浅谈网络化管理成人教育档案之我见

马雅静

（遵义医学院成人继续教育学院，贵州遵义 563003）

浅谈网络化管理成人教育档案之我见

马雅静

（遵义医学院成人继续教育学院，贵州遵义 563003）

网络化；管理；成人教育档案

成人教育档案网络化管理工作是随着科学技术的发展而产生，又随着计算机网络的普及而发展的。它既受科学技术的发展的影响，又受计算机网络的特点、规律的制约。档案管理的网络现代化已经成为教育进步的大趋势，实现档案工作各个环节的计算机技术网络化，是提高成人教育档案信息功能的技术基础和重要手段。为了更好地为成人教育服务，为社会服务，高校成人教育档案管理必须充分利用现代信息技术，加快档案计算机网络建设，为满足成人教育学习者的需求和提高成人教育管理质量发挥更大的作用。

1 实现成人教育档案网络化管理

由于成人教育在校学生规模迅速扩大，档案管理工作日益繁重，头绪繁多，学生材料、生源数据、教学资料保存分散，当决策者需要准确信息时，往往面临档案信息不全、获取速度慢的困难。如何整合传统档案资源、教学资源、学生信息资源，得到有效的综合数据资源，是摆在我们面前亟待解决，迫在眉睫的任务。

1.1 成人教育事业全体管理者应提高对网络化管理发展的认识 首先领导者解放思想抓管理，对成人教育档案工作和实现计算机网络化管理的迫切性要有充分认识，并做到规范管理抓促发展，对如何实现档案管理网络化要有知识和方法上的准备。档案工作者应该意识到从事档案管理工作既是对社会承担责任和义务，又是对自身价值的肯定和完善，只有不断发展新技术、新设备、新方法才能更好发展档案工作，而网络化管理成人教育档案正是先进的生产力技术的具体表现，积极学习和大但采用，不仅使档案工作者得到了锻炼，也推广了科学进步。

1.2 要统筹做好各种准备工作 成人教育档案管理部门要确定负责网络信息工作的组织管理机构或人员，并对档案计算机管理进行统一规划，对有关问题进行深入研究和论证。计算机网络能从事什么工作，能解决档案管理工作中的什么问题，应用上需要什么条件，如所需科技人员、设备操作、技术开发、费用结算等，还有解决问题的方法步骤。并且根据成人教育档案工作实际需要，开设继续教育讲座，聘请专家教授传授最新档案科技动态、先进国家档案工作发展方向、现代化管理档案的知识和方法，开拓档案管理工作者的视野，改变观念，大胆进取。在充分调研的基础上，对成人教育发展现状做到心中有数，顺利地逐步实现档案工作的网络化管理。

1.3 进行技术整合实现资源共享 档案网络管理系统是在原有手工管理的基础上建立起来的，只了解传统方法或只懂网络技术都搞不好这项工作。当前，成人教育档案资料基本上还停留在手工操作阶段，真正能够使用网络版档案软件的很少，网络化需要根据档案管理的要求确定系统设备配置和软件功能等，而档案管理实现网络化，还有着一个漫长适应过程，而且二者的有机结合不是一蹴而成，而是需要一个反复实践、不断完善、逐步实现的过程[1]。

2 网络化管理成人教育档案的优越性

成人教育档案管理网络技术，是指运用现代计算机信息网络技术，与传统管理媒体相结合，传递成人教育档案信息，以实现成人教育档案管理最优化。网络化档案管理可以实现电子文件的网上归案、网上信息发布与检索，从而使成人教育档案管理工作更加标准化和规范化。

2.1 建立网络环境 在网络环境下，档案管理基础发生了巨大变化，实践基础更加丰富、高效；理论基础更加坚固、严谨；物质基础更加广泛、多样；技术基础更加先进、科学。有了网络系统，档案的收集、查询超越了时空的限制，网络化档案管理在地域上发生了根本性的改变。传统的档案管理只能是在有限的库房中进行，而通过网络化后档案管理的地域被无限扩大，伸延到网络连接的所有地域范围[2]。

2.2 在档案的收集、整理、立卷等传统模式上发生了很大变化 传统的操作模式只能是在上班时间内完成，而在网络管理操作上没有太多的时间限制，档案管理人员和需求者可随时上网开展工作和利用查询。档案工作者要以网络为基础，进一步加快档案信息资源数据库建设，尤其是电子文件数据库建设，在网站上建立电子文件的实时管理与利用。

2.3 通过网络系统可以实现软、硬件资源的共享，在达到同样办公效率的前提下，可以节约系统开支，提高档案利用率 国内许多教学单位利用互联网开展了档案网络服务，已经成为社会和单位档案利用服务的一种新形式。实现了档案信息资源数字化、数据库化，档案信息服务利用网络化、档案管理工作自动化、档案信息管理法制化。

2.4 促进成人教育档案的标准化和规范化 网络管理能统一各立卷的分类方法，解决由人为因素而造成的分类标准前后矛盾的问题，并且可以直接帮助档案工作人员准确分门别类。对不合格的案卷还可以在数据为内进行改整，使案卷质量得到保证，网络档案管理还能促进部门立卷制度的落实[3]。

