武汉船院电子阅览室的功能与管理探讨

胡晓松

(武汉船舶职业技术学院图书信息中心,湖北武汉 430050)

电子阅览室是以计算机技术、网络通信技术及多媒体技术为基础,集电子型文献的咨询、阅览、服务为一体的现代化多功能的阅览室。我院现有两个电子阅览室:教师电子阅览室、学生电子阅览室。现有机位400余台。经过几年的发展获得了较多的电子阅览室管理和服务经验。

1 电子阅览室的功能

1.1 信息检索

信息检索是电子阅览室重要的功能之一。由于信息的瞬息万变,读者已不再把时间浪费在查询繁琐的检索工具书,而逐渐依靠计算机进行检索。目前图书馆信息资料的来源主要有三个方面:一是本馆自己产生的如期刊数据、书目数据、全文数据等;二是来自本馆以外的数据,如与其他图书馆交换或购买的数据以及购置的电子出版物;三是Internet的网络文献,包括联机数据库、联机馆藏目标库等。所以电子阅览室可以随时随地直接检索、任意浏览和自由选择馆内、国内乃至全球网络上的计算机情报、资料检索服务。开展科技查新、定题服务、跟踪服务等多种形式的检索业务。其方式可以由工作人员、也可以由读者自己进行检索。

我院近几年已开设《信息检索》课程,实训地点就在学生电子阅览室。主要是培养学生信息情报意识,掌握用手工方式和计算机方式从文献信息源中获取知识、信息和情报的能力。

1.2 资料的查阅和下载

阅览是电子阅览室最基本的功能。读者在电子阅览室应当能访问光盘服务器、局域网服务器以及Internet。阅览方式有光盘阅览、网络阅览等。随着多媒体技术的迅速发展和广泛应用,非印刷资料已是人们获得社会知识和信息最简单最快捷的途径,以光盘为代表的电子出版物具有储存量大、收藏方便、使用方便等多种优点,已经为读者所接受和喜爱。

网络阅览和下载。Internet上有极大的信息量,使读者可以获取和下载网上信息和资料。从而在信息获取上最大限度地摆脱时间和空间的限制,也大大提高了阅读的丰富性、时效性。[1]

2 电子阅览室的管理

我院电子阅览室对学生开放时间为每周73个小时。由于学生使用频繁,管理工作困难较多,经常会出现软硬件损坏或机器故障等情况。为解决这些问题,可以建立一些健全的规章制度。

2.1 建立健全科学的管理制度

电子阅览室与其他阅览室不同,它配有高科技的精密设备,需要现代化的新型管理方式,必须根据实际情况制定科学完善的管理制度,并确保各项管理制度的具体落实。

(1)要严格遵守国家的相关法律法规。如,任何读者不得在本阅览室观看含有色情、反动、迷信、暴力等内容的电子出版物。不得利用国际互联网危害国家安全、泄露国家秘密,不得侵犯国家的、社会的、集体的利益和公民的合法权益,不得从事违法犯罪活动。

(2)要建立健全一系列管理制度。包括电子阅览室管理办法、电子阅览室管理人员岗位职责、计算机系统安全保护管理制度、计算机信息网络安全保护技术措施、读者管理制度、规范读者行为的入室和上机须知等规则。

(3)安全防火制度。电子阅览室拥有大量电子设备和电源的特点使得安全防火成为重中之重。

(4)建立突发事件应急处理预案制度。电子阅览室不仅拥有大量电子设备和电源,而且一般空间较大,电子辐射较强,需要建立发生火灾、突然停电、学生晕厥、发生偷窃等突发事件后的应急处理预案,阻止意外事故发生,减少各种混乱和损失。

2.2 计算机管理和维护

(1)由于灰尘、温度、使用时间、机械磨损等因素,计算机经常出现硬件故障,处理不及时,会给电子阅览室工作带来影响。为了满足每个学期工作的需要,在学期开学前应对全部计算机软、硬件逐机检查。

(2)学生计算机操作能力参差不齐,经常会有意无意删除系统文件或应用软件,导致系统无法正常运行。病毒一直是计算机管理的一大难题,病毒一旦传入电子阅览室建立的局域网内,轻者机器运行速度减慢,严重时会导致整个局域网瘫痪,影响正常阅读。正确用好CMOS加密,使恶意破坏分子,无法进入和修改;使用还原卡保护启动盘上的系统文件;使用Ghost软件,经常做软件备份和恢复。

(3)在管理软件方面,电子阅览室值班教师发现计算机出现故障,应及时登记,通知维护人员进行进行检查维修,维修人员要分工明确,责任到位。

(4)实现自动化管理电子阅览室面向全校学生,有空余的机位时学生可以自由上机,因此每个人进入和离开的时间都是随机的。鉴于这种情况,我院引进博斯特管理系统进行机房管理,实行“一卡通”校园卡收费。其管理功能非常丰富,可实现收费管理、读者管理、排课管理、账务管理、设备管理、系统管理、各类统计、屏幕监控、远程通知、远程启动、远程关机、远程注销、远程锁屏、屏幕解锁等功能。

(5)用电安全管理用电安全一直是电子阅览室管理的重中之重问题,应配备独立供电线路,并安装地线,不要与照明、空调等用电设备共用线路。无论电网质量好坏,服务器都应配备交流稳压电源或UPS。

用电要有专门的管理人员负责,定期检修线路。无论电子阅览室电缆布线和电源插件板是否完好,由于存在老化问题,都应该在5年左右彻底更换一次。只有这样才是避免引起火灾的有效措施。同时也要注意特殊天气时的用电安全,在遇到雷电等特殊天气时,最好暂时关闭电源。根据电子阅览室大小配备灭火器,以备发生紧急情况时使用。

(6)计算机的安全管理。计算机和配件失窃在高校计算机实验室和电子阅览室时有发生,这就要求管理教师提高警惕。我院电子阅览室为每一台主机箱加锁,使用扣线把键盘、鼠标线、耳机线锁住。该举措能较好地防止人为地损坏和偷盗公共资源的行为。

目前我院电子阅览室主要是提供基本的各种信息资源服务。因此还需逐步配备打印、复印、扫描、传真、随书磁带转录M P3等相关设备,完善相关多元化配套服务,以人为本,以读者为本,丰富人性化、个性化的服务功能,保证第一时

间满足不同读者对打印、复印资料,传真、刻录等服务的需求,它是图书馆一切为读者服务宗旨的体现,也是现代多媒体电子阅览室提供高效完善服务的发展方向之一。[2]

1 杨洪斌.谈高校计算机实验室的管理[J].江苏省高教研究,2007(1).

2 姚源新.浅谈高职院校电子阅览室管理和服务的完善[J]内蒙古科技与经济,2011(11).