高校学生档案传递管理“三难”现象原因探析

赵启才

（河南师范大学档案馆 河南 新乡 453007）

一、传递管理中“三难”现象

（一）人情难

毕业生就业成为国家、政府、社会和家庭各阶层关注的热点、难点，尤其是有毕业生的家庭更加关注自己孩子的就业问题。一旦找到了合适的工作岗位，马上面临着调取毕业档案。而地方人事主管部门往往为毕业生调取档案流出的时间是2-5天，而且常常以档案不按时交到人事部门，可能面临指标作废的不利局面。所以出现部分到校办理档案的毕业生风风火火要自带档案的事情，甚至托学校领导打招呼、写条子。如果档案部门要按规定通过机要交通邮寄档案，不允许学生自带档案，学生就会哭闹喧哗，乃至有些过激言行，个别的家长也参与其中，造成档案管理部门成为人情的“焦点”，管理人员无法正常地执行学生档案管理规定，此类情况由于就业形势日趋严峻，出现频率有增加的趋势。

（二）制度难

全国伴随着高等教育逐步扩招，在21世纪初，各地方政府教育行政机构和档案主管机构，依据《中华人民共和国档案法》和《干部档案管理条例》，制定了“大中专毕业生档案管理办法”，规定毕业生“档案材料的转递必须通过机要交通或派专人送取，原则上不准自带”。据此，各个高校往往制定了更为“刚性”的规定，“毕业学生档案应通过机要部门转递，不得公开邮寄，不得自带”。部分省份2005年之后，开展了普通高等学校毕业生就业评估工作，下达了文件，制订了评估工作指南，设计了评估的指标体系，明确界定了“毕业生档案管理规范有序”作为三级指标，指出了其评分标准，即“1、毕业生档案材料齐全。2、毕业生档案在校期间管理规范。3、传递及时、准确。4、无毕业生自带档案现象”，而且评估的方法是查阅档案传送记录材料。这些地方行政档案规章或文件对高校的档案管理和行为具有较强的约束力，并且地方政府教育主管部门通过评估执法检查活动，以奖惩为据，进一步强化了“档案材料的转递必须通过机要交通，不得自带”“刚性”规定，没有任何变通的余地。这些“紧箍咒”套在管理者头上，如何让他们应对纷繁变幻的就业市场？如何面对学生、家长、领导和同事疑惑的目光和无端的责难呢？

（三）查询难

管理者在苦苦坚守“机要交通”底线时，机要交通并没有给他们带来期望的慰籍、释怀，反而徒增了更多的无奈、苦恼和忙碌。根据百度搜索查询,机要邮寄流程是：“1、档案管理单位将机要邮件送到邮局的机要班，办理登记手续。2、机要班将机要邮件通过机要交通方式邮寄到省会城市，由省邮政局机要班登记。3、省邮政局机要班通过机要交通将机要邮件寄到目的省份的省会城市，当地省邮政局机要班加以登记，然后通过机要交通送达机要邮件接收单位。”机要邮寄转递档案一般需要15天左右到达，毕业生在用人单位报到一个月以后，才能查询档案是否寄到相关单位。如果档案没有及时收到，有关文件规定档案投递1个月后方可查询。查询反馈回执，一般需2周左右（回执上会写明XX号机要件由XX单位XX人签收）。就目前的机要邮寄实践中运行的状况来看，由于主客观条件限制，档案邮寄速度比较缓慢，投递的差错率较高，常常查询工作量大的不得了，况且机要邮寄又要花费一笔不菲的邮资，与现在应运而生的EMS相比，让人说“爱你！”实在不是一件容易的事。

二、原因透析

横亘在学生档案管理面前的“三难”现象，其背后隐藏的原因究竟是什么呢？

（一）政府政策“刚性规范”模糊

根据法律体系原理的通说，法律体系的构建，是根据法的制定机关的层级，以法的渊源即法律法规的效力层次为依据的，我国的档案法律体系根据效力层次的高低，结构如下：档案法律（全国人大及其常委会制定）→档案行政法规（国务院制定）→档案地方性法规（省或较大的市人大常委会制定）→档案规章（国务院部门或省、较大的市人民政府制定）→档案规范性文件（无立法权部门或有立法权部门未经立法程序制定）[1]101。据网上检索，我国尚无前四个层次的法制方面的设计。各省级政府主管厅局，依据各自省情制定了毕业生档案传递规定，属于档案规范性文件，规定了原则上不得自带，虽然强调了通过机要邮寄的要求，并未堵死“特殊情况”，实际上表明个别情况可以灵活处理，体现了政策的原则性与灵活性的有机结合。而到了地市人事部门和高校，则变成了“一律通过机要邮寄、专人送达和来人提档”，取消了“特殊情况”，抹杀了变通性和灵活性。

