航运安全管理体系内部审核探析

马鹤鸣,朱清明

(宁波海运股份有限公司,宁波 315020)

0 引 言

安全管理体系内部审核 (简称内审),是指由公司内部或聘请第三方人员组织的对公司安全管理体系 (SMS)及其各要素的活动和其有关结果是否符合体系相关的各类文件,以及是否得到有效的贯彻,并适合于达到安全管理目标的系统的、独立的审核。作为公司SMS自我鉴定和自行诊断的重要形式,其结果是SMS有效性评价和 (或)管理复查的重要输入信息,是最高管理者对SMS作出准确评价并采取相应奖惩和改进要求的重要依据。从某种意义上讲,内审的质量直接影响SMS的有效性。因此,如何有效开展内审工作,已成为各航运企业所面临的重要课题。

1 ISM规则对SMS内部审核的要求

1.1 策划内审的时机

由于ISM规则初始仅以 “定期”这一定性的概念规定体系内审周期,导致各公司对内审实施时机不一,影响到体系的运行质量,并作出正确的评价。因而,国际海事组织 (IMO)提出了ISM规则2008修正案,明确规定 “公司应当在不超过12个月的间隔期内对船上及岸基实施内部审核,以核查安全和防止污染活动是否符合安全管理体系的要求。特殊情况下,间隔期不应超过15个月。”从而使体系内审周期与外部审核相匹配,确保公司对整个体系在船岸的运行状况及时掌握和作出较为客观的评价。

随着公司管理环境的变化,以及体系保持需要不断识别其存在的不足,以便提出改进措施,因而我们认为下列情况下公司应策划组织对SMS追加内部审核,如船舶发生重大安全事故、船舶被滞留和发生重大不符合项;影响SMS有效性的组织机构、安全和环境保护方针发生重大改变时;国内外公约、法规的改变影响到SMS作相应更改时;由于公司扩大管理,船舶种类改变,体系文件重大更改;在外部审核前认为需要时。这样,公司通过对相关部门或船舶或针对有关要素进行选择性内审,可及时掌握体系运行状况,找出体系运行中存在的实际问题,为体系的改进和完善提供正确的思路。

1.2 内部审核员的确定

国际航运公会 (ICS)和国际海运联盟 (ISF)制定的 《国际安全管理规则应用指南》中指出,公司SMS内审员可以由岸基管理人员、船长和高级船员、第三方内审员担任。如由公司内部人员担任内审员时,在审核安排时应注意到规则第12.4条的规定 “除非由于公司的规模和性质不可能做到,实施审核的人员应当不从属于被审核的部门。”也就是说,内审员必须独立于被审核活动之外,亦即与被审活动没有任何个人利害关系或责任关系,这也是为了保证审核结果的公正、客观。因而,我们认为由船员实施船舶SMS内审时最好由接班船员或跟航船员担任内审员较为合适。

同时,“准则”第4.1条又规定 “公司岸上及船舶内审员应经过培训合格且持有内审员证书或能出示公司所发的证明为公司内审员的正式文件,公司就此应保持有相关记录。”它要求公司在选择或培养内审员时,应考虑到他们应具有基本素质,如有关的船舶管理和实践经验、对规则和相关规定指南的理解以及公司体系文件的熟悉程度等。并注意到对他们进行内审知识的培训,包括受聘的第三方内审员也应具备公司所确定的相关资格证明。

1.3 内部审核的策划

规则第12.3条规定 “审核及可能采取的纠正措施应当按文件规定的程序进行。”它要求公司建立文件化的内部审核程序,明确审核的目的、范围、依据、方式、策划时机、计划安排、组织实施以及对发现的不符合规定的情况和审核结果的处理等,并结合本企业的特点来制定。对内审中发现的缺陷进行纠正,规则第12.6条规定 “负有责任的管理人员应当对所发现的缺陷及时采取纠正措施。”该条要求对发现的不符合规定情况和存在的问题,相关责任人员 (不一定是受审部门、船舶或人员)应根据其产生的原因采取针对性的纠正措施。对于内审结果,规则第12.5条又规定 “审核及复查的结果应当告知所有负有责任的人员,以提请他们注意。”也就是说,内审的情况不仅要告知受审的部门、船舶和人员,也应告知在审核中发现问题的相关部门、船舶和人员,目的是引起他们对所发现缺陷的注意,以避免类似情况的重复发生。

