商务英语函电的语言特点及教学探析

喻互助

(武汉工程职业技术学院 湖北 武汉:430080)

商务英语函电作为一种独具特色、应用性极强的英语文体,在对外贸易中起着沟通交易双方,巩固双方贸易关系的重要作用。学习者必须熟悉商务函电的语言特点才能更好地掌握英语语言知识并提高英语应用能力,才能在语码转换中顺应原文需要,传达原文的信息。不言而喻,研究商务英语函电的语言特点是个重要课题。笔者觉得研究商务英语函电语言特点不但为学习者的理解提供一个比较科学、客观的依据或借鉴,而且对提高语言交际能力、改进英语函电教学也很有帮助。本文介绍商务英语函电的语言特点,并就如何指导学生在语言交际中追求规范性、严密性、准确性和逻辑性谈谈个人的一些粗浅的看法。

1 用词特点

1.1 用词规范正式

商务英语函电是一种正式的公文语体,其措词讲究,用词严谨,言简意赅。因此,信函中正式词汇、基本词汇和非正式词汇并存,并且使用正式词汇和中性词汇的情况多于非正式口语词汇,充分体现了外贸公函的规范正式、公事公办的特性。例如:

例1 Documents with any discrepancy should not be negotiated even under indemnity without the prior approval of the bank.(单据如有不符之处,事先又未取得银行的同意,即使有担保书也不议付。)

例2 The“package”being offered is unique in being the only complete monomer casting system available in the world.(我方发盘的此项‘一揽子交易’,就其是世界上能够买得到的唯一的整套单体鋳塑设备方面而言,它是独一无二的。)

以上两个例句遣词造句朴素、坦率、准确、流畅。在教学中,我们要注意引导学生了解书面语用词讲究明确流畅,叙述准确的特点。例1中,discrepancy和indemnity分别替代日常用词difference和guarantee。由于商务英语函电是正式书面文件,所以使用正式用词十分必要。例2中,package,offer,unique和available等词,由于出现在一份报盘信函中,虽然平铺直叙,不修词藻,但是在炼字上准确有力,流畅精当。

1.2 专业性强,术语繁多

外贸英语通常由日常用语和专业用语两部分构成,但在涉及外贸活动时则会大量使用专业词语和缩略词。这类词的特点言简意明,意义精确,约定俗成,国际通用,便于交流,具有其独特、严谨、庄重的效果。术语是外贸函电语言词汇的重要组成部分。如offer(报盘),counter-offer(还盘),irrevocable letter of credit(不可撤销信用证),proforma invoice(形式发票),draft at sight(即期汇票),insurance policy(保险单),coverage(险别),premium (保险费),等等。常见的术语缩略词如:FOB(装运港船上交货),CIF(成本加保险加运费),CFR(成本加运费),L/C(信用证),D/A(承兑交单),B/L(提单),S/C(销售确认书),WPA(水渍险)等。例如:

例3 The draft together with a full set ofdocuments is to be sent to the Bank of China,Beijing for documentary collection.(这张汇票连同全套单据将送交中国银行北京分行办理跟单托收。)

例4 Please see to it that the above–mentioned electric pumps should be shipped before the 10th August and that shipment should be covered for 150%of invoice value against All Risks.(请务必将上述电子泵在8月10日前装运,保险必须按发票的150%投保综合险。)

例5 Kindly send us 2 Bills of Lading by separate posts,together with your draft at 30 days for acceptance.(请将两份提单另航邮寄给我方,同时开来30天汇票以便承兑。)

