浅谈中等职业学校档案管理存在的问题和对策

王晓萍

（莱阳卫生学校，山东 莱阳 265200）

浅谈中等职业学校档案管理存在的问题和对策

王晓萍

（莱阳卫生学校，山东 莱阳 265200）

中等职业学校；档案管理；管理思路

学校档案是学校历史延续的印记，是学校发展进程的见证，是学校历史的外在标识，是师生生活的真实缩影，它承载着学校发展的物化成果，它继承着办学的传统并不断丰富着学校的内涵。学校档案是反映学校发展历程的无言碑、记载历史的教科书，学校档案记录着学生的重要人生轨迹和教师的重要成长历程，同时为今天的师生成长提供借鉴，为学校教书育人提供参考，为领导决策提供服务。目前，中等职业学校面临着重大改革，学校档案工作也存在着许多需要创新的地方，笔者结合实际工作，就中等职业学校档案管理工作的体会探讨如下。

1 中等职业学校档案管理工作中存在的主要问题

1.1 档案意识淡薄

长期以来，由于人们的档案意识不强，在中等职业学校教学过程中，上至学校领导下至一线教师，他们还在相当程度上存在“重教学、轻档案”的意识，认为档案工作可有可无，认识不到档案工作在学校建设中的重要性和必要性。由于对档案重视程度不够，档案归案意识不强，档案信息资源开发不足，造成档案利用率不高。

1.2 档案管理人员业务素质较低

专业的档案管理人员缺乏，现有的档案管理人员业务水平低下是中等职业学校普遍存在的问题。有的学校档案管理人员只有一个人，而且是临时配备的。另外，一些档案管理人员不是档案专业出身或者未经过培训就上岗，不具备最基本的档案管理业务知识。档案管理人员业务水平不高，专（兼）职档案员缺乏系统培训，对档案工作的分类、归档、整理、保管、利用等未能很好掌握，很难使档案管理工作走上规范化。

1.3 档案信息载体结构单一

目前，中等职业学校档案馆（室）的管理方式落后，有些还是手工作业，文件立卷归档后，档案管理人员还需对其进行加工，如调整与编目。这种机械的手工抄写，不仅工作量大、时间长、速度慢，同时也极大地限制了档案的处理速度。这样的管理模式，致使档案管理人员不能对某些有价值的档案资料进行有效的开发、利用，查阅档案也因管理方式落后、案卷调动频繁而造成严重磨损，且检索速度慢，查找准确率低、安全率低。

1.4 收集资料不够完整

外出参加会议的人员不会主动把会议文件交给档案管理人员归档，而档案管理人员对学校外派人员参加会议的情况不了解这导致会议文件未能及时归档。某些教师对教学档案的归档持抵触态度，认为教案、自编讲义等材料是自己在教学过程中取得的成果，属于私有财产，而经档案部门归档后就会成为公有财产，容易抹杀个人的成绩，并且再利用时借用手续繁琐，还是自己保管放心、方便。

1.5 硬件设施不达标

一些学校由于经费不足，用房紧张，致使档案库房阴暗潮湿，空间狭小，档案柜陈腐不堪，有的甚至不具备最基本的保管档案的通风、防潮、防霉、防盗、防火要求，档案材料随处散放，造成极大隐患。

2 加强中等职业学校档案管理工作的对策

2.1 增强档案意识，健全各项制度

增强全员档案意识是搞好档案工作的重要保证。首先，学校领导要经常向全体教职工宣传《档案法》，通过举办档案法讲座、开展档案知识竞赛来提高教职工的档案意识。其次，制订明确的岗位目标责任制，从而使各部门重视档案的收集、整理、归档。再次，建立档案的收集、保管、立卷归档和借阅制度，使档案资料进、出及时，真正实现资源共享。最后，各部门要积极参与和配合，及时收集有关资料，使档案资料的完整性、准确性得到保证。

2.2 加强人员配备，搞好档案实施建设

为了不使那些奠基性材料缺失，学校教学档案要实行统一保存和科学管理，首先，要配备思想好、责任心强、熟悉学校工作、懂得职教办学规律、有较好的政治素质和较强业务能力的人员来负责档案管理工作，健全工作人员岗位责任制、档案室管理制度、查阅制度、资料保管保密制度，严格按规章办事。其次，硬件建设是提高档案管理水平的基础，同时也是保证档案管理质量的最佳手段。要专门设立档案室，教学档案按文书类、教学类、学籍类分别设橱，配备“六防”（防火、防盗、防潮、防光、防虫、防鼠咬）设施，确保档案材料保管安全、利用方便、管理规范。

2.3 加强档案信息化建设，提高现代化管理水平

档案信息化建设是社会信息化发展不可缺少的组成部分，也是现代档案工作的基础，是档案工作现代化的必由之路。现代化管理主要体现在2个方面：一是利用现代化高科技手段提高档案工作效率，克服以往档案工作中人工操作的落后性，不断添置现代化设备，如利用计算机进行检索，采用档案的压缩技术、扫描技术、传真技术、网络技术及现代化的档案保护技术，使档案工作从落后的手工操作走向现代化的管理。二是利用现代化管理手段推进文档一体化管理，克服中等职业学校各部门之间归档材料衔接不紧、重复劳动等问题，通过计算机技术对文件、档案的全部信息进行统一管理，对文件信息的生成、档案信息的转化、档案信息的全文提供及利用实行一体化管理，提高档案的服务质量。

2.4 加强档案的收集和整理

档案管理人员要做好档案资料的收集和日常积累，不断增加档案门类，如文书档案、教育教学档案、学籍档案、会计档案、设备档案、教研档案、基建档案等；不断收集不同载体的档案，如纸质档案、照片档案、声像档案、电子档案等。文件材料收集齐全后，要根据门类、载体按年度整理归档。

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1671-1246（2011）16-0049-02