2 公司内部审核的实施和方法

2.1 准确收集相关信息,确定审核样本

由于SMS的全面性和复杂性,审核组要在短时间内完成审核任务,只能采用抽样的方法,即根据受审部门的工作重点,对代表性的事项进行抽查。而抽样不免有其局限性或风险,审核结论实际上是总结了对样本的审核发现和部分信息综合后得出的。用它来作为对体系总体的评价结论,可能会有一定的误差。因此,抽样应力求有代表性,做到随机、独立、分层抽样,抽样应保证一定数量,适度均衡并能覆盖体系的全部过程。为了保证内审结果的有效性,内审人员在审核前应对受审部门的工作情况进行全面的分析,尤其是对船舶审核前,应到有关职能部门了解该船的基本情况,以便确定正确的审核样本。

2.2 精心设计检查清单

检查清单作为内审员的审核手段,它能有效保障审核的进度和覆盖面。因此,内审员在审核前必须按各自的分工,依据以前的审核报告、不符合规定情况及本人的专业知识,对照ISM规则和SMS文件的要求,结合受审部门/船舶的特点,选择典型的安全和防污染活动,制定相应的检查清单。该清单应有可操作性,要明确查什么、检查什么样本,在时间上要留有余地。由于ISM规则的同一条款要求在公司和船舶有不同的体现,公司侧重于管理和岸基地支持,而船舶侧重于实施和操作。针对同类型船舶,其设备、航区和船员配备可能会有所不同。因此,在制定检查清单时,对相应活动的抽样应切合各自特点。检查清单的详略还与内审员的实际经验相关,与有经验的内审员相比,新内审员需要范围更宽的审核清单。

2.3 采用过程方法实施审核

过程方法是指系统地识别和管理组织所应用的过程,特别是这些过程之间的相互作用。其主要思想是把SMS所需的各种活动都作为过程,对过程的三个要素——输入、活动、输出进行识别,明确过程之间的相互关系,确认过程系统,规定过程的途径和实施方法,以及相应的职责、资源和监控。

用过程的审核方法,使审核与公司SMS的实际运行相一致。以过程为审核途径,有利于在审核过程中以过程为线索寻找证据,符合过程的特性;有利于提高审核的深度和识别过程之间的关系及相互作用;有利于对过程接口的审核。也能够通过审核确定过程的能力、稳定性、重复性、完整性和匹配能力,确定SMS的系统功能、协调性、有序性、反应能力和自我完善能力,从而提高内审的有效性和效率。

为使审核工作达到预期的目标,内审组在编制审核计划前应以过程方法的思路做好审核策划工作。应确定过程的输入、输出和活动,包括过程的责任人、所需的资源和信息,以及为确保过程有效运行和控制所需的准则、方法,对于个别超过一个主要负责部门的过程或涉及多个部门活动的过程,策划时要防止遗漏。要考虑到过程间的相互作用,在安排内审员时,应尽量将关系密切的过程安排在同一个审核小组,为审核时恰当地处理这些过程之间的接口关系创造条件。

在实际审核中,按P-D-C-A循环来审核每个过程,每审核一个过程时应了解这个过程是如何策划的?如何实施的?如何检查的?以及如何改进的?也就是说,应从过程的输入查到输出,检查输出是否满足输入或其他准则的要求,资源是否有保证,开展的各项活动是否符合程序文件的要求。不要只是审核实施,而不审核其它相关环节。

