关于企业办公室工作规范化管理问题的思考

张永先

办公室是企业的综合性管理部门，起着参谋、助手、协调和窗口的作用，同时也还有企业自身的特点，即承担一定的管理职能，因而办公室在规范企业管理中应能够发挥自身的作用。

正确认识企业办公室工作管理规范化的重要性。

管理的规范化是科学管理的前提和基础， 没有管理的规范化， 就谈不上管理的科学化。没有规范化管理，办公室就难以统一目标、统一行动、纵横协调、健康发展，办公室就会陷入无序性、随意性的混乱局面。可以说，没有规范化管理作基础的企业，就好像沙滩上建大楼。实践证明，办公室工作规范化对办公室管理工作具有举足轻重的意义。

一、规范化管理有助于促进企业办公室内部的分工与协作。由于企业办公室需要高度的分工与协作，各个部门、岗位和人员在每一项具体工作中的职责、权限以及相互关系，依靠健全完善的制度来有效的分工与协作。通过制度化的方式实现科学而有效的分工协作，形成合力，从而高效地完成办公室的各项任务。

二、规范化管理有助于提高企业办公室的工作效率。通过规范化管理，可以将办公室各项职责加以科学地组合，建立岗位责任制，既相对分工，又团结协作，对日常事务的处理区分轻重缓急，做到先后有序有条不紊，有效地避免推诿扯皮和撞车现象， 而且由于办公室的工作涉及方方面面，和职能部门的协作、交流较多，因而可以带动企业各管理部门的规范化进程，促进整体管理水平的提高。

三、规范化管理有有助于保证办公室工作有序开展。办公室在建立健全管理制度的同时，把总体目标层层细化、分解，理清各项事务流程，明确权利和责任，把办公室的各项事务，明确由谁负责、谁承办，何时办毕等都按流程办事，使办公室的各项管理活动按照一定的秩序有准备、有步骤、有条不紊、循序渐进地进行，促进和实现办公室管理的正常化。是推动办公室工作有序开展的保证。

四、规范化管理有助于提高企业办公室工作人员的综合素质。显而易见，一个管理混乱杂乱无章的办公室是很难培养锻炼出优秀人才的。通过规范化管理可以通盘考虑办公室人员结构素质要求和人员培训提高的措施， 工作实绩的考核评估等， 有助于培养人才。

客观分析企业办公室工作管理规范化存在的问题

应当看到，企业办公室规范化管理近些年来取得了不少进展，特别是公文处理、会议管理等日常事务的规范化程度较高，但是，从总体上讲，办公室规范化管理中仍然存在不少问题。突出表现在：一是管理规范没有与时俱进。虽然大多企业办公室都建有各种制度，但现实很多办公室管理制度并没有随着当前工作的运行而变化，相应修改制定和完善规章制度，因此现有制度陈旧，没有适应当前形势发展的需要。二是规范化管理的意识不强，经验式粗放式管理方式仍然存在。具体表现在办公室人员职责不清，素质结构不尽合理，被动应付事务多、主动服务少，办事多参谋少凭经验办事多，缺少对职责人员等进行科学合理的配置等等，从而从主观上影响了办公室的规范化管理进。三是有章难循有章不依。有些办公室虽然制作一套所谓的规章制度，锁在柜子里，挂在墙上，用在“经验交流”中，实际工作中仍然我行我素，另成一套。有些办公室虽然制度订了不少，但主观上规范化管理的意识不强，因而在执行中便大打折扣，实际上依然形同虚设。

企业办公室工作规范化的原则

一、制度管理的原则。办公室工作千头万绪，如果没有健全的规章制度，很容易在忙乱中出差错，出现相互推委、扯皮等现象。办公室工作越来越规范化，就越来越依靠制度来进行管理。按照法约尔的理论，制度由以下管理原则组成：一劳动分工，分工越细，衔接就应当越紧密；二权力与责任，权力越大，责任就越明确具体；三纪律可以维持协调和统一；四统一指挥和领导，要保持管理思想的统一性；五个人利益服从集体利益原则；六秩序，它保证每一项管理活动都在应有的位置上运行；七人员的稳定和团结，有利于管理活动的协调运转；八首创精神，他是办公室工作充满活力的前提。因此要建立健全工作的各项制度，用制度来管人，做到事事有人管，件件有落实，从而提高工作的效率和质量。办公室主要规章制度有：岗位责任制、公文处理办法、会议制度、接待制度、后勤管理制度等。

