浅论档案管理和利用中的保密工作

徐慧春

（中国人民银行鸡西市中心支行 黑龙江 158100）

随着社会的发展进步，档案资源的社会价值日益为公众所认知，它的功能是其它信息资源无法替代的，所以利用档案为人类社会实践服务具有极强的现实性。但在大量档案信息被挖掘利用的同时，也有一些因利用不当而造成失泄密问题。出现这样问题所占比例虽然极小，但其负面影晌是不容忽视的。因此，在加大档案利用力度的同时，还要注意档案的保密工作，这已经成为档案部门必须高度重视的问题。

一、当前保密工作中容易出现的问题

（一）思想认识上的麻痹。一些人保密观念淡薄，认为市场经济无密可保，在当前高科技发展的时代有密难保。档案工作人员、涉密工作人员忙于具体业务，对经手的大量国家秘密见密不知密，习以为常，麻痹大意，对国家秘密的安全造成了严重的威胁。

（二）通信和办公自动化程度不断提高，对保密工作提出新的挑战。随着先进的通信工具和办公自动化系统与设备被广泛应用于办公活动中，在极大地提高了工作效率的同时，秘密传递渠道的拓宽和秘密载体的多样化，也使泄密的可能性大大增加。特别是无线电技术、红外、蓝牙、激光、计算机等高科技手段的普及，使保密与窃密之间的斗争更加尖锐复杂，涉密档案文件的保密工作面临严峻挑战。

（三）保密制度不健全，措施不落实。《档案法》、《保密法》及其〈实施办法〉为我们做好各项保密工作提供了法律依据和行为准则，保密单位根据各自的情况也制定了相应的保密法规、制度。但是仍存在领导不重视、措施不落实、制度执行力欠缺等情况，使档案保密工作出现空档，失密情况时有发生，给国家、集体和个人带来不可估量的损失。

（四）定密上的随意性。定密工作是档案保密工作的基础，《保密法》规定国家秘密需要“依据法定程序确定”。但一些单位为了保险，随意扩大定密范围，把不是国家秘密的档案定为秘密级，把应定为秘密的档案定为机密级。还有的单位为了省事，对该定密的不定密，或为了外出携带方便，怕遗失后承担保密责任而不定密级。

（五）密与非密文件资料混合组卷。《档案法》第十四条规定：“保密档案的管理和利用，密级的变更和解密，必须按照国家有关保密的法律和行政法规的规定办理”。它明确规定了标有密级的文件资料必须单独立卷。但在调查中发现，有的单位在文书立卷时不按照档案法规定进行立卷，在文件分类时，没有把密级的文件单独立卷，把密与非密文件混合组卷，给档案的管理和开发利用造成了严重的影响。

二、如何做好档案管理和利用中的保密工作

（一）加大学习宣传力度，强化保密观念和保密技术手段。思想上保密意识的强弱，安全防范教育的好坏，是做好保密工作的前提，因此，必须强化全员保密教育，增强保密意识，这是做好档案利用工作的客观需要。通过宣传教育提高工作人员对保密工作的认识，使之明确加强保密工作是维护国家安全、扩大改革开放、搞好经济建设的重要保证。档案工作者要加强对新知识、新技术的学习，做到既精通档案业务和保密要求，又能够较为全面地掌握计算机信息系统的管理和技术防范手段，通过新技术手段进一步把保密工作做实、做好。

（二）强化档案库房的科学管理。档案库房管理是档案保密的重点，是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。在档案管理的实践中，有些单位通常将档案库房附设在机关办公楼之中。从保密管理和档案安全的角度来讲，不是随意的任何一间房间都能够拿来作档案库房使用的。按照档案保密和安全管理的要求，档案库房不适合设在办公楼的最底层尤其是不具备通风防潮条件的地下室，档案库房应配备防盗门、铁栏窗、烟感器、电子监控设备等，以达到防盗等要求。同时，还应努力做到档案库房、档案工作人员办公室、阅档室之间的三分离。要严格档案库房的管理，指定专人进行负责，制定严密的档案库房管理制度，禁止无关人员出入。

（三）加强涉密档案的科学管理。直到现在，一些单位还存在把密和非密文件混合组卷、混合保管、混合提供的现象，留下了扩散机密的隐患。针对这种问题，可以采取对已经混订在卷内的密级文件可以原封不动，但在一般查档中只提供所查内容，不提供含涉密文件的原卷办法加以解决。特别是在2000年中华人民共和国档案行业标准发布以后，按照新的《归档文件整理规则》将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒。因此，调阅档案时要以件为单位进行提供，以避免扩大涉密文件阅知范围。立档单位应严格按照《档案法》要求，对密级文件单独立卷，彻底解决密与非密的文件材料混卷问题，堵塞因混卷在提供利用过程中造成机密扩散的漏洞，以及涉密档案文件分散不集中，日后调密不便的问题。同时，要按立档单位档案中的文件密级编制目录，建立涉密文件统计台帐及存放地点索引，为科学的管理、有效的保密、及时的利用创造条件。

