Access 与Excel软件在住院药房药品盘点中的应用

李 辉，欧 茜，赵树进，季 波（广州军区广州总医院药剂科，广州市 510010）

我院是一所综合性三级甲等医院，有临床科室40个，床位1 800余张。我院住院药房是药剂科的重要组成部分，承担着全院住院患者的用药和管理职能，现有药品约2 000余种，4个口服摆药台和1台全自动口服摆药机。其中口服拆零药品约1 000余种，大部分盘点时间消耗在拆零药品数据处理上，因此盘点难度远大于其他药房。如何提高住院药房药品盘点速度和降低盘点误差率，建立行之有效的药品盘点方法，是药品盘点工作的关键。目前，我院应用“军卫一号”医院信息系统（HIS）盘点程序进行药品的盘点，提高了盘点的准确性，但就住院药房的实际工作而言其仍有不尽人意的地方。笔者针对药品盘点中出现的问题，对住院药房药品盘点数据与备用服务器数据进行提取，通过Access与Excel设计和建立药品盘点表，采用货位编码盘点法进行盘点。该方法减少了以往手工计算修正备用服务器数据的环节，操作更为灵活便捷，在确保数据处理准确无误的前提下大大节约了集中盘点时间。现将我院住院药房盘点具体方法介绍如下，以资参考。

1 软硬件平台

硬件：处理器：P8400，内存：1 G，硬盘：160 G。操作系统：Windows9x/2000/XP，应用软件：Office2000。

2 住院药房以往盘点流程介绍

我院以往盘点模式借助“军卫一号”HIS系统直接打印盘点单，采用货位编码盘点法固定在每月最后一周进行，盘点过程分前、中、后3个阶段[1]，盘点时间约为4 h。

3 新模式下盘点的流程介绍

住院药房新模式下盘点同样借助“军卫一号”系统，采用货位编码盘点法，并规定在每月中下旬周二晚上进行，盘点过程分前、中、后3个阶段。由于“军卫一号”HIS系统功能的缺陷，无法对备用服务器数据与盘点数据进行自动加减，新模式下盘点在数据处理上进行了较大的改进，将盘点后期庞大的备用服务器的数据处理工作提到了前期进行。新模式盘点时间约为2.5 h。

4 新模式下盘点前的准备

4.1 盘点前药品摆放及出入库维护

检查货柜药品有无对应的货位编码，对于新增药品或新规格、新剂型均应及时进行货位维护，以免在盘点过程中出现盘点表中无对应药品的现象。查看临床科室药品领药单是否出库，各药房之间药品调拨后是否入库等。尽量让所有该出库的药品全部出库，该入库的全部入库。

4.2 盘点前数据准备

盘点时间确定后的当日下午药师对口服摆药台、全自动口服摆药机、二级仓库以及借药本进行清点，并将数据录入备用服务器（全自动口服摆药机药品库存数据可直接导入，口服摆药台、二级仓库、借药本数据需手工录入）。待下班后库存流向相对静止时由库管员通过“军卫一号”系统调出“盘点数据表（book1）”和“备用服务器数据表（book2）”，并分别保留货位号、药品名、规格、数量、厂家、单位、药品编码。“book1”与“book2”可分别依托“军卫一号”HIS系统库存管理系统中的药品库存盘点项目，直接将数据提取出来，不打印保存数据即可，同时在该程序根目录下找到“STOCKMGR”文档，此时该文档就是我们需要的数据模板[2]。“book1”、“book2”示例分别见图1、图2。

5 应用Access将数据库以药品编码为关联进行匹配[3]

药品编码是HIS系统的核心部分，必须具备唯一性、科学性、稳定性和实用性。合理的药品编码不仅可确保医院药品数据库软件的正常运行，为查询与药品相关的信息提供方便，其具有的一致性（或统一性）还可方便不同类型数据库间的对接，为今后在国内甚至国际间的药品信息交流提供便利[4]。