3 网络化管理成人教育档案的安全使用和长久保存

随着计算机存储技术的多样化，其中仅光盘的型号和性能就有多个种类，而且更新换代很快。必须随时跟踪技术的新发展，注意及时对档案信息新载体的使用和保管方法进行实验论证，深入研究，以保证档案的安全可靠和长久保存。

3.1 总结研究网络化电子档案的特性 网络化电子档案的形成和各种处理均是在计算机技术的支持下完成的，离开计算机等技术设备，电子档案既看不见也摸不着。应当研究的电子档案的主要特性：如对设备的依赖性、数字化信息属性、与载体的分离性、信息结构的多样性、数据易更改性、多媒体共享性、非实体归档的可能性等。另外网络化电子档案对其他设备环境有不兼容性，使其只能在某种设备上处理。不同软、硬件环境形成的电子文件载体，有时难以互换。

3.2 网络化电子档案形成后要与相关部门主动配合，研究制定管理标准，并按规定严格执行 标准化是网络化管理档案极为重要的基础工作，建立和熟悉电子档案的标准化体系，是保证网络化管理档案的妥善归档的重要前提。因标准化涉及的种类繁多，范围广泛，建立标准化的工作难度大大超过纸质档案。

3.3 纸质档案的信息物理结构与逻辑结构是一致的，而且是直观的 电子档案的信息物理结构和逻辑结构往往是不一致的。在电子档案归档时，如何保持其物理结构和逻辑结构的复杂关系，是保证电子档案妥善保存的关键问题。电子档案形成后，想得以在网络上长久安全且资源共享，必须解决逻辑归档的安全性、物理归档的载体选择、设备更新与电子档案载体长久保存之间矛盾等问题。

4 网络化管理成人教育档案目前规划与发展前景

国内档案管理网络化已经普及，日新月异的计算机技术为档案信息开发注入了新的活

4.1 建立网络化管理档案信息系统，实现档案信息传递网络化 把握好目前全球化、网络化时代的特征，走出一条符合成人教育档案管理的道路。档案管理的网络信息处理已从意向探索向实用化逐步发展，特别是一些新技术、如文字扫描识别技术、语音识别模式、超文本和超媒体信息技术等已经从研究阶段进入了实用领地。计算机技术的新发展，在成人教育档案管理中找到用武之地。而且成人教育档案的多样性及巨大数量，为计算机网络技术的应用提供了广阔的天地。

4.2 运用网络化管理成人教育档案现代化技术，提供优质服务 网络跨越时间、空间、信息量大，实时性、互动性、个性化强等优势在这一过程中发挥的淋漓尽致。目前成人教育档案管理网络化无论从技术还是内容上，都在日趋成熟，必将成为未来成人教育管理发展的主流。成人教育档案网络化提倡管理多元性，在技术条件允许的情况下，传统领域涉及到的个人查阅都可以通过网络完成，也满足了用人单位、人力资源市场的不同层次需求。

4.3 建立网络档案馆 网络的显著特点在于迅捷、便利、灵活，只要存在网络，任何人、任何时间、任何地点、从任何环节都可以开展查询活动。众多档案信息一经数字化，档案之间不再是卷与卷、册与册那样散布分列，而是通过硬盘、软磁盘、光盘等媒介永久储存，成为具有凝聚力的光电介质，因此网络档案馆应运而生。高校成人教育档案可以充分利用网络档案馆的先进设备，发挥好成人教育特色资源，并致力于突破档案馆的馆际界限，加强与各教学单位横向联系，同时积极购置各种网上资源与数据库，实现开放式获取信息和使用信息，从而逐步实现成人教育特色资源建设以及网上信息资源的整合，依照统一的行业标准，提高馆藏资源的适应性，实现档案馆系统内外的资源共享，从而进一步提高网络档案馆的利用率[4]。

当然，计算机网络技术作为一个新兴的领域，还存在一些问题。由于国内带宽的限制会影响到网速，进而影响了档案查询速度和网络使用质量。计算机网络的数据安全问题、计算机网络的管理安全问题、计算机网络操作系统都存在一定的安全性漏洞。黑客会对操作系统的这些信息安全漏洞进行攻击，计算机系统和服务器系统在受到其攻击时会立刻处于瘫痪状态。但从长远来看，这只是计算机网络技术发展中的小问题，随着技术的发展，这些问题将迎刃而解。

不管怎么说，网络化管理成人档案是实现档案管理现代化的重要手段，这既是我国档案管理改革时期的新生事物，也是将来档案管理发展的必然方向，它将凭借其跨时间、空间、便利、灵活等等的特点，成为现有成人教育档案管理工作的方向标。

[1] 胡荣.谈高校成人教育档案的科学化管理[J].中国成人教育，2009,（02）：155-158.

[2] 鲁晓青.加强卫生职业学校成人教育档案管理的措施[J].职教通讯，2006,（08）：174-143.

[3] 陈慧珠.关于成人教育档案管理的思考[J].档案时空，2006,（04）：166-169.

[4] 郭未艾.高校档案馆数学化建设建议[J].科技信息.2008,（29）：631-632.

G270.72

C

1000-2715（2011）01-0108-02

李勇

2010-10-02]