2.4 把握审核节奏,营造良好氛围

内审作为一项全新的安全和防污染管理活动,对企业的员工来说也是一种新的考核方法,自然会感到压力。因此,在通常情况下,受审核部门或船舶的人员不可能完全站在内审员的立场来对待审核,他们总是保持着一种戒备的状态,生怕说错了话,出示了不该出示的证据,而遭受部门或船舶领导的指责。所以在审核过程中营造一个良好的审核环境显得尤为重要。内审员首先应缓和过于严肃紧张的气氛,注意提问方式,不要使受审人员意识到自己处于受审的地位,力求使审核成为双方针对事实商讨、研究问题的一种活动,就事论事而不追究个人的责任。遇到不符合发现,内审员可解释规则,说明不符合的理由,取得共识。遇到合格的,甚至做得比较好得事情,也应加以肯定甚至表扬,但不要过分。总之,一种平和、协调的气氛有利于审核的顺利进行。

2.5 关于对公司最高管理者的内部审核

由于最高管理者在公司处于决策和支配地位,并在SMS运动中起着核心作用,不少内审员对其实施审核有所顾虑,有的未进行审核,有的走过场,难以保证内审工作的有效性。为此,作为一项正常性工作,内审员必须有充分的准备,以积极的心态对待这项工作。在内审策划时,应尽量选派本公司行政级别较高、素质较好、能力较强的内审员(如中高层领导)审核最高管理者,以保证轻松的审核气氛和良好的审核效果。

审核最高管理者的方法应与职能部门、船舶有所区别。最好在岸基各部门审核完毕,审核组内部充分讨论后进行。具体做法是,由内审员按预先编写的检查表,为最高管理者当好规则、SMS的 “向导”和 “顾问”,引导并提示最高管理者依据规则和SMS文件的规定,按检查表的内容对逐个过程和活动,结合部门审核中反映出的问题进行自我分析和检查,既评价业绩,又识别不足及改进需求。这种方法审核,消除了内审员的畏难情绪,保证审核计划的完成。

3 不符合规定情况的处理

3.1 不符合规定情况的判定和描述

内审员在判定不符合的问题上,要善于发现系统性和重要的不符合,应引导受审核部门或船舶改进其体系或过程有效性的作用,切忌片面追求不符合的数量和在次要问题上过多的纠缠。尤其那些对船舶安全没有直接影响的微小问题,不必追根求源,可作为 “观察项”处理,提请受审部门和船舶注意或纠正。在不符合判定时应遵循这样的原则,即如果没有写下来,那就没有发生,如果问题不能用规则或你正在对其审核的程序语言表达出来也不能作为不符合。

不符合事实的描述要遵循4C原则,即正确(CORRECT)、清楚 (CLEAR)、全面 (COMPLETE)和简练 (CONCISE)。也就是说,一份好的不符合项从形式上看应该是不符合事实清楚,客观证据充分,判定其为不符合的理由确切,条款和程度判断恰当,文字简练。同时,要注意不符合事实的可追溯性,不要误导或用过激的词句,要能正确引导受审部门采取恰当的纠正措施。

3.2 纠正措施制订和纠正期限的确定

纠正措施是指为了消除已发现的不符合规定情况或其他不期望情况的原因所采取的措施。当所发现的不符合规定情况被受审方确认后,受审方应制定相应的纠正措施。纠正措施制定时一定要注意分析该不符合产生的直接和间接原因,可能会涉及到的其他部门或人员,寻找并纠正类似的问题,做到举一反三,以避免同类问题在今后的安全和防污染管理和操作中重复发生。

关于不符合的纠正期限,应视其性质而定。根据海事局 《实施ISM规则的港口国监督指南》第3.1.3/3.1.4/3.4.3条规定PCSO在发现一般不符合时要求船上和 (或)公司在3个月内纠正,重大不符合规定情况在开航前纠正。在各港口国备忘录监督指南中也有同样的规定。从不符合对体系的影响程度来分析,一般不符合是指个别、偶尔、孤立的缺陷,且未影响到SMS的有效运行。而重大不符合是指如果不纠正,人身、环境、船舶或货物面临不可接受的结果,可能导致SMS的完全塌溃或ISM或SMS文件内要求控制完成不适当的结果,也可能是要素遗漏、不执行、无效。据此,我们可以确定,一般不符合的纠正期限应在三个月内完成,注意到船舶流动性和纠正验证的难度,船舶和岸基时间可有所区别。而重大不符合均应立即予以纠正,如果一时难以彻底纠正,首先应采取措施,使之降级并作出预防措施。

