高校科研管理信息化研究

集美大学 科研处 何小兵

高校科研管理信息化研究

集美大学 科研处 何小兵

高等学校主要承担教学和科研两大任务。高校教学活动对培养高素质的优秀人才具有不可低估的作用，而科研活动的不断革新发展对高校教学活动的质量提升具有非常重要的促进作用。特别是近年来，随着经济的发展和社会的需要，高校承担着越来越多的纵、横向科研项目，而如何管理好众多的科研项目成为高校相关职能部门的一项重要议题。

高校科研管理工作的管理对象主要涉及科研项目、科研经费、科研人员、科研论著、专利以及科研获奖成果等科研要素，而管理流程则主要涉及项目申报立项、项目验收结题、项目人员变更、科研论著采集与审核、成果鉴定、成果报奖获奖登记备案以及科研编制分配计算等。尤其是对于综合性大学来说，随着学校科研实力不断发展壮大和科研业务量不断增加，日常科研管理工作日益琐碎、复杂，这对基层一线从事科研服务管理的工作者来说已经成了挑战。

一、传统高校科研管理瓶颈分析

1.项目申报书书写耗时耗材。在基于图形界面的Windows操作系统未普及之前，早先的高校科研管理几乎完全是采用纸质化的管理手段。笔者认为这个阶段可称为纸质化的管理阶段。

在这个阶段，科研管理的各个流程几乎全部依赖手工和纸质来完成。科研人员申报科研项目需要用钢笔或水笔手工填写印刷好格式的申报书。申报书要求一式多份，需花费数倍的书写时间，一旦中间出现较大书写错误还要整份废弃重写一份，消耗了很多本可以用来集中精力思考科研内容和研究路线的时间，并且书写错误不易修改，容易浪费纸张。对于科研管理者来说，每年各单位的科研成果论著情况也困难重重且耗费精力。

2.各科研要素关联度低，统计困难。20世纪90年代末，随着个人电脑、Windows操作系统以及办公Off ce软件的普及应用，高校科研管理方法逐渐进入以电子文档为主的管理阶段。笔者认为，这个阶段可称为初级信息化的管理阶段。

在这个阶段中，各种项目申报书逐渐使用电子文档，但是各个电子文档之间相互独立，没有内在关联。在这个管理阶段对于已立项的项目清单，高校通常是采用一个Excel表录入。这种方式存在的问题就是各个科研要素之间的关联度较低。比如，没有人员库的明细信息来关联科研项目，若需要按照职称或学位的情况来统计各个学院的科研立项情况就很困难。又比如没有论文库的明细信息来关联科研项目，若要查找项目成果中SCI论文发表3篇以上的科研项目有哪些，这时尤其对于那些综合性高校来说，有上千项的科研项目,查找成了一件棘手的事情。

3.科研绩效考核工作量大、耗时长、准确性低。在未采用计算机科研管理软件系统前，每年科研绩效考核时，科研管理人员都要花费大量的精力和时间对全校所有学院的科研项目及论文专利获奖等成果进行登记和统计，不仅工作量大、花费时间长，而且还容易遗漏，不能完全保证数据的及时性和准确性。

二、高校科研管理信息化的发展状况

基于关系型数据库的计算机科研管理系统的关键底层技术支撑就是信息技术。而所谓的信息技术（Information Technology，简称IT），是指主要用于获取、存储、处理、显示等管理信息数据所采用的各种计算机技术的总称。运用信息技术是管理现代化的有效支撑和先决保证。

1. 计算机科研管理软件系统被逐渐推广运用。21世纪初期，出现了一系列高性能的数据库产品,如Oracle,SQL Server等。随着社会经济的不断发展，从事信息技术的研发人员队伍不断壮大，信息技术取得了长足的进步，开发出大量基于大型关系型数据库的信息系统大力发展并渗透到各行各业中，一些成熟的计算机科研管理软件系统也逐渐被推广运用到高校科研管理领域，高校科研管理方法逐渐进入以科研管理软件系统为主的管理阶段。笔者认为这个阶段可称为信息系统化的管理阶段。

