基于可持续发展的高校档案数字化建设

贾淑玉

(黑龙江省教育学院，哈尔滨150080)

基于可持续发展的高校档案数字化建设

贾淑玉

(黑龙江省教育学院，哈尔滨150080)

高校档案数字化建设并不是简单地将馆藏进行数字化处理的过程，而是以可持续发展为目标，在全新的基础设施和信息环境的基础上，实现档案与社会的交融，这是高校档案事业发展的必然方向。

高校档案;数字化;信息资源;可持续发展

高校档案数字化建设是高校档案工作随着高校现代化管理发展到一定阶段而出现的工作趋势，是高校“数字化校园”建设的重要组成部分，担负着存储、管理并提供利用高校党务、政务信息系统和数字化校园产生的电子文件、档案信息的职能。

一、高校档案数字化的动因

1.档案数字化建设是高校信息化建设的必然趋势

高校信息化建设的实施以及数字校园的成功运转，为学校教学、科研及管理提供了先进的技术手段和崭新的网络环境。一方面，高校档案部门出于自身管理需要使用计算机管理档案，使传统以纸质为载体形式的档案信息对象转为机读档案，形成了大量的数字化档案信息。另一方面，计算机大量应用于高校教学、科研及管理，产生了大量的电子文件进而形成数字化形态的档案信息。面对数量众多的新型形态和载体的数字文件材料，开展档案数字化建设，更好地为学校各项工作提供档案信息服务，已成为高校档案部门的当务之急。

2.档案数字化建设有利于高校档案信息资源的开发利用

首先，数字化的档案信息打破了档案利用上的时间概念，可以利用网络的传输便利，提供快速有效的利用服务，使异地档案信息资源传输和利用成为可能，使档案工作社会化服务的时效性、广泛性更加突出，最大限度地实现档案信息资源的共享。其次，数字化档案信息还便于利用计算机进行快速检索，促进各种高新技术在档案管理中的应用，更有利于档案信息资源的开发利用。

二、高校档案数字化建设的基本原则

基于高校档案数字化建设中存在的诸多问题，如何顺利推进高校档案数字化建设，高校档案部门应在可持续发展的前提下坚持以下相关原则。

1.经济性原则。在数字化设备方面应根据自身财力，注意适用、节约，追求经济投入的最小化，实现效益的最大化，使有限的人力、物力、财力得到最大限度的发挥。

2.重点性原则。档案馆馆藏丰富，在进行数字化建设时，如果要把全部馆藏都转化为数字化信息，不但任务繁重，耗费大，且毫无必要，应选择利用率高的档案优先实施数字化，在计划上重点筹划，在人力、技术以及经费上保证重点，突出重点。

3.安全性原则。在档案数字化过程中，形成的数字文件在输入、存储、传输和提供利用过程中都存在数据丢失、数据失控、数据窃取、病毒侵犯等不安全因素，也正是由于数字档案的易改性等原因，要求高校档案部门在档案数字化过程中尤其应增强档案安全意识。

4.真实性原则。档案数字化，应该允许档案人员对其在一定程度进行加工处理，但前提是真实地反映历史事实。对于数字档案的可加工性、真实性等问题，这也是高校档案人员所面临的新课题。

5.可读性原则。档案在数字化处理的过程中，会产生不同类型的数字文件，档案部门应规范档案数字化的技术系统，建立互通兼容系统，使数字档案在通用标准下顺畅转换。档案数字化的标准应符合档案工作管理规定，同时符合电子信息运行规则。

三、高校档案数字化建设的工作思想

1.加快信息化建设，实现档案现代化管理

高校在档案信息化建设中，特别要注意三个方面的问题:一是建设跨学校的档案信息资源共享平台，以资源共享弥补资源的不足;二是做到馆藏档案数字化和现代文件归档的电子化，建设学校电子文件中心;三是积极探索实现档案信息化建设和学校校务政务建设有效衔接的途径，使档案信息资源与学校公共信息平台的信息实现对接。另外，在实施档案信息化建设的同时，积极开展档案信息资源的开发与利用，把档案信息资源的开发与利用纳入到数字化建设规划中，为学校、教育事业和社会提供优质高效的服务。同时要拓宽服务方向，拓展服务内容，丰富服务品种，主动服务，做好档案的编研加工、宣传陈列、网络服务等工作，争取得到社会各界的大力支持。

