生产计划会议及其内容的设计

董 鹏 陈樟文 郭 璞

1.卡莱(梅州)橡胶制品有限公司计划部 514759 2.中国石化巴陵石化公司办公室 414014 3.新课程研究编辑部 430014

1 引言

召开会议是为了发布信息、科学决策、推动工作、总结得失的重要方式。科学、规范、高质量的会议对工作起着枢纽作用、指导作用和促进作用。企业类会议一般分为三类：一是常规会议，如股东会、董事会、高层管理人员会议、员工大会等；二是特种会议，如见面会、谈判会、庆典型会议、会展型会议等；三是专业会议，如生产会议、安全会议、质量会议、研发会议等。本文就专业会议中的生产计划会议内容进行一些分析和设计，并展开讨论。会议内容设计是筹划会议的提前，它遵循一个过程，包括5W1H(内容 what、人物 who、地点 where、时间 when、原因why、方法how)等要素。其价值标准主要由务实、规范、公正、公平、效率、针对性、推动性等要素组成。

2 生产计划会议的特点与作用

2.1 生产计划会议的特点。一是专业性。生产计划会议是围绕生产计划的制定、实施、检查、管控等工作遇到问题而召开的会议，其会议议题不能偏离于这些工作。二是周期性。在企业中，由于生产计划大多是分年度、季度、月度(周)等周期制定的，因而生产计划会议的召开随之具有周期性，会议一般可分为年度、季度、月度(周)生产计划会议。三是固定性。参加生产计划会议的人员一般为企业内部主管生产组织、计划制定、工装调整、质量控制等人员，这些人员相对固定，是不能由其他人员代替的。四是复杂性。在实际工作中，企业可能遇到来自内部和外部的各种意料不到的情况，如产品不能按时交货、设备出现故障、产品质量达不到客户的要求、市场变化及一些无法抗拒因素等，以致生产计划会议具有一定的复杂性。

2.2 生产计划会议的作用。通过召开生产计划会议，综合考虑企业目标、市场需求等因素，制定合理的生产计划，保证交货日期与生产客户当前需求的产品，使生产节拍能够满足客户的需求节拍。通过会议，被人们所忽视的问题有可能被发现，进而认真地加以研究和解决；会议交流的正式性也可以使每一位与会者产生责任感和约束力，会议还可以帮助营造民主气氛，给与会者提供共同参与和共同讨论的机会，最终做出良好的决策。会议可以充分表现与会者在组织中的身份、地位和影响，使会议中的信息交流能在人们的心理上产生影响，可以使与会者产生一种共同的见解、价值观、方向和行动指南，密切相互之间的关系，可以帮助澄清误会，处理各种冲突并利用他人的知识和技巧来解决问题。同时也是为了形成或强化完成任务的能力。如：形成或增强整合力、智能支持力、判断选择力、协调力、创新力、潜力等。

2.3 生产计划会议的重要性。生产计划会议是企业生产调度员、生产负责人、设备负责人、物料负责人等，与生产工作密切相关的人员召集在一起，制定生产计划、协调解决生产计划中遇到的问题和制定改善对策，及调动企业的人、财、物，满足客户的需求，其目的就是回顾过去，展望未来，对生产异常进行分析及解决。就卡莱(梅州)橡胶制品有限公司而言，2010年公司生产计划会议占总会议的55%以上。

3 生产计划会议存在的问题

3.1 会议主持人不善于组织会议。一个良好的生产计划会议是发布信息、明确方向和解决问题的有效方式，而会议主持人在此起着重要作用。会议主持人的职责是宣布会议开始、提出会议议题、把握会议时间、执行会议制度、总结会议内容、跟踪会议结果，主持人必须引导、阐明、控制、总结和评估会议结果。但实践中，一些会议主持人对其作用认识不足，发挥的作用不够，以致会议效率不高，解决不了实际问题，影响会议效果。