4 内审过程中应注意的几个问题

4.1 内审员不可本末倒置

内审目的在于发现体系运行的事实而不仅仅是为了发现错误。只有当审核发现问题,可适当增加抽样数量或审核范围。切忌为了发现受审核方的错误,而不惜脱离审核计划、违背审核抽样原则对一个部门或一项活动一查到底。当受审方就有关责任分解不清而出现争议时,不能扮演 “裁判”的角色,一定要以体系文件为依据,如有必要,可提请受审方提出文件修改申请,由公司主管领导或相关职能部门来明确。

4.2 综合运用各种审核方式,合理分配审核时间

内部审核的方式有询问/交谈、查看相关文件与记录、现场观察等。针对不同的管理和操作要求,正确运用审核方式可以使审核组在各种复杂的信息、现象面前去伪存真,做出正确的判断,得出令人信服的审核结论。针对不同部门或船舶正确运用审核方法可以调节审核的气氛,充分调动受审人员的积极性,使审核在比较轻松愉快的气氛中完成。从现场审核实践看,审核时间可根据受审核部门的具体情况而略有差异。一般来说,对于船舶的审核用于交谈与询问的时间可占全部审核时间的30%左右,查看相关文件和记录的时间可占40%左右,现场观察的时间应不低于30%。

4.3 重视信息交流,形成改进共识

有效的信息沟通是保证内审质量的必要条件。审核组内部的沟通,它起着交流情况、相互支援以及统一思想的作用。各审核小组互提信息,以保证审核工作的有效开展,对体系运行状况作出正确全面的评价。而在某部门或人员审核完毕后,应针对审核情况进行小结,特别对发现的问题要及时反馈,通过交流求得共识、确认审核发现。在末次会议上应强调审核抽样原则,提请受审部门、船舶或人员针对审核情况进行全面系统检查和纠正,促进体系的改进。

4.4 开展现场实操,验证船舶日常活动开展的有效性

现场演示最能反映出船员实际操作和反应能力,因此,内审中应对紧急情况以及有关设备的操作进行现场抽样实操验证,这样才能更加系统掌握体系在船实际运行效果。由于不少公司经营的船舶种类繁多,而不同船种对同一管理要素在实际操作过程中需要有不同的体现,审核员在观察时应注意船员的行动和操作过程是否能反映出本船的特点。

4.5 做好审核记录,正确反映客观事实

一份好的审核记录,应能体现出所有抽样和检查清单所列相关要素的实施情况,能总体反映体系在受审部门和船舶的实际运行状态。因此,内审员在审核过程中,应将每一项管理要素的落实情况及时予以记录。在记录时,正确的部分可以少记,对发现存在问题的活动应详细记载,能反映出实际全貌,以便在与受审方交流时,能作出正确评价和判断,避免出现事实不清而损害内审员的形象。

4.6 注重内审员审核能力的培养

内审员能力的高低,直接决定内审质量的优劣,因此,公司应重视内审员能力提高的培养。首先,内审员要刻苦学习,包括学习安全和防污染公约法规、SMS文件、内部审核的专业知识,以及心理学、统计技术、全面质量管理的原则和理论等。其次,内审员要多参加审核或与审核有关的活动,应尽可能参加各种培训班、研讨会、专题报告会,通过多听,从不同角度认识规则的内涵,以达到对规则的准确理解。通过多参与并承担不同部门、岗位的审核工作,扩大知识面,不断丰富自己的实践经验。第三,内审员要善于分析总结。每做完一次审核,都要总结审核中的经验和教训,把感性认识提高到理性认识,逐渐摸索出一套好的工作方法,形成自己独特的审核风格。建立个人资料库,积累经验,汲取教训,以提高实际审核能力。

[1]何晋尧,曾少凡.安全管理体系审核[M].北京:人民交通出版社,1997.

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[3]李建明.ISM规则应用教程[M].北京:人民交通出版社,1997.

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