临床学院教学档案管理规范探讨

涂师平

(福建医科大学第一临床医学院医学教育科 福州 350005)

临床学院教学档案管理规范探讨

涂师平

(福建医科大学第一临床医学院医学教育科 福州 350005)

做好规范教学档案的管理,对督促教学工作,提高教学质量具有重要作用。

临床学院 档案管理

教学档案是指各级各类学校及教工个人从事教学实践活动和教育管理活动直接形成的,有保存价值的各种文字、图表、统计报表、论著、声像载体等不同形式的历史记录。它是学校教学工作的方针、政策、原则、方法、途径和效果的真实记录,是教学活动和教学研究中不可缺少的依据和参考材料,是了解教学内容,考察学校历史,总结经验教训,改进教学管理,提高教学质量,促进学术交流的重要信息资源[1]。

1 教学档案的种类

教学档案种类繁多,目前也没有很明确的分类,我们临床学院是按以下分类：

1.1 教学质量保证

包含：(1)教学质量保证组织和评估制度,教学检查、评价、监控的规章制度,本科生检查性听课制度,教学质量评定、教师资格评审以及教学奖励方法等规章制度;(2)各年教学督导小组评议时间表,学生教学评议反馈表,历年教学证书,课程进度表,考试质量分析和师生奖惩材料等原始记录;(3)各教学岗位职责;(4)教学检查、评价、监控的规章制度;(5)教学质量评定、教师资格评审以及奖励办法等。

1.2 教师培养材料

包含：(1)师资建设规划,教师培养计划;(2)教研室编制名单,导师名单,公派出国名单,在职研究生培养名单;(3)教师授课学时统计表,理论课教师任课情况等。

1.3 教学管理、教学活动

包含：(1)各年教学进度表,教案,试卷;(2)本科生检查性听课制度;(3)双语教学材料;(4)典型病史详细目录;(5)教学大纲(五年制、七年制)等。

1.4 临床科室的相关教学情况

包含：(1)医院核定床位数,临床实习床位管理数;(2)七年制学生与导师对应名单;(3)教学基础设施、教室条件;(4)购置的科研设备,教室、示教室设备情况,教学仪器统计;(5)图书资料购置等。

1.5 学生档案材料

包含：(1)实习名单、实习成绩,临床技能操作考试成绩;(2)临床实习轮转表;(3)实习生管床位数统计,操作项目规定数;(4)见习、实习医生手册等。

2 临床教学档案的特点

2.1 临床教学档案的载体较多

一般档案的载体多为纸质。随着个人计算机的普及,多媒体教学的推广和网络化教学的通用,现在教学档案管理的载体可以包括：传统载体、电子载体、网络载体。目前高校多为无纸化办公环境,网络化教学的实施,让许多文档保存在服务器中,归档工作被大大简化,定期由服务器管理员负责备份即可。

2.2 教学档案来源分散

教学档案来自教学工作的各个环节,来源比较广泛。因此,使得教学档案管理对细节的比较高,也要求档案管理人员及时与各个来源渠道保持密切联系,及时收集相应档案。

3 教学档案管理存在问题及对策

3.1 领导不重视

临床教学档案是临床学院教育教学活动的真实记录,是从事教育教学活动、学院管理、教学科研工作和教育督导评估必不可少的资料。因此,每个院系要有一位领导分管档案工作,要把教学档案工作列入学院工作计划之一,重视临床教学档案收集、整理和管理工作。该分管领导应认真贯彻《档案法》等有关法规、政策,并不定期选派档案员外出进行业务培训,提高临床学院的档案管理。

3.2 档案制度不健全

制度是一切工作顺利进行的保证,实践表明,档案资收集、管理工作与其他工作一样,也必须要有完善的管理制度。临床学院应建立健全《医院档案工作实施细》、《教学档案归档范围及管理度》、《专兼职档案员岗位职责》和《档案室的工作制度》等制度。用制度去规范指导教学档案工作,保证教学档案建设和管理的质量,使教学档的管理制度化、正规化。

3.3 缺乏专职人员

教学档案管理人员的业务素质参差不齐[2]。我院档案管理人员都由医疗、护理或行政人员兼职做的,基本没有接受过档案管理专业的业务培训,对档案的工作均靠自己摸索,从客观上对教学档案的管理和开发造成很大影响。我们应加强这些兼职人员的培训力度,提高档案人员理论修养,业务水平以及管理能力。另外,为了让教学档案做得更规范,应该招聘一些优秀的高校档案管理专业毕业生,专职做档案管理工作。这样才能改善教学档案管理队伍的整体素质,为高校教学档案工作发展提供保障。

3.4 加强教学档案管理的对策

(1)注意平时积累,突出特色材料。教学档案建设是一项长期的工作,因此,在档案建设过程中十分注重平时教学资料的收集和整理,还需对本学院有特色的教学内容认真收集,体现学院的临床教学特色。

(2)设置时间节点,定期收集教学档案,才能保证教学档案的完整性。

(3)开发档案资源,提高利用率档案的价值和意义。有了完整、准确、系统的档案信息,利用者就可以迅速地查找到自己所需要的资料,提高档案的利用效益,才能吸引广大教师队伍对教学档案的重视。

通过以上一系列措施,加强教学档案的管理,规范档案收集整理,提高档案为广大教师服务效率,让陈年纸堆充满活力,最大限度满足师生员工的档案利用需求,才能调动教师对教学档案的收集的热情,规范教学档案的管理。

[1]赵兰凤.论教学档案在教学活动中的重要作用[J].黑龙江档案,2010,36.

[2]杜鸿,梁萍.做好附属医院教学档案管理工作的思考[J].医院管理论坛,2010,27(6)：42～44.

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1672-5654(2011)07(c)-0112-01

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