（四）做好档案利用中的监督工作。档案利用监督是做好档案利用过程中保密工作的一项重要措施，它能有效地发现并制止纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为，从而做到既能利用档案,又能保证档案的完整与安全。具体来说，档案利用监督可以从以下两个方面实施:一是强化制度建设。建立健全立卷归档、档案查阅、档案保管等一系列工作制度，坚持把保密要素渗透到档案管理的各个环节，做到用制度管人、靠制度管事，增强档案管理人员的责任意识，进一步规范保密人员的工作行为，杜绝档案保密工作的主观随意性，防止因工作失误而造成失泄密责任事故。二是强化监督措施。在利用中，要了解和掌握档案利用人的心理与思想动机，根据不同的利用对象的不同目的，加强重点监护。在条件允许的情况下，档案馆室还应该安装摄像监视器。对某些为获取凭证而来馆查阅档案的利用者，要防止偷撕或涂改档案，避免档案损失。

（五）做好档案的保管期限与保密期限的区分工作。首先应明确档案保密期限与保密期限的区分原则。确定保管期限的原则是，正确分析和鉴别档案内容的现实意义和历史意义，依照本单位的工作需要和为国家积累历史文化财富的需要，全面确定档案的保存价值，准确地判定档案的保管期限。《保密法》第十五条中规定：“国家秘密的保密期限，应当根据国家秘密事项的性质和特点，按照维护国家安全和利益的需要，限定在必要的期限内，不能确定期限的，应当确定解密的条件。国家秘密的保密期限，除另有规定外，绝密级事项不超过三十年，机密级事项不超过二十年，秘密级事项不超过十年”。由此可知，保密期限是依照国家秘密事项在一定时间内，如泄露或公开，将对国家的安全和利益造成的危害来进行确定的。这里所说的“另有规定”主要是指在保密事项范围中明确规定某类国家秘密事项保密期限为“长期”的情况。这些国家秘密事项具有较强的稳定性，长期关系国家安全和利益，即使确定为本款限定的最长的保密期限，也难以满足保密需求。在授权机关做出解密前，其他机关、单位应当对其采取长期的保密措施，不得擅自决定解密和随意对外提供。

（六）做好档案密级的调整工作。档案在管理过程中，其密级不会是固定、一成不变的，档案的密级会随着时间的推移和文件贯彻的情况而发生变化的，其基本变化一般为升密、降密，直至解密。总的来讲，变化的原因有三项：保密范围的变化，密级文件作用的变化，保密时限的变化。对只标有密级而没有保密时限，要按照《保密法》关于划定密级和保密期限届满自行解密的要求进行调整。对涉密档案要定期审核，应当自行解密的自行解密，需要延长保密期限的，要在原保密期限届满前重新确定保密期限。要主动接受保密部门对调整密级工作的监督指导，齐心协力搞好档案涉密文件的清查鉴定，严格确定密与非密的划定原则，严格划清密与非密的区分界限，要明确哪些档案能够开放利用，哪些档案必须限制在一定范围内利用，哪些档案不能开放提供利用，为进一步强化涉密档案建设打下扎实的基础。

（七）正确处理好档案保密与利用的关系。在日常工作中，档案管理人员十分重视档案保密，工作尽心尽职，长期埋头苦干，默默奉献。在实践中，有的同志过于强调保密要求，因噎废食，档案工作普遍存在着重保轻用、利用不足的现象，由此产生大批档案得不到充分的利用的弊端，甚至有些很有价值的档案长期被束之高阁，变成一文不值的废纸，造成档案资源浪费。一方面，导致单位领导和相关人员不能及时全面地了解情况，使档案得到有效地利用；另一方面，档案管理人员的管理价值也难以在利用档案的效果中体现出来。上述情况表明，档案管理人员改变观念，在严格做好保密工作的同时，切实完善工作职能，为领导决策服务势在必行。保密档案应该注重保密工作，但要清醒地认识到保密与利用的辩证关系。保密的目的之一是为了科学地利用，是有时间、地点、范围限制的利用，保而不用只会失去保的意义，失去档案的保存价值。同时，也要注意，档案利用必须是在保密基础上的利用，无限制的利用势必会给党和国家的安全和利益造成危害。因此，对档案工作来说，保密与利用两者都至关重要，决不可偏废。