图书馆岗位轮换策略探析——以南开大学图书馆为例

林红状,张伯山

(南开大学图书馆,天津 300071)

在传统图书馆管理模式下,强调工作岗位相对稳定,强调图书和设备的重要性,强调按既定经验操作,图书馆员日复一日地重复着单一的工作。组织分工在一定程度上提高了专业化水平,但是工作人员的积极性和主动性却下降了。岗位轮换是一种与现代图书馆服务理念相适应的人力资源管理方式,贯彻以人为本的思想,在调动图书馆员工作积极性、全面提升图书馆员业务水平、开发人力资源潜力等方面发挥了重要的作用。各种类型的图书馆已不同程度地将岗位轮换运用到工作实践中,并不断探索适合各图书馆实际的岗位流动模式。

1 图书馆岗位轮换的分析

1.1 图书馆岗位轮换的优势

岗位轮换是为了达到既定目标,在保持总体岗位相对稳定、保证工作正常开展的前提下,有计划、有步骤地对图书馆员的工作岗位进行转换。

组织结构特点是岗位轮换得以实施的组织基础。通常图书馆只设有馆长、部门主任和普通馆员三个层级,组织结构和层级的相对简单,使岗位轮换的顺利推行成为可能。组织结构简单,图书馆员之间利益交织不密切,个体的调动牵扯到的部门和人员少,岗位调动受到的阻力小,便于工作的展开。层级的简化,便于指令的下达和建议意见的上传。

图书馆的工作性质为岗位轮换创造了良好的环境。图书情报工作实践性很强,不同岗位对技能的要求各不相同,但是同部门或相近部门之间工作联系十分紧密,在工作中积累的经验使图书馆员能较快地适应新岗位的工作。随着社会的进步和科学技术的发展,新知识、新信息层出不穷,与时俱进本来就是图书馆员应当具备的优良品质。对于图书馆员来说,适度的岗位轮换只是使原来学习的深度推进转向了广度的拓展,具有一定的知识面能促进其工作的专、精。

人员结构的变化为推动岗位轮换的开展提供了人才条件。近年来,为了满足读者多元化的需求,许多图书馆招聘了一批具有不同专业背景的年轻人,在人员学历层次上较以往有所提高。从 2005年起,南开大学图书馆提高新进人员的学历门槛,陆续招聘具有研究生及以上学历的具有不同专业背景的图书馆员。实践证明,这些新生力量学有专长,善于接受新事物,富有创造力,热衷于学习各种新知识。对于他们来说,岗位轮换既是全面熟悉图书馆业务的重要途径,又是学习和运用图书情报理论知识的好方法。对于图书馆来说,岗位轮换不仅仅是知识的传播和运用,而且给图书馆工作注入了生机和活力,产生“鲶鱼效应”,唤起图书馆员的危机意识,使岗位轮换的成效迅速显现。

1.2 岗位轮换面临的挑战

影响图书馆岗位轮换的问题主要集中在两个方面:一是来自部门和图书馆员的思想认识。有些图书馆员习惯于既有岗位的工作,固守岗位终身制的旧模式,对岗位变动顾虑重重,不愿意轮换。在有些图书馆员看来,岗位有冷热之分,给人以或升或降的暗示,易造成心理落差和精神负担。各部门有本位主义思想,或者担心工作效率,或者怕添麻烦,不愿意放走骨干人员,拒收新的人员。二是管理者对岗位轮换操作尺度的把握。人的精力是有限的,力图培养“多面手”和“通才”,反而容易造成“样样通、样样松”,影响服务质量的稳步提升,甚至造成倒退。岗位轮换时间过长、频度过高,可能会给人以不稳定的感觉,易使图书馆员懒散懈怠,工作效率低下。有些技术含量高或具有管理职能的岗位,需要图书馆员具有很高的专业技能或素质,需经过很长时间的学习和经验积累才能胜任,这些岗位的轻易轮换会造成业务工作衔接上的断层,导致工作瘫痪或质量下降。岗位交接容易使质量管理无据可查、责任不明,影响后续工作的进行。[1]

