商务英语函电在对外贸易中的作用

平顶山学院 赵艳

随着全球经济一体化加快，各国之间的贸易活动日益频繁，同时，科学技术的快速发展也在一定程度上促进了国家之间的贸易往来，贸易双方之间如何进行有效的沟通和交流显得十分重要。就国际贸易而言，买卖双方处于不同的国家，相距遥远，几乎没有机会进行面对面的洽谈，因此，国际贸易活动主要是通过信函、邮件等方式进行的，这些洽谈方式形成了一种特殊的商务英语文体——商务英语函电。顾名思义，商务英语函电是利用商业事务方面的英语传递相关商务信息的函电，它是进行对外贸易活动的基础。在国际贸易中，客户往往具有不同的文化背景，商务英语函电则是进行国际交流最有效的手段之一，是国际商务往来中最常用的联系方式，通过双向的沟通与交流，使得贸易双方对彼此有充分的了解，最终在相互理解的基础上完成贸易活动。可以说，商务英语函电的质量在很大程度上决定了商务活动的成功与否，商务英语函电已然成为对外贸易中一个不可或缺的组成部分。

1 商务英语函电和对外贸易概述

1.1 商务英语函电概述

英语是世界上最为通用的语言，国际商务活动中的信息传递也多以英语为主，称之为商务英语，它是经济全球化发展的产物。商务英语不同于一般的常用英语，有其独特的语言特点，具有很强的专业性，是一种具有专门用途的英语。商务英语函电是在对外贸易活动中，以商务英语为载体进行的函电往来，主要有信函、邮件、传真、电报等通讯方式，是对外贸易活动中进行国际交流的主要手段之一。商务英语函电的种类很多，按照使用功能的不同，可以分为询问函、答复函、商洽函、请求函、告知函和联系函等，涉及到贸易活动的各个环节，包括建立业务关系、双方商榷洽谈、确定合作内容、货物装卸、款项收付、保险理赔等等。商务英语函电是贸易双方之间进行沟通联系的重要工具，在对外贸易活动中发挥着中间枢纽的媒介作用。综上所述，商务英语函电在对外贸易中主要是传递双方的往来信息，处理贸易活动中的有关事宜，促进双方之间的沟通和交流。

1.2 对外贸易概述

对外贸易又称为国际贸易或进出口贸易，指的是一个国家或地区与另一个国家或地区之间的贸易活动，主要是商品、劳务和技术的交换活动。对外贸易不仅可以把商品生产发展水平很高的国家互相联系起来，还能促使生产发展水平偏低的国家和地区也加入到交换领域中来，从而使得这些国家和地区的劳动产品日益具有商品和交换价值的性质，推动它们的发展。对外贸易活动不但可以互通有无，调剂余缺，调节资源的优化配置，还能参与国际分工，节约社会劳动，获得较好的经济效益，从而保证社会再生产的顺利进行，加快社会扩大再生产的实现。同时，通过发展对外贸易，可以及时引进世界上先进的科学技术、吸收国外的科研成果，增强本国的经济实力；还能在一定程度上促进本国企业不断改进技术，提高劳动生产率和产品的国际化水平，来迎接国际市场的竞争压力和挑战。对外贸易的种类很多，按照交易方向可以分为进口贸易、出口贸易、净出口与净进口贸易、复出口与复进口贸易等；按照交易对象可以分为直接贸易、间接贸易与转口贸易；按照运输方式可以分为海运贸易、陆运贸易、空运贸易和多式联运等；按照交易内容可以分为货物贸易、服务贸易和技术贸易。

2 商务英语函电的语言特点

商务英语函电不同于其他的文体，它不需要过多的词藻和修辞，而是强调语言简洁，表达清晰，力求简单明了。商务英语函电一般应用于商务往来中，意义非同小可，用词必须准确、具体，稍有不当，就有可能给企业带来损失。因此，商务英语函电中应尽量选用词意明确、含义清楚的词汇，避免使用那些意义笼统甚至模糊不清的词语，以免引起误解。同时，商务英语函电要求行文果断，态度明确，坦率直言，忌讳出现犹豫、胆怯和模棱两可的用语。此外，商务英语函电中经常出现专业术语，使得语言表达更加言简意赅。商务英语函电多采用正面的词汇，使用积极的语调，并注意礼貌语气和自信语气的运用，使得信息内容更容易为对方所接受。

3 商务英语函电在对外贸易中的作用

随着科学技术的飞速发展，现代社会已全面进入信息化的时代，信息技术被充分应用到社会的各个领域中。在对外贸易活动中，传统的信函通讯手段已不再适应现代信息的瞬息万变，逐渐被传真、互联网、电子邮件等新型通讯方式所取代，使得信息的传递更为迅速、方便和快捷，节约了时间，并在很大程度上减少了人力和物力的消耗，更加经济实用。在经济全球化的浪潮下，我国与世界其他国家的商务往来越来越密切，经济贸易和技术合作日益频繁。商务英语函电以其简洁、完整、具体、准确的特点，在对外贸易中发挥着重要的作用，已经成为贸易活动和商务交流中必不可少的部分。商务英语函电的基本作用是传递商务信息，促进双方交流，保证商务活动顺利进行。当贸易过程中出现纠纷时，商务英语函电也可作为重要的法律依据。具体来看，商务英语函电在对外贸易中的作用主要表现在以下几个方面：