2. B/S和C/S两大结构的软件系统分析。这个信息系统化的管理阶段中，高校的科研管理信息化奠定了比较坚实的基础，其主要内容是全面利用计算机技术、网络通信技术、关系型数据库技术以及管理科学、运筹学、统计学和各种最优化技术，对信息进行采集、存储、加工、维护和管理，为统计、管理和决策服务。计算机科研管理软件系统主要有B/S和C/S两大结构。B/S结构的系统部署快速，用户量广，共享性强，对服务器中程序一次性更新就能实现所有业务运行的相应更新，升级方便；C/S结构的系统专用性较强，支持计划任务，事务处理强，但维护成本较高。当前市场上的高校科研管理软件系统有的只支持B/S，如北京的易普拉格；有的同时支持B/S和C/S的，如湖南的青果软件。

三、高校科研管理信息化的优势

1. 方便查询科研人员综合科研情况并进行绩效考核。基于关系型数据库的计算机科研管理软件系统能够在后台运用结构化查询语言SQL对存储在数据库中的各个科研要素按需进行关联查找。例如，在查询科研人员综合科研情况功能模块里，只要输入某名科研人员的名字或工号，系统后台即可通过查找匹配该科研人员相对应的科研人员、项目、论文、专利、获奖等，并最后将准确的查询结果反馈显示在软件界面上。只要平时维护好这些数据，在关键时候就能很方便地从系统调出全校任意一名科研人员的综合科研情况。

2. 方便跨部门的信息共享。在人才队伍建设、科研考核、博士点立项建设等学校日常工作中，常常需要一些科研方面的数据，这些工作通常由人事处和研究生处负责。计算机科研管理软件系统中最有利于方便共享的客户端部署几乎零成本的就是B/S模式的管理软件系统。因此，只要在B/S模式下给人事处和研究生处创建各自的账号密码并分配相应的功能模块权限，相关人员即可通过浏览器端（B端）获取各自想要获得的科研数据。

3. 方便科研论文成果采集。在未采用计算机科研管理软件系统之前，学校采集教师论文数据时，教师要填报Word格式的表格，最终提交到科研处的是一大堆的Word表格，而且这些表格之间毫无关联。比如，想要找出论文发表在某刊物上的老师有哪些，就要一个个地把Word表格打开来查。而在计算机科研管理软件系统的B/S结构下，只要老师们都有各自的账号密码，就可以自己通过浏览器端（B端）登录系统录入论文数据到系统数据库中去，录入的时候也都有标准格式可依，个人保存提交成功后，再经院校两级审核后即可完成论文的采集流程。

4. 方便按科研要素进行关联查询。在计算机科研管理软件系统中，数据库是按实体关系（ER）模型进行设计的，各个实体都有各自的具体属性，而且各实体间相互关联。比如，人员库中有账号、密码、性别、职称、政治面貌等，项目库中有项目名称、项目来源、合同经费、项目成员等，人员和项目这两个实体就是通过项目成员这一属性来关联的。假如需要一个数据：承担单位为理学院政治面貌为民建性别为女的所负责的项目有哪些？就可以在计算机科研管理软件系统中通过后台使用结构化查询语言SQL来查找以上两个实体并关联起来，很快便可以查到准确的数据。

四、高校科研管理信息化建设中应注意事项

当前，中国各大高校的科研管理部门由于体制和人员配置限制等约束，对于计算机科研管理软件系统，少部分高校是由高校自己开发，大部分还是通过外包给软件公司来完成。在这过程中，需要注意几点：其一，软件系统外包合同签订时应注意是否有项目验收后才支付余款的条款，而不应以某年某月某日作为支付余款的条件；其二，每年科研管理状况都会发生改变，系统中关键数字字典的科研要素应是可修改的，而不是固定的；其三，没有完美无缺的软件系统，但也不能因噎废食，而应力求尽善尽美；其四，为方便引入计算机科研管理软件系统，科研管理职能部门应配备计算机类专业出身的人员，并相应减轻该同志的其他科研服务管理工作量。

五、结论

计算机的普及为科研管理信息化提供了先决的硬件条件。但仅有硬件还不够，要实现真正的科研管理现代化，还须充分运用先进信息技术，引入计算机科研管理软件系统为高校科研管理现代化服务，需要所有的科研管理工作者和各级领导提高思想认识、积极推动、共同融入，加大对科研管理信息化的软硬件投入，重视和培养信息管理人才。只有这样，高校科研管理现代化的路子才能越走越宽。