谈如何制作优质的投标文件

李秉仙

招标，实际上是邀请投标人对招标人提出要约(即报价)，属于要约邀请。投标则是一种要约，具有缔约合同的主要目的。中标通知书，是招标人同意接受中标人的投标条件，即同意接受该投标人的要约的意思表示，属于承诺。

投标是指投标人根据招标文件的要求，编制并提交投标文件，响应招标参加投标竞争的活动。投标文件有《工程建设项目》《工程建设货物项目》《政府采购货物或服务项目》《机电产品国际招标项目》等类型。尽管项目不同，但投标文件的组成大致相同，这里我主要介绍《工程建设货物项目》投标文件的编制。

作为投标人在招标人采购活动中都是怀着中标的愿望参与竞标，所以在递交投标文件之前，投标人必须做精心的准备尤其是投标文件的制作，投标文件是招标人判断投标人是否真诚愿意参加投标，也是评标委员会进行评审和比较的对象，中标人的投标文件与招标文件一起成为招标人和中标人订立合同的法定根据。因此，投标人必须重视投标文件的编制和审定工作。

1)投标人购买招标文件后，应认真研究，正确理解招标文件的全部内容，按照招标文件的要求编制自己的投标文件，投标文件应对招标文件提出的实质性要求和条件作出响应。首先认真阅读“投标人须知”:一定要注意开标时间与投标文件的递交时间，投标保证金的缴纳，银行资信证明的具体要求，供货期的要求等，其次正确回答“投标人须知”中的具体注意事项，如果将“投标人须知”理解错误将导致投标文件成为废标。例如，“太原市热力公司2011年所需预制直埋保温管项目”的“投标须知”要求投标人在投标文件中提供“近三年DN1200保温管的业绩证明资料”，如果投标人不仔细阅读而理解为“近三年保温管的业绩证明资料”，忽略了DN1200大口径保温管的业绩资料，这样就不能体现自己生产大口径保温管的优势将可能失去中标的机会。

2)工程建设货物项目投标文件一般分为商务部分、技术部分与价格部分，所以这三部分都应严格按照招标文件要求一一俱全，缺少任何一部分的投标文件都有可能作为废标处理。商务部分一般包括:投标函、投标一览表、法定代表人资格证明书、授权委托书、投标保证金、经营业绩一览表、投标人承诺、资格证明文件、企业财务状况资料、企业简介等;技术部分一般包括:技术规格偏离表、商务条款偏离表、交货进度偏离表、货物及服务合格的有效证明文件或说明等;价格部分包括:投标分项报价表与有关价格说明情况等。投标文件中价格部分格外重要，直接关系着投标人中标与否，投标人应对招标项目提出合理的价格，价格较高很可能让对手得到机会，低于成本报价将被作为废标，所以投标人应报出有竞争力的价格。要想报出有竞争力的价格就必须仔细核算该项目的各项成本，在保证产品质优和良好的售后服务的前提下节约各项成本，在利润这方面达到薄利多销，这样就会使招投标双方达到共赢，并使招标人得到一个满意的价格。

3)投标文件应按“投标文件格式”进行编写，如有必要可以增加附页，作为投标文件的组成部分，其中投标函附录在满足招标文件实质性要求的基础上，可以提出比招标文件要求更有利于招标人的承诺。投标人应严格按照招标文件的格式和顺序编写投标文件并进行装订，如投标函、投标一览表、法定代表人资格证明书、授权委托书、技术规格偏离表、商务条款偏离表、交货进度偏离表等格式都按照招标文件中提供的统一格式进行编写，不能按照自己的意愿随意编写，如果不按照招标文件中投标文件格式编写将作为废标处理。在填写技术规格偏离表、商务条款偏离表、交货进度偏离表时应认真填写，如果有一个主要指标有偏离即会导致废标，次要指标也要作出响应，在偏离表中一定要注明优多少，差多少，如果没有偏离则更好。

4)在制作标书过程中必须使自己企业的优势、企业雄厚的实力、产品的优良质量和良好的售后服务在投标文件中突出醒目，让评标人一眼就看出来。再一个就是投标文件要有自己的亮点，不要和其他竞标者的投标文件千篇一律，要使自己的投标文件很新颖具有自己鲜明的特点，这样会更好的吸引评标人仔细的阅读自己的投标文件，使自己的企业优势与产品优势让评标人与招标人一目了然，这样会给评标人与招标人一个良好的印象，大大增加自己中标的机会。

5)制作好投标文件之后一定要多次审定发现漏洞及时更正，以免在装订好的投标文件上有修改的部分，对回答招标文件上提出的要求更要咬文嚼字的去审定。投标文件的审查工作要交给经验丰富的工作人员，这样会使投标文件中暴露的瑕疵得到修改，使投标文件更加完善。

6)严格按照招标文件要求进行密封，按指定的时间、地点、方式递交标书，保证正本与副本数量符合招标文件要求。注意正本每一页要求法定代表人或委托代理人签字并加盖公章、报价不能缺项，然后打印，装订成册，密封。特别注意招标文件对投标一览表与投标保证金单据有无单独递交的要求，如果有要求那一定把投标一览表与投标保证金单据单独密封递交。

总之，在制作投标文件过程中一定要仔细认真，注意每个细节，结合企业实际情况突出自己企业的优势，多次修改审查不断完善，严格按照招标文件的要求来完成投标文件的制作，一本优质的投标文件即编制完成，这样会大大提高自己中标的几率。

[1]全国造价工程师执业资格考试培训教材编审组.工程造价计价与控制(2009版)[M].北京:中国计划出版社，2010.

[2]招标采购法律法规与政策(2009年版全国招标师职业水平考试辅导教材)[M].北京:中国计划出版社，2009.