“协同办公”系统在企业管理中的应用与探索

○杨浩

（广东松山职业技术学院 广东 韶关 512126）

“协同办公”系统在企业管理中的应用与探索

○杨浩

（广东松山职业技术学院 广东 韶关 512126）

“协同办公”是办公应用的高级阶段，强调以人为中心，借助网络手段，综合企业管理相关的数据库、文档、各类信息与各项活动，为企业提供辅助决策支持等，它作为企事业单位一种新的办公模式，包括了协同政务、协同商务，以及基于工作流程管理、项目管理、知识管理、信息门户管理等协同管理平台的应用。本文基于协同办公这一概念，分析了协同办公在企业流程管理中的建立与发展，得出协同办公是企业管理最佳管理模式的结论。

协同办公 企业流程管理 应用

一、引言

在现代企业管理中，办公软件的应用已经十分普及，协同办公模式的提出，是对传统办公自动化的一个挑战，协同办公作为一种综合性极强的办公模式，能为企业管理的优化带来很大方便。与传统的企业管理软件相比，协同办公强调在工作中以人为中心，管理相关的数据库、文档、各类信息与各项活动，协同办公作为自动化办公的高级阶段，是现代企业管理的迫切需要，同时也是现代企业管理技术与管理理论的综合应用。

当前，企业办公事务的应用主要借助单个软件操作来进行，其他辅助的方法及手段较少，协同办公的推行还不具有普遍性，协同涉及面也不广，同时由于协同办公对于单位内部的各个部门之间的流程沟通要求相对较高，所以实行时也有一定难度，再加上有的企业部门之间信息的共享程度不高、相互协调程度还存在一些瓶颈问题，因此要真正实现这种协同办公管理模式，还必须依托现代流程管理，提高操作人员的素质，通过模块化的软件平台对事务进行综合管理，以达到最终的协同管理目标。

二、“协同办公”模式建立的理论及技术支持

协同办公作为以现代网络及信息技术为依托的新的办公模式，仍旧要以现代管理理论为理论依据和理论基础。现代管理理论的核心思想为协同办公管理模式的建立提供了有效理论依据。从管理学角度来看，协同办公符合管理从柔性化角度着手，以更为人性化的手段，利用高科技软件、硬件工具以及更为系统的流程形式完成工作。依据流程管理的新办法，企业应对流程规划、设计、构造、调控所有环节进行系统管理。管理理论应将“硬环境”和“软环境”理论紧密联系起来，这种联系同样可以体现在协同办公软硬有机结合的内容中，协同办公正是对企业“软、硬”环境的有效协调，通过信息化的手段，实现办公的最优化实施和管理。现代协同办公平台的主要优点就在于提高日常办公效率、减轻工作强度、实现移动办公、缩短业务办理时间、节约办公经费等。

而现代信息技术的发展则为企业协同办公的发展提供了强有力的技术支持。在协同办公模式中，知识文档完全可实现自动化管理，信息发布平台成为一个有效的信息发布和交流的工具，内部通讯平台可以建立组织内部的邮件系统、短信系统、即时通讯系统、论坛和个人博客等。计算技术的快速发展，网络、电子邮件、群组软件和企业应用集成的普遍应用，为协同办公提供了有效的技术手段。

三、“协同办公”优化模型的搭建与分析

如图1所示，协同办公的实现与应用分层次进行，经过优化后的协同办公分为：技术实施、目标实施，应用咨询、应用服务、应用规划五个层次，其中由实施到应用是一个由量到质的飞跃，这也正是协同办公在企业应用中开展的核心要求。技术实施主要是构建协同办公一体化模型，实现管理手段、管理工具的现代化集成；目标实施主要是降低管理成本、实现业务提升。在量化阶段，协同办公是投入期，包括技术和资金的投入，充足的资金投入是实现协同办公的有力保证。当协同办公进入质变阶段时，协同的主要作用是应用的推广和实现，主要体现为咨询、服务、规划三个方面。从业务流程链、绩效体系的建立到战略规划的实现，协同办公形成一揽子应用体系。

如图2所示，在协同办公的组建平台设计模型中，主要是解决协同软件平台模块的搭建，这个平台的建立是在原有企业规划的前提下建立的，原有企业规划是战略上的，应该具有前瞻性和长期性，在现有业务流程链、绩效体系、管理信息集成的基础上形成适合本企业的协同平台框架。建设好的协同管理平台再按照协同办公应用的优化层次开展工作，两者结合就能达到协同的最佳效果，即协同办公的优化模型创建。