2.为学校中心工作服务，加强档案资源建设

高校档案馆在制定归档范围和期限时，应特别重视学校的中心工作，特别是重大活动、重要会议、重点建设项目、重大科研项目、重大改革工程、重要工作内容的档案材料的范围和期限，以便为学校保存有价值的历史资料，同时也为学校的档案信息化建设提供优质的档案资源。对于重大活动，档案工作要提前介入，超前服务，全程跟踪，同步发展，有的学校实行了预立卷，实际效果非常好。

3.发掘高校文化资源，推进档案服务创新

档案馆可以建设成为爱国主义教育基地。开发档案信息资源，让历史以更智慧的方式走进大众，可以弘扬学校办学传统，提升大学文化，凝练大学精神，鼓舞、激励、引导广大师生心往一处想，劲往一处使，为学校改革和发展提供强大的精神动力。高校档案馆要积极发掘学校的文化资源，积极参与和谐校园的文化建设，档案馆与校史馆要相互衔接、相互补充。要充分利用档案馆丰富的校史资源，积极开展各类档案资源的宣传展示活动，如在学校重大纪念活动时搞小型展览，在重要的政治活动、重要的纪念日、名人诞辰时发行纪念册、回忆文集，举办陈列展等，从而更有效地发挥档案馆的作用，以深厚的文化底蕴为社会主义核心价值体系建设提供强大的精神力量。

四、高校档案部门如何应对档案数字化的挑战

数字化时代，档案部门必须迎接挑战，着眼于档案工作的可持续发展。

1.提高档案队伍素质，培养档案复合型人才。档案队伍自身素质的高低直接影响着档案信息化的进程。高校档案部门需大力加强人才队伍建设，以复合型人才为重点的指导思想，优化档案馆的队伍结构。建设一支具有较高专业素质、服务型与研究型相结合的创新团队，以适应数字档案馆的建设和正常运行的需要。

2.主动提供利用，将档案部门建设为丰富、完备、权威的信息资源库。高校档案部门应主动开展档案利用调查，改变过去坐等上门的被动服务方式，通过走访调查，了解用户需求，宣传介绍档案馆馆藏档案的信息，主动解决用户利用中存在的问题。

3.努力探讨新技术，为档案工作现代化提供技术支持。在网络环境下，档案管理的方法更加智能化，管理的范围更加扩大化，档案管理与知识管理、信息管理更加融合在一起。档案工作人员应从实际的工作需要出发，采取切实可行的技术路线，逐步摸索出档案业务完全与现行业务系统紧密衔接的办法，将电子文件归档作为现行业务系统的最后一个环节，使电子文件在形成之日起，都带有档案管理所要求的各项属性和信息，使档案在归档时不需要开展信息收集、信息转换等接口工作，真正实现电子信息资源的共享。

4.建立相应的规章制度。高校档案部门要根据数字档案的特点，制定一套特定的规章制度，如文档一体化制度、数字档案归档制度、保密制度、数字档案鉴定制度、数字档案备份制度、网上利用者身份确认制度、网络安全管理制度等，这是高校档案数字化建设能够安全、顺利开展的保障。

总之，高校档案数字化建设是一个不断探索、可持续发展的过程，只有遵循合理的原则，设立科学的目标，采取正确的方法，才能逐步做好此项工作，才能充分发挥高校信息为学校教学、科研和管理服务的作用。

［1］张玮琼.高校档案信息化建设浅议［J］.大庆社会科学，2008，(4).

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［4］向立文.馆藏档案信息数字化应坚持的几个基本原则［J］.档案学通讯，2004，(1).

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G278.6

A

1001－7836(201.)10－0194－02

10.3969/j.issn.1001 －7836.201..10.075

201.－04－15

贾淑玉(1961－)，女，黑龙江哈尔滨人，档案馆馆员。