采购与付款内部控制中的问题

□文/任晓静

采购与付款环节是企业生产经营管理中比较薄弱的环节，在很多企业，采购成本占企业总成本的比重很大。企业的采购与付款活动，容易出现以权谋私、弄虚作假、舍贱求贵、以次充好、收受回扣等违法违纪行为。为此，设计合理、执行有效的采购与付款内部控制，能够达到节省采购成本、避免财产流失的目的。

一、采购与付款内部控制的含义

采购与付款是指企业外购商品并支付价款的行为。采购与付款内部控制是由企业董事会、监事会、经理层和全体员工实施的、旨在合理保证采购与付款业务活动的合法合规，合理保证企业资产安全、财务报告及相关信息真实完整，提高经营效率和效果，促进企业实现发展战略，实现控制目标的过程。

二、采购与付款内部控制的目标

完善、科学、系统的采购与付款内部控制应该包括以下内容：职责分工与授权批准控制、请购与审批控制、采购与验收控制、付款控制。

采用以下控制措施：1、授权批准控制；2、不相容职务相互分离控制；3、与供应商的沟通控制；4、合同订单控制；5、货物验收控制；6、付款流程控制；7、预算控制。

其目标主要有以下几个：1、所记录的购货都已收到，并符合购货方的最大利益：要求请购单、订购单、验收单和卖方发票一应俱全，并附在付款凭单后；2、已发生的购货业务均已记录：要求请购单、订购单、验收单、卖方发票均经事先编号并已登记入账；3、所记录的购货业务估价正确：要求按计算正确的金额进行内部核查，采购价格和折扣要经过批准；4、购货业务的分类正确：要求货物按会计科目表上的分类来归类，并进行内部核查；5、购货业务按正确的日期记录：要求收到商品或接受劳务就记录购货业务，并进行内部核查；6、购货业务被正确记入应付账款和存货等明细账中，并被准确汇总：要求对应付账款内容进行核查。

三、采购与付款内部控制存在的问题

采购与付款是企业生产经营的重要环节，然而同时也是容易出现问题的环节，具体可以表现在以下六个方面：

1、岗位分工不明确。请购与审批、询价与确定供应商、采购合同的订立与审批、采购与验收、付款审批与执行等业务由同一部门或个人办理。

2、授权制度不完善。采购环节容易出现越权审批，重要和技术性较强的物资采购部门不实行集体决策和审批，不进行规范的招投标行为，甚至未经授权的部门和人员也办理采购与付款业务。

3、采购支出不真实。会计人员或采购人员利用内部控制上的漏洞，伪造原始凭证，用自制凭证代替购货发票支取货款，中饱私囊；本单位与客户有关人员内外勾结，以假发票、假进货进行冒假骗取货款；会计人员、仓库人员、仓管人员、采购人员相互勾结开具假发票及假入库单入账；会计人员只编记账凭证，不附原始凭证，虚支货款；涂改以前年度的购货发票在本期支取货款和入账。

4、相关费用不入账。会计人员或其他人利用押金抵物时，将支付押金作为采购支出报账，在收回押金时采取收款不记账办法侵吞。多数单位对采购产品的附件或赠品不在合同条款中反映，实物验收人员验收后不做登记。由此，一些采购人员或经办人员“乘虚而入”，将赠品窃为己有；与供应商勾结将附件作为另一项交易事项。

5、合同条款不明晰。有的采购合同条款只标明所要订购的产品、单价和金额，不标明产品的型号、规格或标出的型号、规格不详尽；有的采购合同只标明供货商，而不标明产品的生产厂家。一些采购人员往往利用这一漏洞，“偷梁换柱”用高价格购置低等级、低性能的产品。

6、招标行为不规范。采用招投标方式采购的价格比非招标方式采购的价格还高。行为主要包括：限制有竞争力的供应商参加投标、确定标底的人员或能够接触标底的人员与供应商勾结、评标人员在评标中不能正确参与决策、监督机制或监督人员不到位或不能正常发挥作用。

四、采购与付款内部控制改进建议

对应上面出现的问题，应该采取以下对策进行弥补：

1、岗位分工明确。企业应当建立采购与付款业务岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责、权限，确保办理采购与付款业务不相容岗位相互分离、制约和监督。

2、授权制度完善。企业的生产计划部门应该根据顾客订单或者对销售预测和存货要求的分析来决定生产授权；企业对资本支出和租赁合同应该做特别授权，只容许特定人员提出请购；采购合同的签订必须经过有关授权人员审批；采购款项的支付应经有关授权人员审批；重要和技术性较强的物资采购部门应该实行集体决策和审批，进行规范的招投标行为；相关人员只能在授权范围内行使职责，不能出现越权审批的现象。这就需要企业加强监督机制。

3、采购支出应当真实。企业应当完善内部控制，防止会计员或采购员利用内部控制上的漏洞，伪造业务事项。企业应当将大额的采购事项与客户进行沟通，及时发现利用伪造原始凭证，或者利用自制凭证代替购货发票支取货款的事项发生。同时，对于货款的支取应当附有原始发票，对未附有发票的款项应当禁止支付。只有当原始凭证内容填制完整后，才能够进行支付。企业应当保管好以前年度以及本年度的资料，防止出现涂改以前年度的购货发票在本期支取货款和入账。同时，企业还应当加强建立内部稽核制度，完善会计监督机制。

4、相关费用应及时入账。会计人员或其他人员利用押金抵物时，将支付押金作为采购支出报账，在收回押金时应当依法登记入账。采购人员在收到附件及赠品时，应该将货物及时登记入账，不能吞为己有。因此，企业应该认真地了解交易的流程，注意是否存在一些合同约定外的事项。对于作为特殊性质的支出，应该特别注意其收回情况，及时与客户沟通，以防止出现货物已收回却仍挂在账面的情况。

5、合同条款应当清晰。合同条款应当标明所要订购的产品、单价和金额，同时应当标明产品的型号、规格、供应商。对于只标明一部分，或者标明不够详尽的，应当要求合同签订者重新与客户签订，保证内容的准确完整，从而防止出现利用高价格去购置低等级、低性能的产品。

6、招标行为应当规范。为了能使企业以最低的价格获得同等质量的产品，企业可以采取招标的方式。企业应当采取公平、公正的形式，不得限制有竞争力的供应商参加投标。这就需要高层管理人员落实好招标的各项工作，对于招标中的一些具体情节应当提交董事会或者股东大会，保证其合理性、合规性。同时，股东会或董事会应当下派人员执行监督职能。对于招标价格明显高于同行业同质量产品的价格的，应对其招标人员进行适当的处分，从而保证招标的顺利进行。