商务英语的词汇常具有独特的涵义和用法。在业务信函中,除一些专门术语(FOB,L/C等)以外,不少词在不同的场合有不同的用法,表达不同的特定含义。商务英语函电在用词上,最明显的特点是大量地使用专业词汇。有许多常用词在英语函电语境中具有特定的术语意义。如例句3中,document的中文对应词为“文件”,但它在句中意为“单据”。documentary collection不是“文件收取”,其专业术语的含义为“跟单托收”。即使在同一领域,有时一个词的词义也不尽相同。商务英语函电一词多义的现象比比皆是。许多我们平时熟悉的词语,在商务英语语篇中,往往具有特定的专门意义。在词汇教学中,在分析语篇时,我们应当注意指导学生分析语篇中常用词在外贸语境中具有特定的术语意义,以便准确地理解词句,从而提高阅读能力和表达能力。在做法上,主要抓三点:

(1)作者词语的选择往往表明了作者的态度与情感。因此,我们通常要分析词语是正式用语还是非正式日常用语,藻丽还是平实。

(2)精确运用外贸英语中运输、支付、保险等专门术语和缩略语。这些专业词汇有时需要通过介绍专业知识,才能掌握。

(3)一个多义词可以在不同的上下文中表达完全不同的概念意义,我们通常靠上下文或在语境中的搭配能力、相邻词组而断定它的确切词义。例如第4句中cover一词,系覆盖、掩饰、包括、走(一段距离)、报道、支付、保险……等解。在商务函电中,就可以有“支付”,“投保”,“包括”和“购买”等词义。例如:

例6 The company will have a US＄25,000 allocation to cover expenses.(公司将有2.5万美元拨款用来支付开销。)

例7 We wish to inform you of goods sold on CIF basis,insurance is to cover All Risks&War Risks for 110%of the invoice value.(我们想通知你方,以CIF成交的货物,我们以发票金额110%投保一切险和战争险。)

例8 The area to be covered by the agency agreement is confined to Pakistan.(代理协议所包括的地区只限于巴基斯坦。)

例9 We have been transacting with you for many years and have always covered our requirements from you.(我们与你方进行交易已多年,而且一直从你方进口商品。)

2 句法结构特点

商务英语函电语句的特点在于句子的简洁严密,语气委婉,因此,句型使用上一般多用简单句,并列句,复合句以及省略句。另一方面,商务英语函电语言又具有严谨准确的特点。由于商务函电常要表示某些条款相互成立,互为条件,或对某些一连串的具有因果关系的事件进行叙述,因而往往含有句子结构复杂的长句,多用陈述句表示愿望,这种句式就非常适合于表达多层次的复杂逻辑关系,充分完整地表达相互关联的意义。句式结构特点主要表现在以下几点。

2.1 使用结构严谨复杂的长句

商务英语是一种正式体书面英语,其从句层次复杂,长句的使用通常高于非正式英语。这些长句大量使用复合句、并列句、分词短语、不定式短语、插入语、同位结构等等,结构完整而严密,成分多,层次多,充分体现了书面语体的典型特点。例如:

例10 In order to facilitate business in consideration of the present monetary stringency,the corporation,on the behalf of which I am studying this proposition,is willing to base transaction on trade by batter and would import any articles, which you would ship to the United States.(最近资金紧张,为谋求达成交易,本人代表公司正在研究如何做出这笔交易。我们希望易货贸易为基础,进口你方能运到美国的任何商品。)

例11 If you have gone through the specimen contract you will see that our usual terms of payment are by confirmed,irrevocable letter of credit in our favour,available by draft at sight,reaching us one month ahead of shipment,remaining valid for negotiation in China till the 21st days after the prescribed time of shipment,and allowing transshipment and partial shipments.(如果你方已研究了该合同样本,就会知道我方的一般支付条款是已我方为受益人的,保兑的、不可撤消的信用证,凭即期汇票付款,该信用证应在装运期前一个月到达我方,在中国议付,有效期截止到规定的装运期后第21天,并允许转船和分装。)