3.1 降低成本，提高工作效率

传统的信函、电报等都是用纸质文件来传递信息的，客户或合作伙伴在收到信息后需要对资料进行整理、分类、存档，整个过程非常繁琐，既费时又费力，无法及时反馈信息给发送方，工作效率极其低下。商务英语函电则能迅速地将对外贸易过程中的有关信息传递出去，有效减少了原先对文件信息进行整理、分类等工作量，大大降低了人力、物力的消耗，不仅提高了工作效率，还降低了企业的成本。

3.2 加深企业与客户之间的联系，挖掘新客户

商务英语函电方便、快捷的特点，使得对外贸易活动中，外贸企业可以随时与客户或合作伙伴进行沟通交流，加深双方之间的联系，联络感情。同时，商务英语函电的应用对挖掘新客户也起到了很大的作用。很多外贸企业通过网络或他人的介绍得到潜在客户的联系方式后，运用商务英语函电在短短几分钟内即可与客户取得联系，双方经过商议洽谈，在充分的沟通和交流之后就可以建立合作关系。这样一来，企业的客户会越来越多，业务量也随之增加，企业也会逐步逐步的发展壮大。随着电子商务的兴起、贸易全球化的发展，商务英语函电也在不断的发展更新，各种各样的现代通讯方式层出不穷，使得对外贸易中的国际交流更加便捷，企业可以随时了解客户的需要，及时解决客户提出的问题，促进彼此之间的了解和认识，为贸易活动的顺利进行打下良好的感情基础。商务英语函电对于加深企业与老客户的合作关系、开发新客户、扩大外贸企业规模有着不容忽视的作用。

3.3 发挥媒介作用，为贸易双方搭建信息交流的桥梁

商务英语函电能够准确、具体地传递贸易双方的各类商务信息，为双方搭建起了信息交流的桥梁，起到了中间媒介的作用。贸易双方利用商务英语函电进行沟通交流，加深彼此间的联系，促进相互间的了解，最终顺利完成贸易活动。商务英语函电已成为对外贸易中的一个重要组成部分，应用在对外贸易活动的各个环节，有着举足轻重的地位。然而，随着信息技术的不断发展，商务英语函电在应用时出现了一些安全隐患，必须引起重视。比如，在传输一些比较重要的信息或是进行技术贸易时，可以通过设置密码等方式来保护信息资料的安全，以防信息外泄。

3.4 促进对外贸易的增长

近年来，信息技术快速发展，涌现出了许多新型的通讯方式，如MSN、黑莓、Skype等等，利用这些先进的全球聊天通话网络，可以更方便快捷的与贸易合作伙伴交换信息，带动了对外贸易的迅速发展。有了商务英语函电这种快捷的全球通讯方式做后盾，许多中小企业也开始进军国外市场，寻找新的发展机会，以便扩大贸易范围和规模，这些都推动了我国进出口贸易的进一步发展，促进了对外贸易的增长。

3.5 推动贸易全球化的发展

对外贸易中存在很多需要双方讨论协商的问题，而由于地域、空间、时间等因素的限制，贸易双方很难进行面对面的交流，导致贸易过程中经常出现问题，阻碍贸易活动的顺利进行，有时需要双方反复进行沟通和洽谈才能解决，不仅增加了人力、物力的消耗，影响贸易活动的速度，而且还存在着一定的安全隐患。传统的通讯方式根本不能满足贸易双方的要求，整个对外贸易过程显得十分繁琐复杂，且成本高、速度慢、有风险。现代商务英语函电的发展，为企业在对外贸易中进行国际交流提供了快捷的通讯工具，企业不再受空间、时间的限制，可以随时随地的与客户进行沟通，及时交流信息。企业可以在全球范围内开展业务，寻找新的贸易合作伙伴，促进贸易全球化的发展，商务英语函电作为其中的重要组成部分，起到了积极的推动作用。

4 结语

商务英语函电是对外贸易中必不可少的部分，涉及对外贸易活动的各个环节，在对外贸易中发挥着重要的作用。它不但可以提高工作效率、降低成本，作为沟通贸易双方的媒介，能够加深企业与客户的联系、发展新客户，促进对外贸易的增长并推动贸易的全球化发展。虽然现阶段商务英语函电的发展越来越迅速，在对外贸易中的应用也越来越完善，但它还有很大的发展空间，我们要充分重视商务英语函电在对外贸易中的巨大作用，同时也不能忽视潜在的安全隐患，要时刻注意信息资料的保护。相信通过不断的发展完善，商务英语函电在对外贸易中的应用将会更广泛，发挥的作用也将更重要。

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