浅谈事业单位固定资产管理

贾胜敏

(黑龙江省教育学院,哈尔滨 150080)

1 严格遵守有关的财经法规,牢固树立依法管理国有资产的意识

要加强事业单位对固定资产管理意识,就要有一个科学的监督约束机制来保障固定资产管理的运行质量。在对事业单位领导考评系统中可实行固定资产管理效果与领导业绩考核挂钩制度,以督促各级事业单位严格遵守并规范执行国家有关的财经法规,提高管理人员的法制意识,明确落实资产的管理责任,增强并牢固树立依法管理国有资产的意识。随着经济改革的不断发展,政府为加强行政事业单位固定资产管理,提高固定资产的使用效益,建立健全各项管理制度,保障固定资产的安全和完整,于近年在全国进行了大规模的清产核资及固定资产清查工作。在新形势的要求下,需要有相应的会计体系积极配合政府职能部门,根据政府实际管理工作的需要,对原有的固定资产管理系统进行针对性的优化完善,以满足政府部门对固定资产管理的需要。

2 建立健全固定资产管理制度,加大监管力度

从目前大多数事业单位的资产管理现状来看,对固定资产疏于管理,缺乏长期、有效的资产管理制度,管理制度执行不到位。因此,按照国有资产管理的有关规定,并结合各单位的实际情况和业务特点,建立健全固定资产管理的长效机制和完善的管理制度已成为当前各级事业单位加强资产管理的当务之急。事业单位应当建立、健全本单位的固定资产管理制度,由财务部门统一建账核算,由资产管理部门统一登记、管理,资产管理部门应当严格坚持和执行有关财经法规和本单位的固定资产管理制度。

2007年进行全国性资产大清查工作,全面摸清单位“家底”。规范了固定资产的入账核算,在很大程度上改善了会计信息质量。但由于账实不符问题源于多年的历史原因,并未得到全面的解决。固定资产管理工作之所以存在问题,很大程度上来源于历史上长期粗放式管理形成的遗留问题积淀,还有一部分源于现有体制的不完善之处。针对固定资产管理中存在的种种问题,应进一步健全和完善固定资产管理体制。

2.1 实施电算化管理,按照预算单位固定资产分类与代码进行固定资产管理分类

由于近年行政事业单位的固定资产数量及金额增长迅猛,规模庞大,种类繁多,各项管理工作仅靠传统的手工管理,手工统计已远不能适应工作的要求,必须实现电算化管理,将固定资产的购建、决算、核算、处置、报废等各项业务予以反映,实现固定资产的电子化管理与实时监控。完善的固定管理系统将有助于政府管理机构实时掌握固定资产信息,提高管理工作的时效性和透明度。同时,在实现核算电算化的前提下,建议取消手工固定资产明细账和总账,提高工作效率。但目前固定资产电算化核算方面最大的问题就在于固定资产科目设定问题上。目前,通常的做法是根据单位财务规则规定将固定资产分为房屋及建筑物、一般设备、专用设备、文物和陈列品、图书、其他固定资产六大类。在对房屋及建筑物、文物和陈列品、图书的分类中一般不容易产生差异,但在一般设备、专用设备、其他固定资产的分类中则产生了不少的差异。两个单位的固定资产分类,一个为行政机关单位,一个为事业单位 (学校),从科目编码上就有不同,各个单位对专用设备与一般设备的分类也不尽相同,对某些单位是专用设备,对另一些单位又属一般设备,如幻灯机,在学校为专用教学设备,在大部分行政单位为一般办公设备。另外,单位自己分类明细,编码也多有重复,电脑与电脑微机就在专用设备与一般设备中重复出现。

按预算单位固定资产分类与代码目录的另一大好处即是可自动导出清产核资数据,因日常就按此分类与代码做账,清查时就可事半功倍。如无固定资产管理软件,则根据预算单位固定资产分类与代码目录建立会计科目与之对应,也会为固定资产核算和管理带来极大的方便。

2.2 建立固定资产管理办公自动化系统

会计信息系统在信息技术的推动下必将从封闭走向开放,从桌面走向网络。办公自动化系统的构建和应用,能及时、迅速地获取单位管理运行及实时变动的情况,使各部门之间协调配合,进行办公业务操作处理,做到有效地处理和利用信息。

固定资产管理通常仅在财务部门进行核算,随着社会发展与科技进步导致会计信息系统向财务业务集成阶段发展。在财务工作中固定资产管理软件主要功能为核算资产数据,包括财产登记、登记财产卡片、财产单据、生成资产凭证、资产账簿 (财产明细表、财产汇总表)等。而财产采购、财产处置、安全控制及财产登记中的验收登记、领用登记等数据在财务软件中很难连贯地反映出来,而在整个固定资产管理中会涉及单位所有人员,为完成固定资产管理功能,不同部门人员和同一部门人员,经常会发生个人与个人之间、个人与部门之间的交互关系,并需要对某项事务进行合作处理。所以,必须借助办公自动化系统与财务固定资产管理软件相结合,才能使各类数据资源实现共享,从而大幅度地提高财政部门的数据管理能力和运用效率。而整个固定资产管理主要功能应包括:财产采购、财产登记、财产处置、安全控制等功能。但如何实现两个系统的结合及数据的交换,各类数据资源实现共享,笔者认为可通过以下实际应用的方案来予以解决。