第10例句较长,其中主句是由两个并列结构构成,另外还带有两个定语从句、一个较长的不定式短语。第11例句是一个比较典型的说明信用证作为支付条件的句子,本句中有三个现在分词短语构成平行排列的结构,不仅语调和谐,节奏鲜明,而且句式显得更简洁紧凑,使读者很清楚地了解卖方对信用证条款的要求。在教学中,我们通常要分析语篇中句子的类型、结构,传递信息的模式以及各种从句的结构、名词词组、动词词组和各种短语的使用情况、找出句法方面的特点,是丰繁还是简洁,表达的效果如何?教师应帮助学生提高表达思想的准确性与鲜明性,逐渐使他们感觉到英语的极强的表达力,从而提高撰写用词准确,结构紧凑句子的能力。

2.2 用陈述句表示委婉的祈使意义

外贸函电涉及的双方为贸易伙伴,地位是平等的。因此,一方如果希望另一方采取某种行动,一般都不使用祈使句型,而用陈述句表示自己的愿望,同样能起到普通文体中祈使句的功能,但其语气却十分委婉、礼貌。这种行文在外贸英语函电中非常普遍。例如:

例12 By the way,we would like to inform you that our above terms of payment have been widely accepted by practically all the manufacturers and firms having business relations with us including such firms as ABC,ACME,etc.,which,we suppose,are certainly known to you and to whom you may refer.(我们在此也向你们说明,基本上所有与我们有业务联系的厂商和公司都接受我们上述的付款条件,其中包括ABC,ACME等公司。我们想你们是知道这些公司的,你们可向他们了解。)

例13 We hope you will entreat us with more orders when you are again in the market.(我们希望你方再次进货时会将更多的订单寄来。)

在教学中,我们要让学生理解商务英语的语言须考虑对方的情绪和富有诚意。为对方着想的(you-attitude)行文较之以己方为出发点的行文更能赢得对方的认同,它维护了交际双方的均等地位和他们之间的友好关系。

2.3 使用被动语态

被动语态通过调整词序,变换焦点等方式,使句子的重心或强调点得以适当的突出,从而传达撰写者叙述客观,语气委婉,礼貌得体的效果。例如:

例14 You are kindly requested to let us have your best quotation for canned fish.(请报鱼罐头最惠价。)

例15 According to our record your corporation bought a substantial quantity of chemical from us.Unfortunately the business between us has been interrupted in the last few years.(根据我们的记录,贵公司过去买我们化工产品的数量相当大,可惜近几年来业务中断了。)

在教学中,我们还可以帮助学生分析一个句子使用主动语态和被动语态所传达的不同信息。从句子所传达的“信息”的角度来分析,一个句子所传达的信息可分为两部分:“旧信息部分”和“新信息部分”。旧信息一般位于句子的前半部,新信息部分则位于句子的后部分。第14例句中,被动语态的使用不仅表达出句子意义的不同重点,而且语气缓和,礼貌得体。第15例句中,the business between us属于旧信息部分,has been interrupted in the last few years则属于新信息部分。由此可见,采用改变语法结构的方式就能突出所表达的信息。

2.4 大量使用套语

商务英语信函中所使用的句型常有其独特之处,这是因为长期的业务活动使商人们在写信时逐渐形成了一些常用的方式,称之为“套语”。套语在商务函电中有相当的比例,可分为表达感谢、礼貌、歉意、收到对方来函、回复对方来函、期待收到对方回函、建立业务关系、购买意愿、报价、还盘、付款方式、接受或拒绝订单、包装、装运、申诉、索赔等方面的套语。下面略举几例:

(1)信的开头和结尾

Thank you for your letter of…(收到你方…的来函。)

your letter of…{收到你方…的来函。)

We look forward to hearing from you soon. Your early reply would be appreciated.(盼早复。)

(2)礼貌

We are pleased to inform you that…

We take pleasure in informing you that…(非常高兴地通知你方…)

We shall appreciate it greatly if you will…

We should be obliged if you would…(如蒙贵方……我方将不胜感激。)

We regret being unable to…

We regret our inability(我方歉难……)