2 岗位轮换的一般策略

岗位轮换是一项复杂的管理工作,在付诸实施之前,要全面规划,做好程序过程控制、岗位类型选择、人员选择与比例、时间频度等工作。

2.1 程序过程控制

成立以图书馆领导为组长的轮岗工作小组,在明确目标的前提下,建立科学的、可操作的计划。组织实施要稳步展开:划定具体的部门和对象;做好相关部门的协调工作,做好轮岗对象的思想工作,在思想上达成共识;有针对性地组织轮岗对象培训。岗位轮换过程中要做好交接工作,明确责任,保证工作的连续性。加强对轮换过程的监督,建立健全绩效评估体系。

2.2 岗位类型选择

要从全局出发来考虑参与的轮换岗位,有些关键性岗位的轮换会对工作造成重大影响,如技术含量高的岗位、管理干部岗位等,如果没有足够的后备力量和一定的把握,要保持岗位相对稳定或暂缓换岗。对于可以参与轮换的岗位,要视具体情况慎重物色好合适人选后再进行。[2]

轮换一般要在工作性质相近的岗位中进行。优先选择部门内部的岗位轮换,再考虑在工作上联系密切、性质相近的部门岗位之间的轮换。适当鼓励具有业务专长的图书馆员到一线岗位工作,提升总体业务水平。提供条件让有发展潜力的管理人员到各职能部门工作,以全面熟悉图书馆业务,为管理岗位培养优秀的后备人才。

2.3 人员的选择与配置比例

轮换对象的选择要充分考虑个人特长、兴趣和爱好等因素。具备一定条件的图书馆员才是合适的人选:年轻人和学历较高的工作人员注重工作的挑战性和追求自我的发展;有积极进取精神和学习冲劲的图书馆员能在新环境中克服个人惰性,以饱满的热情投入工作;具备一定的图书馆情报学专业理论知识或图书馆工作经验的图书馆员能够根据岗位需求,适时地进行调整,缩短适应期,提高轮换的效果。[3]

坚持整体稳定、局部轮换的原则。为避免轮换人员因不适应而影响工作效率,相关岗位图书馆员应该帮助和弥补轮换者不熟悉岗位造成的不适。从这个角度考虑,轮换人员数量一般不宜超过岗位总数的 20%。而对到新岗位工作的图书馆员来讲,面对新的工作岗位、新的业务,自然面临一系列的压力和新的挑战。一方面,领导和同事的帮助可以缓解岗位不熟悉所带来的压力;另一方面,促使轮岗人员集中精力投入到工作中去,用最短的时间,尽快熟悉新的业务和新岗位的要求。[4]

2.4 时间频度

轮换时间长短要适宜。过长不能充分发挥岗位轮换的效用,过短则会使岗位轮换流于形式。对于高校图书馆来说,岗位轮换最好以学期或学年为单位,每学期之初开始轮岗,学期末结束,尽可能少地对工作产生负面影响。岗位轮换是否结束主要看图书馆员是否能得心应手地适应新岗位的工作。

频度把握要适中。太过频繁轮换图书馆员的岗位容易不稳定,反而会降低工作效率。最好将人员分成若干批次,分期、分批进行,结束一批,再开始一批。由于人的精力是有限的,只有适当控制轮换的时间频度,才能在确保图书馆岗位专业化程度的前提下,培养出“一专多能”的复合型人才。

3 常见岗位轮换类型及策略

岗位轮换作为一项制度已经在国内多数图书馆得到了不同程度的实践。按照轮换对象和岗位范围,大体可以分为新入职图书馆员的轮换、部门管理层的轮换、部门内部岗位轮换与对调、部门岗位之间的轮换 4大类。

3.1 新入职图书馆员的轮换

岗位轮换是对新入职图书馆员业务培训的一种方式。新图书馆员到馆后,轮流到每个部门工作一段时间,各个部门根据图书馆员的表现提出意见,并最终决定图书馆员的岗位安排。新图书馆员的轮换时间应为三个月到半年,最长不应超过一年。安排的岗位不应局限于图书馆员的专业,而是尽可能安排到图书馆内的主要业务部门。新图书馆员的岗位轮换目的不在于要求其对业务知识的专精,而是希望他们了解整体业务状况,寻找个人的兴趣点和努力方向。

3.2 部门管理层的轮换

图书馆部门管理层的岗位轮换是为了培养优秀管理人才。优秀领导干部和管理人员的培养需要通过多个工作岗位的锻炼,积累经验,丰富阅历,提高业务素质和领导能力。在具体操作上,各个部门设置正、副主任两人,一人留任,一人轮岗。轮岗过程中既充分考虑部门主任个人的意愿,又要注意个人专业背景和年龄结构的搭配。轮岗期限依各图书馆的情况而定,一般为一年,待一人轮岗结束回到原岗位,留守者再轮。如烟台大学图书馆部门主任的岗位轮换取得了积极效果,开阔了部门主任的视野,丰富了其工作经验,提升了部门主任的综合能力素质。[5]