图1 “盘点数据表（book1）”示例Fig 1 Inventory data sheet（book1）

图2 “备用服务器数据表（book2）”示例Fig 2 Backup server data sheet（book2）

库管员利用其他药师晚餐时间进行数据处理，主要是将“book1”与“book2”进行整合，最终得出一个无需手工计算的盘点表。利用Access并通过对药品编码的关联进行数据匹配，保留“book1”所有记录和“book2”的数量项目，再转换成Excel表格“book3”，对“book3”的数量项目利用函数公式进行数据处理。具体如下：

（1）应用Access新建1个空数据库，取名为“药品盘点”，保存在适当的文件夹下。

（2）导入Excel数据表，在数据库的“表”对象中使用导入，将“book1”和“book2”分别导入“表”的项目中。数据导入后生成“book1”和“book2”表如图3所示。

（3）建立关联，在链接属性处选择第3项即“包括book1中所有记录和book2中链接字段相等的那些字符”。所建立关系界面如图4所示。

（4）运行查询向导，使用向导创建查询，选项从第1表“book1”选“货位号、药品名、规格、数量、厂家、价格、单位、药品编码”，第2表“book2”仅选“数量”，生成“book2查询”表。其运行查询向导界面如图5所示。

（5）运行“book2查询”表，该表此时就是盘点数据表与备用服务器数据表以“药品编码”关联进行了匹配，匹配结果在保留“book1”的基础上增加了“book2”的“数量”项目。其匹配结果界面如图6所示。

图3 数据导入后生成“book1”和“book2”表Fig 3 “book1”and“book2”generated after data import

图4 “book1”与“book2”建立关系Fig 4 Relationship establishment of“book1”and“book2”

图5 运行查询向导Fig 5 Operation inquiry guidance

图6 “book1”与“book2”匹配结果Fig 6 Matching result of“book1”and“book2”

6 应用Excel进行排序、筛选

将“book2查询”表导入Excel表格生成“book3”，隐藏药品编码项目并按药品货位号进行排序。运行函数公式计算出实际需要盘点的数据，同时在货位编码项目前插入盈亏项目和实际盘点项目，设置表格边框、页眉、页脚、页边距等，以最节约资源的形式打印出纸质药品盘点表。

7 盘点后的盈亏分析及处理

对于盘点中出现的数量盈亏，应及时进行复盘，查看口服摆药台和全自动口服摆药机是否存在漏盘现象，查看二级仓库药品包装是否完整，整包装里是否有拆零的情况，药品摆放是否到位，有无遗漏现象，是否有对应的药品货位编码，复核人确认无误后用正负号在盘点表中标注盈亏数量，将盘点表统一交库管员管理，并由库管员进行数据盈亏处理。

纸质药品盘点表数据差别较大的药品，可以通过与药库及各药房相互对账，查看药品单品种流水账，了解是否有漏发或错发药品的情况。对于某些不明原因的盈亏，暂不作盈亏数据的处理，通常在下月盘点时有可能出现该药数据又回归正常的现象，分析其原因可能是由于网络繁忙，数据在某时间段暂时无法在后台进行结算而造成[5]。

8 结语

依托“军卫一号”库存管理系统，从中提取数据并应用Access与Excel设计和建立药品盘点表，采用货位编码盘点法进行盘点。该方法减少了以往运用手工计算修正备用服务器数据环节，避免了该环节手工操作可能导致的误差；其盘点表的设计更加科学、合理，盘点操作过程更加方便、快捷，在确保数据处理准确无误的前提下将每次盘点时间减少了近1.5 h。

[1] 彭海莹，胡丽辉，杨晓敏，等.我院中心摆药室药品盘点工作经验总结[J].中国药房，2008，19（4）：279.

[2] 李 辉，季 波，张晓琳.我院对外药房分区间小范围盘点的实施方案介绍[J].中国药房，2009，20（28）：2 236.

[3] 王宝玉，张启瑜，陈寿权，等.应用Excel与Access解决信息匹配问题[J].医学信息，2005，18（4）：296.

[4] 杨天燕，王 劲，姜柏玫，等.利用Access软件实现药品编码升位[J].中国药房，2006，17（18）：1 375.

[5] 徐江红，姜 峻，郭正杰，等.基于“军卫一号”医院信息系统实现门诊药房的动态盘点[J].中国药房，2007，18（31）：2 428.