在协同办公的优化模型创建过程中，协同办公平台的创建原则可归纳总结为安全性、成熟性、标准化、易用性、开放性、可维护性与高性能、先进性等八大类型要求。安全保密是企业信息化建设的关键。协同办公平台涉及到重要或机密信息，因此安全性需要放在首位进行考虑。系统要有完善、周密的安全体系和信息安全支撑平台紧密配合，从物理、传输、网络、应用等方面采用多层次的安全保障措施。在系统平台、技术等选型时，协同办公应符合国际标准、工业标准、行业标准，特别是国家、行业发布的标准和规范，使系统的通信环境、软件环境相互间依赖减至最小，使其各自发挥自身优势。另一方面也要强调各种系统之间的通信和信息交换，以信息资源共享为有效的基本出发点。对于协同办公平台这样一个涉及范围广、用户数量大的系统，对其可维护性具有很高要求。因此，系统在设计时就应充分考虑系统的部署与配置、业务管理、性能管理等多方面的要求，提供灵活易用的流程设计、公文格式设计、配置管理、实时监控和详细的日志、审计功能。管理和维护人员具有可管理和易于维护的特点，能够实现各子公司、各部门的分级管理，力求以最少的人力资源和技术要求，就能够很好零代码地维护和管理，并能正常运行。

图1 “协同办公”应用的优化层次

图2 “协同办公”的组建平台设计模型

四、“协同办公”应用方向及实践

1、协同办公解决了企业中存在的“信息孤岛”问题

随着电子商务的发展，企业间的关系更加密切，但一直以来由于信息技术局限、企业间的竞争等原因使得企业应用软件和流程语言各不相同，造成企业间流程整合困难，企业的信息体系形成一个个孤岛。为便于企业之间应用的集成，协同办公以动态管理、动态团队的模式，使得过去以静态方式下工作的类似于ERP、CRM软件得以不断改进。正是基于整合目标，为进一步促进这些标准的统一，协同办公力求建立一种相对简单且易于使用的平台系统以解决企业内不同部门之间的流程融合问题，减少企业的信息孤岛。

在信息时代，只有协同性强的软件与协同要求强的动态环境才相匹配。新一代协同办公系统，将企业办公内容流程化，通过流程把一系列的企业管理事务，按照一定的次序连接起来，以达到企业预期生产、预期管理的效果。流程作为任何企业运作的基础，企业的大部分业务都是通过流程来驱动，企业与不同的部门、不同的客户、不同的人员、不同的供应商之间的关系都是靠流程来进行协同运作的，流程在对流转过程中所带来的文档数据、财务数据、项目数据、客户资料等信息进行有序流转，而在协同办公平台的支持下，流程管理中的诸多弊病可以被逐渐淡化，信息孤岛也将越来越少。

2、协同办公系统要有管理思想，实现知识管理信息化

协同办公软件，只有通过管理思想进行指导，才能为管理者提供决策依据，它应该是信息的分析工具，能够对数据进行加工和转换、智能分析，并以各种形象的方式展现出来，从而为企业考察运营情况、分析当前问题、制定未来发展计划提供更多的情报和信息。

通过管理思想武装的“协同办公”软件，应该利用自身优势，来关注知识的收集、积累和继承，并提供相应的知识管理模块，这个模块能把人们的经验、技巧、灵感等放在一个公共的平台上，所有人都能共享，这样一个人的经验就会变成所有人的经验，从而有利于提升企业或员工的内在能力以及企业的核心竞争力。

3、协同办公系统开发实现的关键点

在企业中要实现协同办公，首先，要针对企业的具体情况，结合协同办公的模型层次，开发企业各系统之间的“接口”。由于企业的信息化建设是逐步进行的，很多部门之间的软件是独立建设的，要将各个独立建设的系统结合起来，只有通过开发各系统之间的接口，建设各系统之间的顺序流程，让数据按流程传送，那就能很好地解决资源共享的问题了。其次，实现企业多个系统间的整合，实现知识管理的数据统一，在升级的同时要解决系统界面的亲和力，让系统在整合后的使用过程中变得不复杂，而使用结果却有更好的效用。最后，要让企业的各种需求在系统中完美实现。

五、结语

一个完好的协同办公系统，能支持跨组织、跨系统、跨网络、跨地区的应用。在企业管理中，通过协同办公的实施，可以辅助管理制度的实施，提升企业执行力，规范办公业务流程，优化管理工作。计算机技术的快速发展也使企业完整推行流程管理成为可能。相信不久的将来，功能强大的协同办公平台在企业管理中将起到非常重要的作用，协同办公也必然会有更好的发展空间。随着协同办公模式的不断推进及广泛应用，新一代协同办公给传统办公自动化带来的变革必将掀起信息化领域的新高潮。

[1]郭春燕主编：办公自动化应用[M].中央广播电视大学出版社，2009．

[2]杨浩主编：新编现代办公设备使用与维护[M].华南理工大学出版社，2009.

[3]吕晓阳等主编：办公自动化方法与应用[M].清华大学出版社，2008.

（责任编辑：张琼芳）