3.3 会议效率不高。NET MEETING公司针对全美4 000个公司白领所做的调研表明：57%的上班族在开会前心情紧张，上班族普遍认为平均一半的会议时间是浪费的。造成这个问题的原因很多：一是会议处理的不是大问题，而是小事情，这些小事情可能是一个邮件、一个电话就可以解决；二是会议主题排序混乱，没有突出主次，将一些非重要性的问题排在前面并消耗过多时间，造成用80%的时间去解决20%的不重要问题；三是会前没有分发会议日程，导致与会者不熟悉会议任务、会议安排、会议时间等情况，不能有效掌控时间；三是很多会议由于事先准备不充分、时间安排不合理、会议目的不明确等；四是经常召集临时会议，临时会议比正式会议还多，但经常无果而终，浪费时间而不能作出决定。这些都是会议没有解决问题的具体表现。

3.4 会议没有解决问题。在实际工作中，要么是会而不议，要么是议而不决或决而不断，或者决而不行。重复问题，重复提出，重复讨论；会议散了，问题还在，无人跟踪，原因到底是什么及解决对策不明？很多企业开会，会上决定的事情很多，但是往往不当场明确工作任务的完成时间，导致会后工作任务迟迟不能完成；对生产存在的问题，没有提出有效的解决方案，只是将问题提交给会议研究办法；议题缺乏针对性，问题抓得不准，目标不具体。有的虽然问题抓住了，但要达到什么要求、解决哪些问题以及解决到什么程度不明确。

3.5 会议缺少必要的规则。由于会议组织者没有提出相关规则和要求，以致会议中出现各种问题，不能达到会议预期目标。比如，开会迟到早退，对会议目标或讨论主题不清楚；与会人员过度关心某些问题，或基于某些原因而无意离题；会议中所涉及的某些问题或意见触发他们离题交谈等；与会者之间发生争论；少数人思考快速，善于表达，且对会议表现热忱，甚至垄断会议的发言；与会人员间交头接耳，与会者显露不安情绪并急于离席，与会者开会打电话、离席抽烟；会议后未跟踪落实。

3.6 与会者静音。与会人员表现出安静的原因是多方面的，比如，与会者怯场，担心他们的意见会被人耻笑；害怕自己的观点得罪他人；不喜欢会议组织者对待某些与会者的态度，因而不愿意发表意见；有些会议过于沉闷，与会者一走进会场就感受到死气沉沉的氛围；一些与会者过于强势，发言影响其他与会者，以致其他人选择沉默。

因为这些问题的存在，已经有相当数量的职场人士对开会表现出不同程度的厌烦，认为这些会议“只有一小部分值得开”，这就需要引起企业的重视。实际上企业的会议往往是把“双刃剑”，会议效率高，将会促进企业内外部沟通协调；而会议效率低下，则会消耗大量人力、物力、财力等资源，同时对公司的业务发展起不到的积极作用。

4 解决会议存在问题的方法

有效的生产计划会议管理发生在会议之前、会议期间和会议之后的统筹安排。因此，要对会前、会中、会后分别做好详尽的规划和设计。

4.1 会议前

确定会议目标，根据生产计划工作需求和领导要求，明确会议要解决的具体问题、预期目标；尽早通知与会者会议的目标、地点和时间，事先分发会议日程；列出要在会上涉及到的事项，并预演会上的发言。具体来说，要考虑以下内容：

（2）创新申报模式，突出工作“服务点”。昆明医科大学第三附属医院积极探索开展党建与思想政治研究申报工作模式，建立党建思想政治理论研究项目申报制度，在工作中突出党委的指导及相关职能部门的服务。在项目申报全过程进行指导、跟踪、审核及问效。根据高校附属医院病患多、职工工作繁忙的特点，对项目申报采取申报前、申报中、申报后的全过程服务。申报前，按照当前党中央政策及国家发展导向，结合申报指南对申报基层党支部进行广泛性引导；申报中，针对申报选题及项目申报书召开项目评审会，对项目组成员进行针对性指导；立项后，对项目研究开展中期检查和结题要求提醒，对项目负责人进行单独性辅导。

