EXCEL在教务管理中的综合应用

杨维如

（健雄职业技术学院，江苏 太仓 215400）

在日常的教务管理工作中会遇到大量的数据、繁杂的统计，无形中增加了许多工作量，这就要靠计算机来解决问题。office中的Excel是功能丰富和数据处理能力强大的电子表格软件，具有数据筛选、排序、查询、统计等功能,许多信息的存储与处理都是通过Excel电子表格来实现的。Excel既容易掌握，又方便实用，是办公自动化的好助手，下面就如何运用Excel来进行教务管理工作中成绩管理、选课管理、数据透视表在考试冲突排查中的应用等几方面作简要介绍。

一、成绩管理

在Excel中输入如表1所示的学生成绩表就要用到SUM、AVERAGE、COUNT、COUNTIF、RANK等函数。

新建一个Excel工作薄文件“学生成绩表”，按表1形式输入各基本数据项，其中每个学生的“总分”、“平均分”、“名次”三列中的数据是通过函数计算出来的，从“单科平均分”起以下各行的数据也是通过函数计算出来的。

在“秦毅”的总分即第二行第E列处也就是E2 单元格中输入公式“=SUM（B2：D2）”，在 F2单元格中输入公式“=AVERAGE（B2：D2）”，在G2单元格中输入公式“=RANK(F2,$F$2:$F$51)”,Excel就可自动计算机出“秦毅”的总分、平均分、名次。要计算机其余各人的总分、平均分、名次只需用拖动的方法将E2、F2、G2单元格的分式复制到以下各单元格即可。

在大学英语单科平均分处也就是B52单元格中输入公式“=AVERAGE (B2:B51)”,在B53单元格中输入公式“=COUNTIF（B2：B51，“>=60”）/COUNT(B2:B51)”，在 B54 单元格中输入公式“=COUNTIF（B2：B51，“<60”）/COUNT(B2:B51)”，在B55单元格中输入公式“COUNTIF（B2：B51，“>=60”）”，在B57单元格中输入公式“=COUNTIF（B2：B51）”，就可自动计算出“大学英语”的单科平均分、及格率、不及格率、及格人数、不及格人数、参加考试人数等数据。要计算另外几门课程的平均分、及格率、不及格率、及格人数、不及格人数、参加考试人数只需将单元格 B52、B53、B54、B55、B56、B57 中的公式用拖动的方法复制到右边的各单元格即可。

在表1用到的各个函数的格式与功能如下：

函数SUM功能是计算参数表中各数值的总和，如“SUM（B2：D2）“是计算从 B2 到 D2 单元格中的各项数据之和。

函数AVERAGE的功能是计算参数表各数值的平均值，如“AVERAGE（B2：D2）”是计算从B2到D2单元格中的各项数据的平均值。

函数RANK的功能是计算一个数据在一组数据中的排位，如“RANK($F$2:$F$51)”是计算F2单元格中的数据在从F2到F51共50单元格中的50个数据按升序排列时的位置。

函数COUNTIF的功能是计算某个区域中满足某个条件的单元格的数目。如“COUNTIF（B2：B51，“>=60”）是计算从B2到B51共50个单元格中的50个数据中大于或等于60的数据个数。

函数COUNT的功能是计算参数表中的数字参数和含数字的单元格的个数。如“COUNT（B2：B51）是计算从B2到B51共50单元格中是数字的单元格的个数。

如果要计算大学英语学科的80分（含80分）到90分之间的人数应该怎样写公式呢？公式应该是“COUNTIF(B2:B51,“>=80”)-COUNTIF(B2:B51,“>90”)”

二、选课管理

我们学院2009级学生开设的公共艺术选修课对于每一个学生来说都得选，2009级学生有1490名，而到报名截止前一天，只有1380名学生选了，怎样才能做到又准确又快捷地找出这110名没有选课的学生呢？VLOOKUP函数就可以解决这个问题。

VLOOKUP函数是根据表格或数组的首列来查找指定的数据，并由此返回表格或数组当前行中指定列处的数据，它有如下功能：

（1）指定位置查找和引用数据；（2）表与表的核对；（3）利用模糊运算进行区间查询。

语法格式：VLOOKUP（查找目标，查找区域，需要显示的列，TRUE或FALSE）

公式说明：查找目标：实际上是指查找的依据 就是连接两个表或多个表的共同项，表1（2009级所有学生）、表2（2009级公共选修课学生名单）中的学号；

查找区域：需要在其中查找数据的数据表区域，注意查找目标必须在查找区域的第1列。表2 2009级公共选修课学生名单中，学号必须在第1列，输入的查找区域必须填写绝对坐标可以写成：'2009级公共选修课学生名单'!$A$2:$C$1381；

需要显示的列：查找区域中待返回的列数，比如我们要返回表3公共选修课选课情况中选课情况，相对列数就为3；

TRUE或FALSE：TRUE代表为模糊查找，可以用1代替；FALSE为精确查找，可以用0代替，我们一般都选择精确查找，设置为0。

这样，我们为了精确查找没有选课的学生名单，就在公共选修课选课情况表的第3列中设置公式为：“=VLOOKUP(A2,'2009级公共选修课学生名单'!$A$2:$C$1381,3,0)”，就出现了表3的情况，

表3第3列若出现“#N/A”情况的，则说明这个学生还没有进行公共选修课的选课，这样我们就可以准确地通知这些学生进行网上选课。

三、数据透视表在考试冲突排查中的应用

数据透视表是一种对大量数据快速汇总和建立交叉列表的交互式表格，可以转换行和列来查看源数据的不同汇总结果，提供了一种从不同角度观看数据清单的简便方法。数据透视表透视出的数据经常是考务管理员分析问题、研究对策取得解决问题更好方案的有力依据。如学期初补考每门课程的补考学生数，这直接决定了补考试卷的印数；再如有学期末每自然班的考试课程数在及每课程参加考试的平行班数作参考，可确定出优先排考课程以及强力控制考试结束时间班级的范围，得到这些数据凭分类汇总也是无法实现的，只有数据透视表才能做到。

考务管理员每学期最繁忙时就是期末考试之时，全校一两百个在校班级，每个班级有若干门需考试的科目，而同一门课必须同时考试，同一个班级一个时间段即场次只能考一门，为排考很多高校购买了排考系统，然而一般功能比较健全的系统市场价格也不菲，价格低廉的系统功能又不健全，查不出冲突。其实Excel数据透视表本具有排查考试冲突的功能，但要合理的确定透视表的行字段、列字段和数据项才能实现这一功能。以考试时间冲突排查为例，以“班级”作为数据透视表的行字段，“场次”作为数据透视表的列字段，“课程名称”作为数据透视表的数据项进行透视，即可得到每班在每场已安排的考试课程数，若均为“1”，则没有冲突，若有“2”或“3”出现那么安排在这个场次中的课程需另换时间了。对考场以及监考教师冲突的排查同理可推，数据透视表可以快速统计监考老师场次。

以上这些都是我在平时的教务工作中积累下来的的Excel电子表格的巧妙应用，Excel为电脑应用基础之中的基础。希望大家能够借助我以上的实践经验，对以后的学习和工作有所帮助。

[1]郑丽.Excel若干使用技巧.电脑学习［J］,2000.1.

[2]熊傲.Excel2000全面掌握.中国大地出版社,2004.

[3]王国琴.Excel在日常教务管理中的应用.机械职业教育,2004.12.