科学发展观视野下的高校院系资料室建设与发展探析

林桂兰

（福州大学公共管理学院，福建福州，350108）

科学发展观视野下的高校院系资料室建设与发展探析

林桂兰

（福州大学公共管理学院，福建福州，350108）

阐述了高校院系资料室的重要作用，分析了新时期面临的困难与挑战，结合科学发展观的理论视角，提出了高校院系资料室建设与发展的几点思考。

科学发展观；院系资料室；建设与发展

党的十六大以来，以胡锦涛总书记为核心的党中央立足社会主义初级阶段基本国情，提出了科学发展观理论体系。根据党的十七大部署，从2008年9月开始，用一年半左右时间，在全党分批开展深入学习实践科学发展观活动。当前在全党全国持续深入开展的创先争优活动正是学习实践科学发展观活动的延展和深入，其核心也是贯彻落实科学发展观。可见，加强院系资料室建设，推动高校又好又快发展，必须深化对创先争优活动的认识，持续推动科学发展。

一、院系资料室的重要作用

随着我国高等教育的跨越式发展，院系资料室由于其灵活性、实用性、方便性等，正发挥着越来越重要的作用。“资料室在知识创新、技术创新、服务创新体系中是不可或缺的，是系教学、科研发展的助力器，是信息资源的发源地”。

（一）弥补综合型图书馆学科深度不足的问题

高校图书馆的服务对象为全校的师生，馆藏资料图书一般力求全面，能够涵盖、普及各个学科，这就决定了它的藏书特色只能走广和杂的道路，这仅能满足读者对于事物基本了解的需求，无法满足读者特别是师生对于本专业深度研究的需求。而院系资料室，作为综合型图书馆的补充与延伸，一般都是根据本院系的学科设置，并且因为地域上的优势可以与院系教师近距离接触，熟知课程设置、教学进度、科研项目，容易接触到学科发展的前沿动态信息，这些都能够为其在专业资讯的收集上提供便利条件，从而与学校综合型图书馆在功能上形成有效地互补。

（二）更好地为高校重点学科建设服务

学科建设是关系到学校长远发展的一项战略任务。作为高校信息系统中不可或缺的一个子系统，院系图书资料室为重点学科的建设发挥了综合型图书馆所无法比拟的巨大作用。做为教育评估时的硬性论证条件，为了支撑重点学科的建设，它不仅要精心选购一些公开出版的专业图书，而且要悉心关注收集一些参考价值高且不易获得的前沿动态资讯。它不仅能够为本院系科研教学人员提供地域上查询的便捷服务，它自身所具备的精度和深度也使它能够在短时间内提供综合型图书馆所无法提供的准确、前沿的材料。

（三）缓解目前高校扩招与教育资源相对稀缺的矛盾

我国自1999年以来在全国范围内进行了大规模的高校扩招，虽然这适应了高等教育普及化的要求，提升了国民的整体素质，但是也带来了一些新的问题，扩招与高校教育资源不足的矛盾日益明显，院系图书资料室的合理开发利用可以在一定程度上缓解教育资源稀缺与扩招所产生的矛盾。一方面，将现有的教育资金更多针对性地投入到专业图书建设上，可以更多满足和解决师生的真实需求；另一方面，如果能够将建设好的专业图书更多地利用网络等信息化、数字化平台进行流通，提高图书资料的利用率就可以在更大范围满足更多读者的需求。

（四）符合建设学习型组织的需要

学习型组织是一种弥漫着学习气氛并能充分发挥每个成员创造性思维能力的组织。高校作为知识传授的重要场所，教师作为知识的传授者，其对知识更新的要求要比别的行业高得多，建立学习型组织具有十分重要的意义。学习型组织的核心是要在组织内部建立完善的“自学机制”，其学习的精神就是学习、思考和创新。院系资料室在地域上的优势可以在老师和学生身边创造随时随地学习的条件；其专业上的书籍可以加深师生对专业知识的理解；其所收集的前沿动态专业信息可以促进师生们与时俱进的学习，加大院系资料室的建设力度符合建设学习型组织的需要。

二、新时期院系资料室发展所面临的问题与挑战

随着市场经济的深入发展、高等教育改革的进一步推进及新时期国际间综合国力竞争的加剧，高校院系的图书资料室的建设与发展在迎来发展春天的同时，也面临着前所未有的挑战。

（一）资金投入不够，管理机制不健全

院系资料室的规模虽然较图书馆要小，但是图书馆的日常业务工作院系资料室同样要完成，即五脏虽小，神形皆须具备。然而院系图书资料室的特殊性与专业性决定了其位于校图书馆与院系之间的尴尬位置。院系资料室普遍存在缺乏明确的管理上层、硬件落后、信息化不足、资金捉襟见肘等问题。面对图书资讯形式日益增多而近两年物价普遍上涨，在资料室建设资金十分有限的情况下，资料室的生存与发展受到一定的阻碍。

