卢华丽
(黄冈职业技术学院人事处,湖北黄冈438002)
高校档案管理存在的问题及对策
卢华丽
(黄冈职业技术学院人事处,湖北黄冈438002)
探索高校档案管理模式,建构高校档案服务理论,是包括档案学在内的公共管理科学研究的重要课题。开展良好的档案管理服务,成为各个信息服务机构业务发展的主流。当前档案资源的管理与利用也面临着机遇与挑战。由于受各种因素的影响,目前国内高校档案管理方面存在着一定的问题。通过对所发现的问题解析,提出了改善高校档案服务与管理的措施。
高校档案;管理模式;服务意识
高校档案集教育、科研、管理于一体,是对高校组织和个人有保存价值的文字、声像、图表等各种载体形态的历史记录。作为高校信息资源不可缺少的重要组成部分,具有丰富的内涵。当前,随着我国高等教育事业的迅猛发展,产生的档案也越来越多。作为传统文献领域的高校档案工作,面临着前所未有的机遇和挑战。新时期的档案工作者要抓住机遇,迎接挑战,开拓创新,提高高校档案管理水平,做好高校档案管理工作,适应现代高等教育发展的需要,这对高校的长远发展有着极为重要的作用。
高校档案指的是不同文件载体(图表、声像、文字等)材料的组合。这些材料是直接在管理、教学、科研等活动中形成的,并具一定保存价值。档案管理可包括两方面内容:一是档案实体管理,即对档案资源的管理。二是档案信息组织,即是对档案中所包含的信息的管理。档案实体管理包括档案的保管、整理、鉴定、收集等内容,通过档案资源建设为档案的现代化管理打基础,建立科学合理的馆藏体系。
长期以来,部分领导档案意识淡薄,对档案工作认识不深,认为人事档案只要不泄密、不丢失,能应付查档就行。对档案工作人员关心不够,对档案工作不闻不问,未把人事档案管理工作纳入到议事日程。档案经费、场所,没有保障。
我国《普通高校档案管理办法》已实施很久了,但不少高校的档案收集、管理制度仍然缺失,或缺少细则,只有基本框框。同时,档案管理制度内容尚不完善,管理制度工作尚未到位。有的高校年度工作计划、岗位责任制度及考核范围中未纳入档案工作。
高校的档案管理技术手段与方法,和当代的高新技术落差很大,采用传统方式方法—手工作坊式,各项安全指标及库房面积不能达到规定要求,必要的仪器设备不先进,微机用的是其他部门淘汰下来或是低档次的,有的档案部门甚至没有一台微机、扫描仪、刻录机等设施,不少档案部门更是可望不可及,档案管理工作的现代化进程受到严重制约。其原因有:一是资金分配不合理,领导对档案工作的重视程度不够。二是学校资金紧缺。三是档案工作者综合素质低下,管理意识不强,不会使用现代化设施,对计算机软件方面的知识更是缺乏。
当前是知识经济时代,对高校档案工作者的整体素质要求提高了,但达不到要求的有相当一部分人,如竞聘上岗中被解聘的人员、刚从大中专学校分配来的学生、因工作调动被分配到档案部门的人员等等,整体队伍素质不高,无法适应当今的档案工作,只是起充数作用,因而档案管理工作严重受到影响。
档案的提供利用是档案工作的中心环节。要提高高校档案的利用率,可通过举办校园竞赛、会议学习、参观等活动,向员工宣传档案管理内容,提高档案工作认识,对档案利用中存在的模糊认识加以澄清,激发档案利用的愿望与热情。档案管理人员要主动积极保存收集好档案,加强有关档案作用、利用效果及价值宣传,为业务部门工作提供“超前任务”,为领导决策服务。
档案管理制度是基础,是开展档案管理工作的保障。要顺利开展档案管理工作,一是要建立档案调阅审批规定、档案管理员工作职责、档案管理员目标考核办法、档案保密规定、档案室管理规定、档案室安全保卫制度、卫生制度等,以制度管人,凭规矩办事,即建立一套行之有效的管理制度。二是有关部门领导要定期检查管理制度的执行情况,使目标考核的指标量化,赏罚分明,并与年终考核挂钩,充分调动档案管理工作人员的积极性。
面对高度信息化的社会,大量产生的文件材料及绵延增多的档案,以传统方式管理是远远不能适应的。知识经济时代档案工作应加以改革,加强组织领导和现代化。健全档案工作制度,实现档案及信息管理、利用、检索的数字化、网络化与计算机化,改造传统的档案工作运用信息技术。如今计算机及网络检索速度快,于网上公布档案信息,建立高性能真实性、权威性的网络,吸引读者,建立专门数据库,让档案信息网络化服务得以实施。这是档案部门带动档案的收集、整理等工作的有效方法,同时也是开发档案信息资源,扩大影晌的有效途径。图书馆系统和国外一些档案馆在“信息高速公路”建设上已走在我们前面。我国的科研和教育计算机网的建设,为国内一些档案系统联网建库工作创造了条件。为了更好地为高校档案信息网的建设服务,应有计划、分步骤地抓住机遇接待网上的来访者,步入国家教育科研网、国际互联网等计算机网络、高校校园网。满足知识经济对档案信息需求,实现档案信息资源共享。
一是系统教育。系统教育是一个人通过接受正规的或业余的高中等档案专业教育,是提高档案工作者整体素质的基础,提高素质的首要途径就要经过严格的系统的档案专业知识和专业技能训练。具有系统性、规范性的学校教育,有丰富的图书资料,有教师的系统指导,有严格训练制度的制约和要求。这样,学生在业务知识、体制技能、思想品德等方面都得到提高。
二是继续教育。知识经济时代的一个重要特点是知识更新快,科技日新月异,档案工作也迅猛发展,档案种类扩大,外延增加,须将新知识与技术引入到档案工作的理论实践中。档案工作者要提高业务素质,如不学习新知识,不掌握新技术,就难以胜任档案工作,一次性教育的旧观念已不提倡。知识经济时代,传统的档案学知识结构将逐步被现代档案知识技能取代。所以,知识经济时代,档案工作者如何树立终身教育理念,更新知识结构,探究继续教育,就成为极其重要和紧迫的问题。
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G472.4
A
1672-1047(2011)06-0070-02
10.3969/j.issn.1672-1047.2011.06.17
2011-11-11
卢华丽,女,湖北浠水人,档案管理员。研究方向:高校档案管理。
[责任编辑:何玲霞]