将所有资产的验收、登记、领用、查询数据工作均在办公自动化系统中的资产管理完成。在资产验收保存时直接生成领用单并登记财产附件、图片等资料,并进行验收单据、标签、卡片打印。在办公自动系统中可以按资产的名称、类别、登记时间、资产状况进行组合查询。资产分配给各使用部门。使用人员,以便相关的资产负责人可以随时查阅当前资产使用的状况。包括资产的借用、部门间资产的调拨、资产赠送等详细记录。同时,财产管理软件增加导入模块:由办公自动化系统在导入财产管理软件前根据事业单位财务规则关于固定资产单位价值及其他的规定标准条件,自动将资产数据分成固定资产数据及材料。低值易耗品数据两部分,并提供数据结构导入至财产管理软件中。财产管理软件中进行变动数据的审核、登记或更新财产卡片、自动编制分录、结账、财产明细表、财产汇总表、打印财产数据、查询财产数据、资产盘点等工作。

3 加强会计人员业务培训,提高业务素质,改进固定资产账目处理方法

要加强对会计人员业务培训和学习,不断提高业务素质;坚持会计人员持证上岗,杜绝无证上岗现象;严格执行有关财经法规和事业单位会计核算制度,规范和完善账目处理,做好固定资产管理的基础工作,保证账账相符、账物相符。

要改进资产会计核算方法,事业单位可采用按原值和预计使用年限计提折旧的方法,既能真实反映事业单位的固定资产净值,也有利于事业单位进行成本核算。

加强固定资产的日常监管,落实资产管理责任,防止国有资产流失。事业单位对固定资产日常监管,可从以下几个方面入手。其一,应建立账卡核算制度。事业单位财务部门、资产管理部门和使用部门应分别建立固定资产总分类账、固定资产登记簿和固定资产卡片,全面正确及时地记录固定资产增减变动情况,使固定资产不论以哪种方式增减,都要从源头抓起。手续齐全,登记清楚,保证核算、管理和使用部门的衔接一致。健全和完善实物登记账,可利用计算机技术,对各项固定资产从购置、领用到报废进行全程管理,提高固定资产管理的信息化水平。固定资产的购置应坚决执行政府采购制度,纳入政府采购范围,节约使用国家资金。其二,设立专门部门或专门人员负责固定资产维修养护制度。每年制订出兑房屋、设备等维修计划,定期对固定资产进行检查、检修等日常维护保养工作,对使用、维修、保养的结果进行记录,并定期到专门部门或专门人员履行检验手续。其三,建立固定资产核销制度,调拨、转让、报废、报损固定资产必须报上级主管部门或同级财政部门审批并附有财政部门批复文件,必要时需要聘请中介机构审计,严格履行报批审核程序,如实进行资产核销账目处理,对残值收入和转让收入应及时上缴或存入集中核算账户,不得坐支,不得挪作他用,甚至不入账处理。其四,建立固定资产清查盘点制度,根据《事业单位国有资产管理办法》规定,“事业单位对所占有、使用的国有资产要定期清查,做到家底清楚,账账相符,账卡相符、账实相符,防止资产流失。”因此应定期或不定期对固定资产进行清查盘点,这样才能及时发现问题,有效防止国有资产流失。

4 完善资产管理机制及加强固定资产的盘点及处置工作

完成固定资产管理的各项工作必须建立起有效的管理机制,以促进管理目标的实现。完善固定资产管理方面的机制必须受到政府相关领导的重视与认可,具体措施如下:各预算单位设定固定资产管理工作岗位人员责任制,财政部门也应设立监督预算单位固定资产管理工作岗位人员责任制,提高管理人员的素质要求,定期由政府的财政部门进行检查、考核,考核结果作为固定资产管理工作岗位人员提拔、任用等的依据;将固定资产管理水平作为管理责任人审计的重要一项等。

根据事业单位会计制度的规定,固定资产应每年盘点一次。但实际工作中,固定资产的盘点往往由于年终人手少、工作繁杂而未进行。所以,固定资产的盘点工作必须认真落实,从制度、时间、人手、领导抓起,对发现的账实不符、盘盈、盘亏的固定资产及时进行处理。应建立切实可行的预算单位盘点、处置机制,并严格执行,落实到人。积极处理好闲置固定资产,引入资产评估程序,进行竞价出售、拍卖等公开、透明方式回收资金,或依法按政策捐赠边远地区等方式使国有资产保值、增值,提高固定资产的质量,保证会计信息真实、可靠。政府的财政部门也应建立固定资产的盘点、处置制度的监督机制,对要处置的资产进行金额、数量上把关和审批,并定期对预算单位的固定资产进行清查。