信息沟通，实现电子采购系统与企业内部其他信息系统之间的兼容和信息共享。因此，大型企业易采用加强卖方或买方系统建设的方式。鉴于自建电子采购系统的投资较大，建议采用分步实施来缓解风险压力。其次，由于这类企业通常分为多个产品部门，对生产性资源，可以以各个产品部门为核心实施，充分发挥大型企业在供应链中的优势地位。对于非生产性资源，由于各个产品部门的差异性较小，实现企业集中采购，可以享受更大的数量折扣。

中小型企业往往存在资金薄弱、信息化水平不高，技术力量不够等劣势，并且中小企业的采购多呈现小批量、多品种的特点，通常与供应商之间不能形成稳定的关系。因此，中小企业自建采购系统的内生力不足，它更易使用第三方交易平台的模式，由其提供完备的采购交易功能、丰富的企业信息和产品信息，进而提高采购方对产品的寻找和选择效率，以降低采购成本。鉴于第三方交易平台中存在企业、商品信息良莠不齐的缺点，中小企业应该选择有一定品牌知名度、行业性较强的交易平台。

[1] 熊伟，徐明.采购与仓储管理[M].北京：高等教育出版社，2006:189-191.

[2] 林鲁生.电子化采购优势分析及实施电子采购策略[J].物流与采购研究，2009(2):134-135.

[3] 李瑶，李明砚.中国企业电子采购发展与案例研究[C]//现代工业工程与管理研讨会 （MIEM'06）论文集.北京：科学出版社，2006:33-36.

[4] 注册电子贸易师认证培训教材编委会.电子贸易[M].北京：清华大学出版社，2009:66-67.

[5] 曹巧艳.中小企业电子采购应用模式研究[J].合作经济与科技，2007(5):95-96.

The Advantages of Enterprise Electronic Procurement and Strategic Choice

(University of Shanghai for Science and Technology,Business School,Shanghai 200090,China)

分析了电子采购的优势，对三种主要的电子采购模式进行优劣势对比分析，并结合我国大型企业和中小型企业的特点，提出我国企业实施电子采购的选择策略，对企业实施电子化采购有一定的借鉴意义。

电子采购；采购策略；电子商务

This paper analysis the advantages of the electronic procurement and compare the advantages and disadvantages of three main types of electronic procurement mode.Finally,this paper put forward the electronic procurement strategy of large enterprises and small and medium-sized,according to their characteristics.Thus,it has certain directive significance for enterprises to carry out electronic procurement.

electronic procurement;procurement strategy;E-commerce

F273

A

2011-01-19

王晓灵（1986-），女，湖北洪湖人，上海理工大学管理学院硕士研究生，研究方向：电子商务。

1002-3100(2011)04-0134-02