高校档案收集归档工作中的几个误区

　　【摘要】收集归档是高校档案工作的基础性工作，但由于一些学校整体档案工作意识的薄弱，导致各部门在收集归档工作中存在一些误区，有待于澄清。
　　【关键词】高校 档案 收集归档 误区
　　【中图分类号】G271【文献标识码】A【文章编号】1009-8585(2011)02-00-01
　　
　　高校档案工作是维护学校历史真实面貌、传承学校文化记忆的一项重要基础性工作，是衡量学校教学、科研、管理水平的重要标志和依据。当然，较之学校教学、科研、管理等中心工作而言，档案工作具有一定的滞后性，产生的当下效益也不是很明显，这就决定了一些高校整体档案工作意识的薄弱，在日常的收集归档工作中，也不可避免地存在一些误区。
　　误区一：收集归档工作无关紧要
　　高校档案是高校文化的沉淀和高校历史的记忆，具有不可替代的资料和凭证价值。档案馆依托档案存在和发展，因此，学校档案工作的首要工作是做好收集归档这项基础性工作。但从收集归档工作的实际情况来看，存在的主要问题是一些部门完全缺乏档案工作意识，根本不重视归档工作，导致档案收集归档难度较大，档案资料收集不完整、不齐全。导致这一现状的根本原因是学校上下档案工作意识的缺失。大家都认为，学校是教书育人的重要阵地，只要把教学、科研、管理等保证学校正常运转的工作做好就行，至于这些工作产生的文件资料是否收集归档根本无关紧要。殊不知，档案是学校发展历史的见证，档案的残缺就是学校历史的残缺，一所没有历史的学校就是一所缺乏底蕴和根基的学校，不可能有良好的发展前景。一些学校在举行校庆、院庆时，总要花大力气编写校史、院史等等，可想而知，如果没有平时日积月累的收集归档工作，校史、院史的编写工作就只能是空中楼阁。在高校，存在一种奇怪的现象是，一些部门平时根本不归档，到需要利用文件资料的时候，就想起档案馆是保存利用学校文件资料的地方。当然，这些部门到档案馆来查询的结果就可想而知了。很简单，档案馆只是保存利用文件资料的地方，但自身并不产生文件资料，所以，要想已有的文件资料实现利用价值，学校各部门自身首先必须配合档案馆，做好收集归档这项基础性工作。
　　误区二：整理立卷是档案工作人员的事情
　　教育部和国家档案局2008年新颁布的《高等学校档案管理办法》明确规定：“高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度，”[1]（P8）这就是我们通常提到的部门立卷的归档制度。很明显，这就是说，文件材料由哪个部门形成的，就由哪个部门负责整理立卷。整理立卷工作包括按照文件材料的自然形成规律对文件材料系统整理组卷，编制页号，制作卷内目录等工作。但在实际归档工作中，很多部门认为，整理立卷应该是档案馆的事情，甚至有人还诘问：档案馆为什么把整理立卷的工作推给各部门？自己为什么不做这些工作？个人认为，《高等学校档案管理办法》规定部门立卷的归档制度，原因如下：第一，各部门更了解自己部门文件材料的自然形成规律，组卷更科学、更合理；第二，各部门文件材料的收集整理工作与平时工作是同步进行的；第三、档案工作人员的主要工作职责是对各部门归档材料进行更深层次的管理，例如分类、编目、上架、保管、查询、利用、编研等等。总的来说，在收集归档工作中，档案馆和学校其它各部门各有分工，各负其责，收集归档工作其实不是档案馆一个部门的事情，而是学校各部门共同的事情。
　　误区三： 重要文件材料部门留存不归档
　　在平时的收集归档工作中，发现一个奇怪的现象是，有的部门理直气壮地认为，为了以后查询利用方便，一些重要的文件材料由部门自己留存，不用移交档案馆保存。他们的理由是：有些文件在以后的工作中经常要查询利用，留在自己部门可以随查随用，何必多此一举由档案馆保存。其实，由档案馆保存的原因很简单：第一，档案馆是学校永久保存和利用档案的职能部门，与学校工作相关的重要文件材料都应该由档案馆保存；第二，档案馆能永久保证文件材料的安全，各部门无法达到这一要求；第三，档案馆随时为各部门提供文件资料查询利用服务。所以，越是重要的文件材料，越应该按照归档要求及时向档案馆移交，否则，就会造成大量重要档案史料的流失，给学校的发展造成一定的影响。
　　误区四：归档文件不用移交原件
　　有的部门不向档案馆移交文件材料，有的部门则采取另外的措施：原件自己留存，给档案馆移交复印件，真所谓“上有政策，下有对策”。但殊不知，这一看似合理的做法其实体现了对档案管理办法的一无所知。《高等学校档案管理办法》对高校档案的定义是：“本办法所称的高等学校档案（以下简称高校档案）是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。”[1]（P3）由此可见，档案的重要特点是具有保存价值，可以作为凭证和证明使用，显而易见，一纸复印件是不具备这一功能的。所以，向档案馆移交文件材料复印件是毫无意义的，档案馆也有权拒收文件材料复印件进馆入库。总之一句话，归档文件材料必须是具有保存价值的原件。
　　要澄清收集归档工作的上述误区，首要一点是学校必须摆正档案工作的位置，全校上下必须意识到档案工作在学校工作中的重要性，真正具有良好的档案工作意识。另一方面，作为档案工作人员，必须在全校范围内加大对档案工作的宣传力度，增强档案知识的普及性，使大家认识档案，收集档案、利用档案， 真正体会档案带来的工作效益，让档案工作更好地为学校各项中心工作服务，为学校改革发展服务。
　　参考文献
　　[1]