（二）就业形势严峻

近年来,随着全国普通高校毕业生人数持续高升,出现了城镇新增劳动力就业，农民进城就业和下岗就业再就业“三峰叠加”的严峻局面，至2007年，高校毕业生作为城镇新成长劳动力的绝对多数，已经成为社会新增就业岗位的主要竞争者，超过社会提供就业岗位的半数以上。社会提供就业岗位严重紧缺。以河南省为例，2009年高校毕业生37万，比2008年增加4万。同时省内也进入劳动年龄人口增长的高峰期、下岗失业人员再就业的攻坚期、农村富余劳动力转移的加速期，每年能提供的劳动岗位与劳动力就业需求相比，缺口都在百万人以上，就业供需矛盾十分突出。加上我国体制机制、就业心理、性别歧视和不正当竞争行为等因素影响，使大学生就业成为十分突出的问题。当前，全球金融危机正加速从发达国家向新兴经济体和发展中国家蔓延，对我国经济和就业影响非常明显，使原本严峻的就业形势雪上加霜。

（三）人事招聘录用效率大幅度提高

经济发展方式和经济结构调整进程进一步加快，人们工作、学习和生活方式节奏明显提高，高校毕业生到城乡基层、中西部地区以及民族地区、贫困地区和艰苦边远地区就业，应聘“村官”、“三支一扶”、“大学生志愿服务西部”、“特岗计划”、“入伍”、“中小企业吸纳”、“民营企业招聘”等就业，人事部门招聘录用的时间要求一般在一周左右，客观上要求学生调取档案的时间大大缩短。

（四）机要邮寄方式的“症结”

1.计划经济“烙印”明显，控制为主，交接环节多。

机要邮寄流程由寄发方——接收方组成，寄发方由县（区）机关机构—市邮政局机要科—省邮政局机要部门三大环节构成；接收方也是如此，第一关是省与省邮政局机要部门的对接。管理学组织设计分析，这种锥形结构管理层次较多，信息传递慢，信息失真可能性大[2]284-285。而省级机构的对接便于进行政治监督检查，无助提高传递的效率。长期以来，机要邮寄一直是国家干部档案转递的“专利”，是计划经济主导下政府高度控制机密要件交通的手段。在社会主义市场经济快速发展的今天，快递业务如雨后春笋班迅猛发展起来，快递行业竞争日渐白热化。人类社会经济生活的节奏日益加速，和谐社会建设和以人为本理念逐步深入人心，人们渴望进一步简化机要邮递机构设置，减少流通环节，明晰流程，提供更人性化的服务，破除机要邮递神秘感，使机要邮递从“天上”走向“人间”。

2.时间长，效率低。

正是源于其自身的“遗传基因”，机要邮递注定比快递要多几天运行，时间上首先不节约；其次从机要邮递的资费来看，略比快递优惠，以低于500k的邮件为例，机要邮递约7-8元，民营快递业约10元，邮政局22元。经济学的效率比较分析，机要邮递的比较成本较高，效率较低。

3.准确率差,查询多，服务质量差。

由于寄发方——接收方各有三个大的流通环节，而双方的初始端和末稍端均有2-3个环节。信息传递的准确性、及时性要结构形式、管理方法、道德操守、思想习惯等因素影响，尤其使各个环节实施者的综合素质的限制。实践过程中和发生的不断查询，的确佐证了机要邮递的准确率是不能令人信服的。笔者曾多次向某市机要班索取我们经手寄发档案的机要号，对方总是寻找各种借口搪塞，两年过去了一直没有结果。

正是由于国家政策法规的模糊性、就业形势外在的高压、社会政府企事业单位人事招聘录用工作的提速、机要邮递的竞争不力等四种力量的交互作用，学生档案传递管理无所适从，管理者邮寄档案走机要交通当事方不满意，不走机要交通国家政策多方限制，身处窘境。

[1]中国档案学会.回顾与展望[M].北京:中国档案出版社,2010.

[2]周三多、陈传明、鲁明泓.管理学-原理与方法（第五版）[M].上海:复旦大学出版社,2011.