二、以人为本的原则。以人为本的思想贯穿到规范化管理的各个方面，在管理中注意研究人的内在要求和行为规律，通过有效激励和约束，最大限度地发挥员工的积极性、主动性和创造性，实现工作效率的最大化。

三、过程控制的原则。对每一项工作职责和任务，明确工作链，绘制流程图，搞好过程控制，推进每个工作环节的规范化，确保实现办公室整体规范化管理目标。

四、方便考核的原则。工作目标量化和具体化，对难以量化的目标任务，根据情况认定边界考核条件，减少不确定因素在考核中的影响。

五、追求效能的原则。在实施办公室规范化的过程中，要克服僵化和形式主义倾向。管理工作无小事，以提高工作效率为核心，不断创新和探索，努力钻研管理的新方法，探求管理的新思路。革除一切阻碍和影响工作的因素，不断完善工作运行机制，促进工作上水平。

对加强企业办公室工作管理规范化建设的若干建议

一、制定各种制度，使管理规范化。一要建立完善各种工作制度。着力建立完善每项工作、每个环节、每个岗位的制度和办文、办事、办会、决策、督查、考勤、管理、保密、接待等一整套科学规范的工作制度，制定细致严明的标准和程序，对各个岗位和人员提出具体要求，使工作开展有章可循、有规可依。二要建立完善监督制度。建立完善上级文件、会议精神、重大决策和领导批示指示贯彻落实的监督制度，确保上级精神和领导决策不折不扣地贯彻执行。三要建立完善考核制度。坚持量化考核和定性考核相结合，着力制定一套科学合理的考核制度、标准和方法，形成科学的评价体系。对能够量化考核的尽量量化考核；对不宜量化考核的，制定规范标准，定性考核。四要建立完善奖惩制度。坚持把监督和考核的结果作为奖惩的依据，真正做到奖优罚劣，使每一项工作都有布置、有检查、有考核、有奖惩。

二、规范工作流程。要加强办公室的规范化管理，按照精简程序、清理环节、明确标准的要求，规范办公室各项工作流程。要制定办公室各项工作的标准、程序和要求，对各个岗位做什么、怎么做、程度如何进行明确规定，促进工作程序化、规范化。

三、狠抓制度落实。光有制度，没有执行，犹如“一纸空文”。制度能否产生成效，产生多大成效，关键要看抓落实的程度和力度。企业办公室要牢固树立抓落实的意识、抓制度落实的意识，切实落实机构、人员，以“踏实有印、抓铁留痕”的力度，狠抓各项制度的落实，推进办公室管理的规范化，促进办公室工作效能和服务水平的提升。

四、加强学习。以企业创建学习型活动为契机，把建设学习型企业与提升办公室工作规范与服务水平结合起来，不断更新学习理念、创新学习形式、丰富学习内容，促进办公室工作人员的综合素质和服务水平得到全面提升。

五、在规范中求创新。完善的制度和规范是我们办事的准则，但在制度约束的过程中，要注意工作的艺术性，把原则性与灵活性结合起来，既要讲制度，也要讲情理。违反制度会出差错，拘泥制度有时会误事。老制度要适应新情况。

六、实施现代化办公管理手段。新形势下，办公室工作规范化，务必保证办公手段现代化。充分利用互联网、政务网、企业内部的局域网的功能，发挥网络的作用，用于办公室工作。实现了公文处理电脑化，将公文工作置于局域网和广域网之中，通过发文审批、电子邮件，实现公文处理的电脑化。实现了档案管理的现代化，运用现代科学技术，管理、开发和运用档案资源，保证档案的完整无缺，提高档案的利用效果。要加强办公室自动化和信息化建设，积极使用先进的办公设备和管理软件（系统）办公，切实提高工作的效率。

总之，在企业管理过程中，要重视办公室规范化管理工作，正确分析办公室在管理规范化方面存在的问题。同时，要针对问题制定加强企业办公室管理规范化的若干对策。只有这样做，才能做好企业办公室规范化管理工作，不断提高办公室管理水平和服务质量，从而为企业改革与发展提供基础性保证。

（作者单位：福建三钢（集团）三明化工有限责任公司）