（二）资料形式单一，利用效率比较低

目前院系专业图书资料往往较多地以图书的形式存在，未考虑到图书所呈现的往往是滞后了的信息。仅有少数资料室关注与专业相关的电子文献，大多数院系图书资料室都未能够做到重点收集特色化、专业化的文献资料，都存在着仅限于单一购买，加工程度不够，对院系已有的特色材料如课题申请、结题报告开发不足的情况，这在一定程度上造成了资源的浪费。图书资料应该以更为宽泛的形式存在，除了图书、电子文献等已经发布了的成型资料，还应当关注那些专家报告、会议录音、课题申请等半成型的资讯。

（三）人员素质不高，服务意识不够强

对院系图书资料室存在认识上的偏差直接导致了院系资料室人员队伍地位的普遍偏低。有些学校院系资料管理人员的岗位甚至成为了安插引进人员家属的流动岗。不仅职称归属混乱，激励考评措施也远不如其他岗位来得重要，这种“非正规军”的角色不仅影响到了资料管理人员的待遇和晋升难以调动其工作的积极性，参差不齐的人员素质很难满足资料室建设发展的需要。

三、科学发展观指导下的院系资料室建设与发展

高校院系资料室是高校图书情报组织的一部分，是院系开展教学和科研工作不可缺少的辅助机构和人才培养过程的重要单元。资料室的建设，必须坚持发展是硬道理，贯彻核心是以人为本，贯彻全面协调可持续发展，落实统筹兼顾。

（一）按照第一要义是发展的要求，提高认识、加强管理

1.提高认识、加大投入，建设信息化的院系资料室

要转变观念，从思想上重视院系资料室的建设工作。提高对资料室重要地位的认识，加强资料室的建设与管理。要认识到资料室的建设和管理并非是可有可无的，它是学科建设的重要组成部分，是反映办学实力的重要标志之一。 我们要用发展的眼光来看待学科的发展，同样也要用发展的眼光来看待院系图书资料室的发展，院系图书资料室不同于综合型图书馆的生命力正是在于它的特色性与专业性。

要加大投入，从资源上扶持院系资料室的建设工作。高校用于图书馆建设的经费是相对有限的，划拨给院系图书资料室的经费就更是少之又少。要合理划分校综合图书馆与院系资料室的职能，明确各自收藏的范围与重点，避免出现经费不足与重复购置浪费并存的局面。要加强实现现代信息技术管理的基础设施，包括计算机、网络的硬件和软件的配置。要鼓励院系资料室自己开发研制或者购置图书、资料管理软件，进行资料信息处理；要提倡资料室信息网络并入校园网、国家教育网，建设高速信息共享节点，也可以购置一些开发资料信息资源的网上发布与检索系统。另外，在经费来源上要避免过重等待图书馆下拨的单一依赖性，在图书馆与院系共建的基础上，多方筹措，争取部分如校友捐赠等社会资源，从而在发展上先行先试。

2.建立科学的双重领导管理机制

院系图书资料室的特殊性与专业性也决定了其位于校图书馆与院系之间的尴尬地位，如何处理好与这两边的关系是关系到院系资料室健康发展的关键所在。要解决这个问题，可以考虑在领导权方面进行细化。笔者认为在收集资料内容方面即工作内容上应当遵照院系学科发展的需要，因为院系资料室存在目的的很大一方面就是为了更好地服务于学科的建设；而在工作方式包括技术手段、制度规章等方面应该服从校级图书馆的统一管理，吸取其在收集信息情报技术方面的优势，利用其较先进的管理系统与统一的管理守则有利于更好地为丰富整个高校的馆藏服务。

（二）按照核心是以人为本的要求，重视培养、提升素质

1.以人为本，关心资料管理人员的成长

要把“以人为本”的管理理念融入到管理资料人员工作中去，用人本思想的柔性手段调动资料管理人员的工作积极性。可以考虑在高校科研项目中吸收部分资料管理人员参与，并在最后结果中体现其应有的劳动成果；鼓励各高校内部院系及高校间资料员相互进行交流学习，吸取经验，提出建议、意见和改进措施，这样就能改变其尴尬的身份，极大地提高其对本质工作的热爱，极大地调动其对实验室科研投入的积极性，以适应新时期图书资料工作的需要。

2.重视培养，加强队伍的“专业实训”

要加强其关于资料情报收集技术的专业实训，这部分工作应由图书馆来负责。图书馆应有计划、分步骤地组织院系图书资料管理人员通过多种途径、各种方式加强其对最新计算机、互联网和现代化情报技术的掌握运用，提高其对于外文信息情报的阅读开发能力。

