浅谈EXCEL在鉴定工作的数值自动修约中的应用

庞文博 黄朝英

（1.广西钦州出入境检验检疫局，广西 钦州 535000；2.广西科技情报研究所，广西 南宁 530028）

浅谈EXCEL在鉴定工作的数值自动修约中的应用

庞文博1黄朝英2

（1.广西钦州出入境检验检疫局，广西 钦州 535000；2.广西科技情报研究所，广西 南宁 530028）

使用EXCEL进行数值自动计算及修约工作，仅需确保原始数据录入的正确性，无须再走传统的计算、录入、核对过程，就可得到正确的结果。减轻了工作量，有效提高了工作效率。

EXCEL；水分；数值修约

近年来，国家质检总局在设备购置上大力支持地方检验检疫机构。先进的设备以其先进的程序方法优化传统工作流程，减轻了劳动强度，减少了工作时间。但由于缺乏对设备的了解、人员的培训力度不够及对设备操作的程序规范好，很多设备没能发挥其应有的功能，达不到物尽其用，甚至成为摆设。因此在工作中，对于计算机设备及其软件的使用方面，还有许多潜力可挖掘。

在鉴定工作的水分原始记录中，就如何充分运用 EXCEL进行数值自动修约，浅谈一些体会。

1 传统方法的表现及不良影响

（1）在日常鉴定工作中，部分检验员会使用WORD文档来制作水分原始记录。在这种方式下，对于各项数据，如样品重量，水分重量,水分含量等，只能用计算器手工计算出数据，再逐个录入表格中，是一个传统的计算、录入、核对过程。

（2）很多使用 EXCEL文档格式的检验员也只是利用了EXCEL友好的界面来设计一个水分原始记录模板，各项数据仍为手工录入，并没有运用EXCEL的自动计算功能。这种情况就与使用WORD格式文档的检验员的操作方式是一样的。

（3）有的检验员使用了EXCEL的自动计算功能，并选用EXCEL中的AVERAGE（）函数或是ROUND（）函数来对数值进行简单的四舍五入修约。但这样的四舍五入修约并没有完全覆盖《GB 8170-87--数值修约规则》中的规定。

当一份水分记录中有十几个水分样时，人工对数值进行符合规定的修约的判断及复核工作将耗时过长。特别是在货物进出口高峰期，水分样品多，人手少，工作任务重，经常在复核水分样的数值计算结果时查出错误。由于水分常用于计算干吨，而干吨在矿产品贸易中经常是买卖双方结算的依据，涉及到重大的经济利益，且贸易结算时间也有限制，数据有误，将会影响到各方工作的进度以及自身工作的质量和

信誉，容易造成不良影响。

2 EXCEL在水分记录中的运用

为了快速和准确地获得计算结果，文章通过简单的程序语句设计，让EXCEL对录入的原始数据自动进行加工，也就是计算和数值修约工作，以获得所需结果，可以将检验员从繁琐的计算、录入和复核工作中解放出来。

具体实现方法是在EXCEL中使用两个工作表，一个工作表为报告界面，另一个为数值修约界面。报告界面为水分原始记录界面，在此录入各项原始数据。当然也可以按照具体工作需要，将报告界面做成其他需要数值修约的原始记录界面，而不是仅限为水分原始记录。数值修约界面则专用于数值修约工作。水分计算工作只需将报告界面中需要修约的数值传到修约界面即可。数值修约工作完成之后，再将数值传回报告界面。分成两个界面的好处是，当对报告界面进行修改时，不会影响到数值修约的功能部分，减少了出错的可能性和程序修改的工作量。

在EXCEL中设计的报告界面如图1所示：

图1 在EXCEL中设计的报告界面

设计的数值修约界面如图2所示（部分）：

图2 设计的数值修约界面

3 数值修约的具体步骤

在修约界面中，可以对要修约的位数进行选择。若选择“3”，即表示位数保留三位，若选择“5”，则表示保留五位小数。图2中，在单元格I列即为选择要保留的小数位数。

在修约界面中，共使用四个步骤来完成数值的修约工作。以图2中第34行的语句为例进行说明。

（1）对于规则中的第3.3款，首先判断拟舍弃数字的最左一位数字是否为“5”，即需要拟舍去数字的最左一位数字取出来进行判断。语句为：MOD(TRUNC(G34*POWER(10,I34+1)),10)。即为将拟修约数值乘以10的I34+1次方，即将拟舍弃数值的最左一位数字移位到个位，再用 TRUNC（）函数将小数部分截掉，最后用MOD（）函数模10取余，即可将个位数字即拟舍弃数字的最左一位数字取出以进行判断。