（1）会议目的是什么？会议组织者应该清楚会议目标，并在会议一开始就围绕实现这个目标做好相关准备工作。“会而备”?在“会而议，议而决，决而行，行而彻”[1]这句话前面其实要加上另外三个字，就是“备而会”。为了节省会议时间、提高会议效率，应该将会议相关材料提前分发给与会者，以便让与会者能有足够的时间在会前阅读和消化这些材料并形成自己的意见和结论。这样，正式会议讨论时，大家就能迅速、完整地将事先准备好的意见和建议阐述出来，使与会者对议题有清楚的方向和目标，从而加快会议的进程，提高会议的效率。会议通知内容里须写明会议时间，会议地点，与会者，会议讨论主题，如果要求与会者携带或者汇报材料等，也必须在会议通知中备注说明。同时，主持人要准备别人可能会问到的问题，并准备相关材料，其中准备的数据来源可靠吗？数据有备注吗？数据可对比分析吗？等等，如此，与会者方可有备而来。关于PowerPoint的内容和问题设计对会议的结果产生重要影响，决定会议成功与否，另外PowerPoint要注意字体不能太小，背景颜色不能太深，风格从头到尾一致。

（2）谁出席会议？会议主持人是谁？确定谁是一定要参加，并只邀请这些人员，与会议议题无关的人员无需参加会议。

（3）何时何地举行会议？提前协调联系会议场地，布置好会场座位、音响等设施，确保会议设施舒适方便。会议应在真正需要的时候召开，按时开始和结束会议，如果没有准时参加，应该采取一些处罚的措施，确保会议高效准时开始。

（4）应遵循哪些基本规则？所有会议需要有一定的基本规则。一是严禁扩大范围，如果议题超过三个且各项议题之间缺乏有机联系，议题内容过繁，目的不明，定位不清，会掩盖主题，难以集中解决问题。因此，各项议题之间要保持有机联系，并按照议题解决的逻辑顺序排列，主要的问题往前排，相对次要的问题往后排；时间紧迫的问题往前排，时间余地大的问题往后排；需要与会者高度集中讨论的问题往前排，与会者兴趣较大、已经掌握相关知识的问题往后排。二是运用强势-弱势-机会-威胁(SWOT）对生产计划会议的外部环境和内部条件进行分析，明确生产会议可以利用的机会和可能面临的风险，并将这些机会和风险与会议的优势与劣势结合起来，以便引导和控制与会者对问题的解决。三是企业的“会议管理”首先要明确什么样的情况下才需要开会，制定会议管理制度，并且严格控制会议时间。在会议规定的时间内，解决紧要的问题和一定的实际问题，而不要过多涉及生产计划中无关的事情，不然很容易出现部分人力资源在会议中被浪费的情况。

4.2 会议中

会议中，鼓励与会者的积极参与，发扬民主，集思广益；掌握和控制会议进程，引导会议发言朝着结论进行，避免会议跑题太远；如果议题讨论变得复杂，出现各种不同见解时，会议主持人要根据自己的理解将各种观点加以概括，民主集中，求同存异；确保会议中的发言切合会议主题，精简扼要地表述自身的观点，这也是提高会议高效的关键所在[2]；会议不要超过1小时，避免冗长的会议，在必须延长会议时间时，应征得大家的同意。如要按议程进行、提高会议效率要从以下几个方面切入。

（1）通过会议内容的设计，能有效提高企业战略决策、战略执行、战略监控的连贯性。提高高层管理者的会议决策效率，不能依靠个人层面的沟通技巧，而是将会议安排与管理流程、战略决策、业务决策结合起来，形成企业有规律的决策节拍。企业决策需要考虑多方面因素，综合各方面的意见和看法，并经过认真讨论后才能作出决定，而这往往就是通过会议来实现的。因此，会议设计可以说是企业决策的一个孵化平台。也可以说，高效会议管理是企业执行流程的起点。

（2）会议内容设计的原则，一般要遵守SMART原则。

S-Specific：问题要具体、有效，问题点，是重要的，且是紧急的；确保每一个问题是明确的，告诉别人做什么，要解决的问题是什么，或者要发布什么信息。需要重点关注之处，用颜色标示出来，以便能及时找到问题点；

M-Measurable：问题要可衡量、可追踪、可考核、可制定行动方案，这样避免讨论与会议议题无关的内容；

A-Attainable：问题要具有挑战性但通过努力可以获得成功，可达到的；

R-Realistic：问题要符合实际情况；

T-Time-based：问题要有时间限制。

会议设计的内容和问题应该是开放式，不应该是封闭式。一个会提问题的人，能够让问题处理快速并得到想要的结果。面对几十人的会议记录，什么都展示，会浪费大家的时间。一个清晰的Power-Point有助于问题的解决，PowerPoint只展示重要的信息，让与会者明白你的问题点是什么，以便对问题点有针对性地加以讨论和解决。如果有人想看相关的信息，再展示相关的信息，而不是什么信息都展示给所有人看。主持人将相关资料必须放在一起，开会之前，都全部打开，这样可以减少查找资料的时间。