要加强其关于特定学科知识的专业实训，这项工作应该由院系来完成。院系资料室专业的特点决定了其管理员必须对专业知识有着系统的了解。学院在选取院系资料管理员时应当把具备其专业知识背景做为录取的必要条件，而不是安插家属的流动岗。有条件的学院应支持管理员适当参加一些专业学术交流和科研课题研究，保障其对捕捉学科发展前沿资讯的敏感度，使其通过实践有效提升自身综合素质。

3.提升素质，强化人员的服务意识

要开展多种多样的教育活动，提高院系资料室管理人员的敬业奉献精神，增强信息服务意识，从实际需求出发，开展有针对性的服务，利用资料室已有的馆藏和专业技术优势，以设备、技术、人才、环境为支撑，形成多层次的信息服务格局，提供高质量的信息产品。

（三）按照全面协调可持续发展的要求，利用资源、多方拓展

新时期院系资料室不能走固步自封的老路否则终将被社会所淘汰。要加强与外界的联系，充分利用各种已有的平台来发展自己。例如，院系资料室一般都建立在学院内部，能够近距离地接触到这个专业的老师和学生，要有意识地加强与他们的交流，通过他们所掌握的学科知识可以获得许多对图书资料室建设的宝贵意见与建议，要邀请他们加入到信息收集的队伍中来，这样收集的信息情报往往具有很高的利用价值；要借助学校图书馆已开发全面的电子借阅、编目等系统软件来将院系现有的资料藏书流通起来，在网上实现便捷的查询、预约功能；在学院内部可以考虑借助实验室的局域网络和机房来实现院系资料室所收集、整理的特色专业数据库的开放查询。此外，可以考虑设计一个旧书收集制度，每年毕业生都面临着毕业时专业图书处理的问题，可以选择其中部分具有代表性且资料室没有的图书进行收藏。

与此同时，走全面协调可持续发展之路，既要紧跟时代步伐大力开展图书信息化建设，也要重视传统图书的积累与报刊杂志的管理；既要面向未来，也要立足当代。要立足院系资料室专业性强的特色，改革图书资料的采集模式，确定购买图书资料的重点和方向；报纸文献要每日更新，以最快的速度、最短的时间，将最新的报纸文献传递给读者；有条件的院系可建设适合学习的自习室、学术交流室等，充分利用资源，为节约型校园建设做贡献。因此，院系资料室建设要走可持续发展之路，逐步完成积累，重在运作，重在实效，办出特色，办出精品，提高资料采集的针对性和工作效率。

（四）按照根本方法是统筹兼顾的要求，发挥优势、拓展外延

1.发挥优势，建立学科数据库

院系资料室除了进行日常专业图书等纸字化材料的收集工作外，还应当注重收集与学科相关的非纸质资源，并尽可能地整理成电子资料以方便保存查用。以文科资料室建设为例，文科强调是一种对发展历程的把握，相关的历史文献、政策文件及经典数据案例的收集对研究学科的发展是尤为重要的，因此我们在建设资料室的时候，不能仅限于丰富图书馆藏，还应当有意识地利用自身在信息收集技术及专业前沿理论把握等方面的优势，着力于进行诸如论文库、案例库、数据库、政策文献库以及院系或地方自身专业发展材料库等特色学科数据库的建设。

2.拓展外延，开展学科专项定题服务

研究表明，研究人员在一个研究项目中，仅查阅相关信息资料的时间就可能要占到完成该项项目时间的一半以上。综合型图书馆管理人员由于很少具备特定的学科专业知识无法为研究人员提供专题服务，而院系专业图书资料员正可以积极利用自身对于专业图书室资料的熟悉程度以及在信息资料来源、收集、加工、传递等方面所掌握的技术优势进行信息导航服务，针对专题方向和研究的进展情况，在浩瀚如海的资料中有针对性地进行筛选，剔除那些质量不合格、内容过于老化或重复交叉的信息，并对剔除后的材料进行分类整理，潜心研究科研人员的可能潜在需求，充分挖掘现有资料中所蕴藏的潜在价值，让信息情报服务真正走在研究人员提出需求的前面。

总之，高校院系资料室是高校图书情报组织的重要组成部分，是学校图书馆的延伸和补充，是高校各系开展教学和科研工作不可或缺的辅助机构。只有坚持以科学发展观为指导，落实发展，与时俱进，强化管理与服务，它才能在网络信息时代的高校教学科研中发挥更大的积极作用。

［1］ 詹曙萌.论高校专业资料室的只能定位于发展思路［J］.漳州师范学院学报：哲学社会科学版，2010（1）.

［2］ 王晓红.网络环境下高校图书馆与院系资料室文献资源共建与共享［J］.情报科学，2008（5）.

［3］ 胡燕玲.关于高校院系资料室与图书馆融合模式的探讨［J］.图书馆学刊，2008（6）.

［4］ 张敏霞.高校加强资料室建设的新思考［J］.经济师，2004（7）.

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林桂兰（1983-），女，硕士，助理馆员，研究方向为公共管理与图书情报学。