(3)常用套语句式及词组

We are enclosing a…(随函附上)

Please rest assured that…(请对…放心。)

Upon receipt of…(一俟收到)

In compliance with…(按照)

在教学中,我们应要求学生依靠平时的阅读、归纳、摘抄、积累、背诵,撰写英语函电时才能熟练运用,妙笔生花。大量套语的运用可使函电显得更加正式、庄重。学习者利用现成的套语不但节省信函写作时间,而且明显提高表达的流畅性,也能保证运用的准确性。

2.4 使用if从句

请求某人做一件事,但不直说,用If+过去时来表示这种请求,语气更为客气。这在商务英语函电中非常普遍。例如:

例16 We would be grateful to you if you could send us some brochures on your products. (请贵方送我们一些产品的样本。)

例17 We would appreciate it very much if you could credit by remittance the amount claimed for compensation to our account at the Bank of China,Beijing.(请将索赔款汇付到我北京中国银行的账户上。)

例18 If you agree to reduce your price by 5%,we are prepared to make an order of up to 500,000 yuan RMB.(如果贵方同意降价5%,我方准备下单订货,金额为人民币五十万元。)

例 19 If we had further requirements,we would place an order with you for the second half of 2011.(如果我们有进一步的需要的话,会向贵方订购2011年下半年的货。)

在教学中,我们要注意指导学生分析if从句在表达语气方面的重要性。第16、17和18例句为提出请求而采用的一种客套语,可以简单地译为“请”即可。如按英语直译,则十分累赘,洋味十足。如第18例句,if+从句(一般现在时)+主句(will+动词原形),这类从句表达肯定语气,但听起来具有试探性,没有过于直接,强加于人之感。第19例句中, if+从句(过去时)+主句(wouldn’t+动词原形),这类从句表达假设而且实现的可能性不大的否定语气。

2.5 使用模糊语言

商务英语函电中,人们使用模糊词或词组作为一种交际策略以达到交际目的。语句的模糊性能有效地调节贸易双方的紧张关系,缓和尴尬局面,并能保护自己的利益及向对方表现出礼貌和客气。例如:

例20 If you can drop your price some,we will persuade our clients to meet you half-w ay.(如果你方能降低一点价格,我方将说服外贸的客户做出让步。)

例 21 Owing to faulty packing,several of them arrived in such a bad order that we were compelled to dispose them at greatly reduced prices.(由于包装不良,致使部分货物到达时损坏严重,我方不得不大幅减价处理。)

第20例句中的“some”一词界限模糊,事实上是不可能精确地定量的。用了some,就反映出通情达理的宽容度。第21例句中的faulty packing,several,in a bad order和 greatly reduced prices属于模糊语言。包装如何不良?多少货物受损?受损严重到什么程度?大幅减价多少?买方都没有说明,但却委婉表达了对卖方包装低劣的投诉,并暗示卖方对己方遭受的损失应予以赔偿。在教学中,我们可以搜集语用模糊在商务英语函电中的语料,并分析它们的使用场合。这种做法,不但有利于提高学生的阅读理解能力,而且可以更进一步帮助他们提高语言活用能力和对作品的欣赏能力。

3 语言特点

现代商务英语函电的行文特点可以概括为:直截了当,开门见山,层次清楚,语言简洁自由。随着口语化文体的发展,人们摒弃了老式商务英语函电中惯用的那种古板、生硬的官腔,许多书面语用词逐渐淘汰,而使用简洁、通俗、生动、形象化的语言,使人读起来感到非常亲切、真诚。这样不仅节省时间,而且促进了感情的交流,提高了交流效果。例如:

(1)介绍公司或本公司的产品

例22 Specializing in the expert of Chinese Cotton Piece Goods,we express our desire to trade with you in this line.(我们专门经营中国棉织品出口,愿与你们进行交易。)