（3）解决对策，会议内容的设计（见表一）

表一：会议内容的设计

利用此表格将会议问题点一一罗列出，针对问题点进行讨论、订方案和追踪。同时，也有利于对上次会任务完成情况进行点评、总结。一个有效的会议，一定会有很好的工具、表格和方法来控制，这样有利于清晰地呈现问题和解决问题。一个好的简单易操作的表格，可以提高工作效率，使会议进展迅速、节省时间，持续动态的追踪问题解决的进展状况，直到问题得到有效的解决为止。也更好的控制会场秩序、紧扣议题议论、促进工作效率提升。确保每个人都有发言的机会，并明确将作出怎样的决定，即当会议充分讨论完一个问题点之后，主持人必须马上决定此事的负责人、需要协调的部门以及完成时间。一个有效的会议，可以形成合力并且将其转化为生产力。

（4）会议结束时，要总结会议的决定。另外，每个人填写一份会议评估表，评估的内容包括：是否准时开始和结束；开会的目的清楚吗；有必要召开吗；是否正确把握会议的目的及紧扣会议主题；是否遵循会议规定；本人是否有必要参加；对会议是否满意；主持人是否准备充分；问题点是否已落实，责任人和完成日期是否清楚；是否适时调整了与会者的意见；会议召开是否有效果；会议有无结果（会议结果是会议有效与否的标准）等。

4.3 会议后

绝大多数工作要在会议之外完成，具体来说：

（1）一是会议评估表最终要形成会议质量报告。二是本次会议成本是多少（每月、每季、每年的成本累积及趋势图）。评估的目的，就是提高会议效率，降低会议成本和持续不断地改善。

（2）会议组织者除了通知、组织会议外，还有一个任务就是保证会上决定的工作任务得到全面贯彻。会议结束后，要整理并收存会议相关资料，比如，会议记录、会议文件等，特别是计划、组织和评估会议的内容，以便今后查阅。会议组织者或部门负责人要根据问题点，明确相关责任人及改善方案、完成时间等，要督办和跟踪问题的解决措施和落实的状态，进行相关记录，以便在下次会议上进行反馈。

（3）总结会议优劣。本次会议是否有待改善，成功之处是什么。总结是为了下次会议做准备。

5 结论

任何会议都可以采用SMART原则来组织实施。如何做好会议设计工作关系到企业决策的效率与效益。同时，会议管理也同样关系企业的沟通协调、形象塑造和战略规划。一个有效的而可持续的会议就是一个PDCA的循环过程，使公司可持续性的发展。会议的权力运用和价值体现贯穿于会议的全过程，每一个环节都讲究科学性、规范性、效率性，才能使会议产生应有的价值。实施是会议决定落实到实处，会议权力运用产生实效的最重要的环节。会议的主持者和与会者要在实施中要扮演好自己的角色。一是要扮演价值创造者，引导组织成员从物资和精神两方面创造价值；二是要扮演组织实施者，要在实施过程中有效发挥积极的主导作用；三是要扮演契约制定者和执行者，为确保完成会议议定的重要任务，对组织内外的各种关系必须制定相应的契约加以制衡、整合，并切实执行；四是要扮演促进者，即利用权力和人格魅力，维护和增强组织合力；五是要扮演竞争者和创新者，即立足本职岗位争优争先，创新求效，起到表率作用；六是要扮演重新评估者和变革代言人，即在内外环境条件明显变化时，要重新评估会议的决定和正在实施的举措，提出适当调整的可行方案，作出科学有效的应对反应，以保证组织持续发展[3]。

[1]高辉.如何提高会议管理水平中国商贸,2009(10)：116-117

[2]老树.集思广益，片言居要—谈会议管理之道[J].中外企业文化：保险文化,2008(5)：56～59

[3]方晓波.会议的权力与价值[J].合作经济与科技?,2005(16)：22～23