（2）判断拟舍弃数字的最左一位数字的右面是否无数字或皆为零。语句为：IF(G34-TRUNC(G34*POWER(10,I34+1))/POWER(10,I34+1)>0,"不为零","无数字或皆为零")。语句作用是将拟舍弃数字的最左一位数字的右面的数字截取出来，并进行判断，如果大于零，则为有数字，否则为无数字或皆为零。

（3）判断所保留的末位数字为奇数或是为偶数。同理第一步，先将数字取出，再进行判断。语句为：IF(OR(MOD(TRUNC(G34*POWER(10,I34)),10)=1,MOD(TRUNC(G34*POWER(10,I34)),10)=3,MOD(TRUNC(G34*POWER(10,I34)),10)=5,MOD(TRUN C(G34*POWER(10,I34)),10)=7,MOD(TRUNC(G34*POWER(10,I3 4)),10)=9),"奇数","偶数")。即若取出的数字为集合{1，3，5，7，9}之中的任一元素，则显示“奇数”，否则显示“偶数”。

（4）进一步结合前三步的结果进行判断。如果拟舍弃的最左一位数字为五，而右面无数字或皆为零，且所保留的末位数字为偶数，则程序将拟舍弃的数字截掉，否则，即可使用 ROUND（）函数对数值进行简单的四舍五入工作。程序语句为：IF(AND(J34=5,K34="无数字或皆为零",L34="偶数"),TRUNC(G34*POWER(10,I34))/POWER(10,I34),ROUND(G34,I34))

对于非小数位数的修约工作，可先将数值移位，修约后，再进行反向移位，也可达到同样的修约目的。至此，由这四个步骤，即可完成修约规则中第三章所要求的修约工作。

对于0.5单位或是0.2单位修约,先将要修约的数值乘以0.5或是0.2，传入修约界面之后，再选择相应的修约位数进行修约，最后将修约后的结果除以2或是5之后传回到报告界面即可。

当然，在数值修约界面中，也可设置一个开关。由开关来决定是进行0.5单位修约，还是进行0.2单位修约；是采用一般的四舍五入修约,还是按规则进行修约。这样可以更加适合实际工作的需要。

4 使用EXCEL进行数值修约的优点

首先，工作中使用EXCEL设计出的修约模板，对于需要进行数值修约的报告，仅需要进行简单的设置，即可完成数值修约和报告输出工作，达到既快速又准确的效果。

其次，用EXCEL制成的水分原始记录，制作简单，使用方便。无需耗时耗力地进行复杂系统开发，软件不需要进行安装和设置，使用人员上手快。EXCEL的修约模板可储存于U盘中，以便随时录入数据，制作打印原始记录，适应了水分记录工作的特点。在日常工作中将不用陷于大量的数据计算与核对过程之中，仅需在得到原始数据之后，将数据逐项录入，由EXCEL完成数据的计算和修约工作。修约模板只要确保原始数据录入的正确，就可得到正确的结果，工作效率大为提高，便于从计算结果中及时发现工作中的问题，另一方面也方便了企业的通关、结算工作，减少了资金的占压时间，提高了经济效益。这一做法还方便原始记录在相关部门之间的传递，使工作的沟通协调更加畅快，达到了提速、减负、增效的目标。

[1] GB 8170-87,数值修约规则[S].

[2] John Walkenbach.Excel 2003 Formulas. Wiley Publishing, Inc.2004.

TP317.3

A

1008-1151(2011)08-0016-02

2011-04-10

庞文博（1977－），广西博白人，广西钦州出入境检验检疫局助理工程师，研究方向为重量鉴定；黄朝英（1963－），广西南宁人，广西科技情报研究所助理馆员，研究方向为系统管理。