医用耗材证件的信息化管理

李小舟 吴婷婷 周明敏 温州医学院附属眼视光医院

目前医用耗材种类繁多，经费占用量大，涉及医院的所有临床部门，并且年用量随着医疗技术的不断进步有逐年上升的趋势，并且不断更新换代。我院是一所眼科专科医院，可能在品种上比不上综合性医院，但每年的金额都呈递增趋势，特别是人工晶状体等植入性材料所占比例达82.65%，这对我院医用耗材质量管理提出更高要求。因此，为保证所购入的各种医用耗材质量合格，避免引起医疗纠纷，对它们的证件进行登记管理和定期查验是十分必要的，因证件管理的优劣直接影响并控制产品质量。

可是以传统的证件管理方法，经常会出现部分物品在首次购入时各项证件齐全，但在使用一段时间后，却发现已过了失效期，使医院处于被动，最重要的是耗材已经被使用，无法保证其使用质量，就有可能影响医疗质量，容易引发医疗纠纷。另外，由于产品证件多，当各相关主管部门来检查时，经常会出现手脚忙乱，不能准确及时查到有效信息的情况，甚至对某些厂家的某些产品无法做到即时检索。针对以上存在的问题，我们开始思考怎么利用“信息化”代替“手工”进行有效管理？

证件管理的主要难点在于实时管理，包括证件资料的不断增加和更新、实时查询和动态掌握从采购到入库整个工作流程中的证件管理过程。我院在已有的计算机局域网，自主研发了具有眼科特色的HIS（医院信息系统）中的物资管理系统，运用物资管理系统管理日常的资产、耗材等物资的相关业务和信息流。为了改变证件管理难题，达到证件的实时管理和可控的目的，我们提出在HIS中的物资管理系统增加证件管理子模块，以下就相关功能设置及操作流程和大家作一些交流。

证件的添加、修改和删除功能

证件管理的基础工作是证件信息的录入、修改和删除工作，如何将每一种物品与相应的生产厂家和供货单位对应起来是一个关键环节，靠档案管理员人工查找资料是非常困难和容易出错的，而且耗时间，效率又低。

因此在考虑证件基本信息设置时，我们决定一种物品的证件分别由三个独立的部分组成：(1)供应商资料：供应商名称、营业执照、医疗器械经营许可证等；(2)生产厂家资料：医疗器械生产许可证、卫生许可证等；(3)产品证件：销售代理授权证明、产品注册证和受理通知书等。在各部分相关字段中分别输入相关的证件号及有效期后，再根据物品名称及规格型号对其三部分资料进行组合联接，并加以编号。

以上操作做法，主要考虑到三者信息本身的独立性，日常工作中基本上只有某一项证件发生过期或换证，只需要变更某一项内容即可，较灵活实用。重新联接后，系统在原始档案号的基础上，重新生成新的证件编号。系统上生成的每个证件编号，就是表示原始资料的编号，即在检索产品的证件时，即可找到相关原始证件，方便快捷。

同时在输入证件信息的同时，系统会自动生成该证件的状态标识，主要分为有效、过期受理、过期保留、停用。即系统会识别每个证件的有效性，如果超过有效期，系统会自动为证件标上“停用”，但如果审核员录入受理通知书，证件状态自动会变为“过期受理”，或采购仓库发现虽然证件过期，但物品仍在有效期内使用，经审核人员确认后，可将标识转变为“过期保留”，即该物品可继续使用。这样人机之间的相互控制，能有效的保障证件的实时有效，把好医用耗材的准入关。

为了保证入库产品名称、规格型号和证件资料库中的产品名称一致，该项基础信息资料的建立由采购员和审核员双审核确认后，由审核员统一进行设置。仓管员做好验收入库和系统操作，同时做好最后确认把关。虽然这些基础性工作需要较大的工作量，但对长期的有效的证件管理起到非常关键的作用。

证件相关信息的查询、打印和输出功能

证件查询模块的功能是通过物品编码、生产厂家、供货单位、各种证件失效期等查询条件独立或组合查询出需要的相关证件信息，便于对物品质量和证件的有效性进行监控，并可按照不同的需求打印出来，输出后可做进一步分析。查询方式主要包括：单个字段信息查询、多个字段信息组合和选取字段等三种方式查询。

单个或多个字段查询是指直接输入物品名称及规格其中的字或符号，系统可列出相关的证件信息，包括证件编号、具体证件名称、证件号、有效期及状态等。

选择字段查询是指在不确定具体信息的情况下，可按照物品的类别进行选择，选择类别后，窗口就显示出该类别下所属的所有物品名称，点击某一物品后显示所有规格，点击某一规格可列出该物品的证件信息的查询方式。

考虑到某一个注册证可能对应较多不同规格的物品名称，我们在系统里设置了另外一种查询报表，即查询到某物品的相关证件信息的同时，点击该注册证即可显示该注册证所对应的所有已链接物品。

有效期自动提示功能

医用耗材证件不但有相应的内容，而且都是有一定的有效期。在实际工作中，我们都会碰到经常有代理商变更，或经营公司更名等情况，同时还有新产品增加或老产品淘汰停用等情况。因此，为保证医用耗材证件的实时、有效，要经常核对证件。但对于一家医院来讲，医用耗材品种多，进货批次多，不可能每次采购订货的时候都进行翻查相关证件。所以用信息技术实现有效期的自动提醒，是证件信息化管理的关键部分，它可以对证件的有效期进行掌控，从繁多的证件信息中筛选出已过期的证件名称、失效日期、代理公司的名称及证件号；并通过自动报警提醒功能将近效期30天内的，相关联的证件信息自动列出，同时提醒仓管、采购控制该种物品的采购，并联系厂家做好证件的更新工作，保持工作上的延续性。

入库操作时的证件即时动态显示

我院的仓库和采购不是在同一场所办公，所以靠原来的传统管理方式很难实时将相关信息共享。特别在医用耗材验收入库时，证件的实时有效是非常关键的，否则就有可能将过期或无效证件的产品验收入库，这就意味着使用无证产品、向无经营许可的企业购买了产品，从而损害了患者的利益。

所以，为了更有效的管理各类证件，把好验收入库关，我们对各类产品的证件和入库操作进行关联，使得在每次的入库操作中，系统能自动提供证件的注册证号、有效期。具体做法是：(1)在入库操作时，系统要根据已输入的产品对应的有效证件信息，直接显示生产厂家、注册证号和有效期等，表示该产品的证件是有效的，可进行验收入库；(2)若该产品的生产日期超出某项证件的有效期外，系统自动提示无法入库。另外还有一种情况是证件虽然过期，但产品生产日期在产品证件有效期内，仓库员和审核员经确认后，审核员将该证件的状态变更为“过期保留”状态，仓库人员才可以进行验收入库；(3)若两个注册证交替互换期间，在系统验收入库时，系统会出现两个证件号，仓库人员应根据实物对应的证件号进行选择入库。

我院自从运用计算机网络试行证件管理后，取得了较好的成效，即节省了时间，方便检索，又保证了医疗耗材的质量，使医院的耗材管理有了更进一步的提高。但是，医用耗材的证件管理是一项长期持久的工作，需要我们持之以恒，不断的探索新的管理思路和方法，以提高医院的整体管理水平。

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