3.3 部门内部岗位的轮换

部门内部人员进行岗位轮换是全面熟悉本部门业务、提高工作效率的好方法。有些部门规模大,负责的工作种类多,工作技术含量也较高,图书馆员往往不能胜任其他岗位的工作,一旦遇到某项紧急任务,不能集中部门力量来完成。例如,南开大学图书馆的信息咨询部包括读者咨询、馆际互借和科技查新三大部分。各自的业务高峰期有所不同:新生到校时需要做大量的读者培训和咨询工作,期中时馆际互借业务量较大,期末则往往是科技查新的高峰。如果图书馆员可胜任本部门若干岗位的工作,则可在本职业务量较少时,兼任其他岗位的工作,大大提高人员利用率,缓解工作压力。

具体可以参考广东省中山图书馆外文部的做法,该部图书馆员从 2001年 4月起实行岗位轮换,原则上每位图书馆员都要轮换到从未做过的岗位(二线有部分人暂时不动),1年或者 2年轮换一次。换岗时可以挑选新的岗位,但不允许重复选择同一个岗位。[6]

3.4 部门岗位之间的轮换

部门岗位之间的轮换是图书馆员轮流到图书馆内其他部门的岗位上工作。挑选年轻、有发展潜力的图书馆员到相关业务部门学习是培养复合型人才的重要途径。在网络环境下,电子资源和数据库的重要性日益显现。高素质的图书馆员轮流到各岗位工作,带动各部门图书馆员开发利用电子资源,能起到积极的示范作用,提高整个图书馆的工作质量和工作效率,是一种操作性强、收效显著的轮换方式。

4 结 语

为了保证轮换工作持久、深入开展,图书馆领导和全体图书馆员要从图书馆的长远利益出发,坚定信心,切实转变思想观念,走出认识上的误区。

正确对待岗位轮换中出现的弊端和失误。作为一项制度创新,岗位轮换走向成熟需要一个过程,短期的负面影响是在所难免的。面对人员和岗位变动,部门和图书馆员都需要有个适应的过程,暂时的服务质量下滑、效率降低应在情理之中。有些部门主任或担心效率降低,或者怕麻烦,不愿意放走骨干人员,也不愿意接收轮岗人员。也许缺少个别业务骨干会造成短期的不便,新手的到来会给工作带来暂时的麻烦,但经过几次轮换后培养出的骨干团队将会成倍提高工作效率。短期负面效应并不意味着缺陷,毕竟培养生气勃勃、充满活力的团队比轮换中暂时出现的问题要重要得多。关键在于能够正确面对问题,将弊端和失误当作投资,不断调整和完善岗位轮换制度,采取措施减少轮换产生的负面影响,真正发挥其应有的作用。

正确看待岗位的变动。尽管在岗位安排上事先考虑了多方面的因素,图书馆员每次轮岗仍要面对不同的职位。出于大局的考虑,原来处于“较高”岗位的图书馆员可能被轮换到了技术含量较低的岗位,相反的情况也可能出现。有人会将岗位轮换视为“升迁”或“降职”,心理上的波动在所难免。岗位轮换向图书馆员传达了这样的信息:任何岗位都是工作的重要组成部分,不懈地努力方能体现出个人的价值和意义。

[1]梁震戈.关于图书馆岗位设计与管理的思考[J].上海高校图书情报工作研究,2009(1):24—26.

[2]要 红.论图书馆岗位轮换——实现图书馆员良性循环的首选[J].图书馆建设,2007(3):93—95.

[3]吴晶娥.关于实行图书馆员岗位轮换制的构想[J].河南图书馆学刊,1998(4):46—48.

[4]盛功平.高校图书馆实行岗位轮换制的探索[J].现代情报,2002(4):28—29.

[5]裴玉香.高校图书馆部主任管理层应建立轮岗制度[J].高校图书馆工作,2009(4):86—87.

[6]李江琼.公共图书馆员轮岗探讨——以广东省中山图书馆外文部轮岗为例[J].图书馆论坛,2002(4):24—26.