(2)承接对方来函或过去发生的一件事

例23 In reply to your inquiry of July 21,we have the pleasure of offering your children’s Bicycles as follows.(为复你方7月21日询价,现报儿童自行车盘如下。)

例24 We thank you for your quotation of February 3 for 1,000 sets of Changhong 2188 Color TV.(感谢贵公司2月3日对1,000台长虹2188彩电的报价。)

(3)直接点出信函要涉及的正题

例25 Presently,we can make the following offer…(现在我可作如下报价。)

例26 Referring to your L/C No.123 issued by the Bank of China,Wuhan,we must point out that the unit of quantity does not conform to the contract.(关于你方由中国银行武汉分行开立的第123号信用证,我们必须指出其中数量单位与合同不符。)

此外,商务英语函电在不同的场合,对不同的对象,其内容、行文和措词都有所不同。例如,在建立业务关系、资信调查的信函中,一般写得严谨、庄重,体现出写信人的修养及公司的地位。反之,如果用语过于俚俗,会使人感到不可信赖。在推销信中,往往采用亲切而有说服力的语言,来激发对方的购买欲望,赢得用户的信任,促使他们采取行动。在磋商支付方式的函件中,应说理清楚,脉络清晰,推论有据,逻辑严密。语言要求表达完整、简洁、准确、亲切。由于商务英语函电是一种“劝说型文体”,我们写信给对方进行交易、磋商,其目的就是在于说服对方接受我们的报价、建议和请求。因此,在提出观点、看法和建议时,应考虑到是否被人接受,应注意我们的语言表达是否妥贴得体。特别是提出一些否定意见时,更要注意语气的委婉。再比如,感谢信是促进你与对方良好合作关系的有效手段。感谢信绝对不可以敷衍了事,一定要有实际内容,切忌空话连篇和陈腐的套话,而要自然流畅,直截了当;措词诚恳,要让对方感到你是发自内心的。

在我们的语篇教学中,我们应该分析和讲解不同语篇的语言特点。在讲解语言特点时,主要抓三点:第一,商务函电一般直接点出信函所要涉及的主题,直截了当,语言朴素,淡于修饰。第二,撰写商务英语函电要遵循的原则是:清晰达意,礼貌周到、语言恰当、自然规范。第三,商务英语函电还经常使用口语体词汇,使用平时常见的短小词语而不用老式函电中的那些正式词语。例如,商人们在起始句常说,We have received your letter of November 25th. (你方11月25日来函收悉。)代替 We acknowledge receipt of your letter dated the 25thNovember.人们说:The freight rates of this cheap commodity would be USD 28 per metric ton from Canada to China in spite of its FOB price being USD 12 per metric ton.(尽管这一廉价商品的离岸价每公吨仅12美元,可是从加拿大至中国的运费率为每公吨28美元 。)而不说:This freight rate of this cheap commodity would amount to USD 28 per metric ton from Canada to China notwithstanding its FOB price being USD 12 per metric.

4 结束语

商务英语函电的语言特点既有实用文体的共同特点,即,语言规范、结构严谨、陈述客观,准确、内容简洁 、逻辑性强等,又具有自身的一些语言特点。学好商务英语函电是商务英语专业学生迈向未来事业成功重要的一步,因而帮助学生提高阅读、撰写和翻译英语函电的能力,掌握对外交流技能是英语教师一项十分紧迫而又重要的任务。它有待于英语教师进行深入细致的探讨,脚踏实地的实践。这里只是做了初步的尝试性的探讨,还有很多问题有待继续思考、研究。

[1] 陈浩然.外贸英语翻译[M].北京:中国对外经济贸易出版社, 1987.

[2] 朱香奇.实用商务英语翻译[M].长沙:湖南师范大学出版社, 2007.

[3] 张新红,李明 商务英语翻译 [M].北京:高等教育出版社, 2003.

[4] 喻互助.浅谈外贸英语函电的词汇特点 [J].武汉工程职业技术学院学报,2010,22(2):56-60.