高职院校系级教学档案管理研究

高新娟

摘要：在高职教学档案的主体和核心就是系级的教学档案，它是对高职院校中各系对教学管理和教学质量进行评估的重要依据。所以，积极研究高职院校各系中教学档案的内容和作用，正确的认识系级教学档案在管理中所产生的问题及其产生的原因，从而为我们今后对高职院校中系级教学档案管理的加强和探索是十分重要和必要的。

关键词：高职院校；系级教学档案；对策

高职院校中的档案主体是教学档案，它对高职院校对系级教学档案收集、整理、保存以及利用的重要部分。可是，由于众多因素的长期影响和制约, 高职院校中的系级教学档案却工作十分的薄弱, 长期以来高职院校在系级教学档案管理工作当中, 系级的教学档案没有引起高职院校相关领导的重视, 在日常的实践工作当中高职院校往往只是对文书档案给予一些重视，从而忽略了对系级教学档案的收集和整理工作，导致了系级教学档案的内容不全，品质不高以及管理分散等现象。由此致使这些系级教学档案残缺不全不能够较好地反映出高职院校的教学活动和管理的工作全貌。因此，如何增强高职院校系级教学档案的管理工作，促进高职院校教学评估工作顺利的进行以及提高高职院校的教学质量，已成为我们目前高职院校教学档案管理工作中所面临的重要课题。

一、目前系级教学档案工作存在的主要问题

1. 有关人员的档案意识淡薄

首先，高职院校对教学档案的重视不够，缺乏专业性的指导。在我国各高职院系中，对系级的教学档案进行收集和整理的工作一般都会由系教学秘书来进行承担。但是，一般的教学秘书在档案意识方面并不是很强，再加上对档案管理专业知识的掌握不足，常常会把教学档案管理工作想当然的认为成“故纸”的整理和装订，把教学档案的管理工作认为成额外的附加工作，从而应付了事。其次，具体的工作人员对档案管理的意识淡薄。部分教师对档案管理的意识较为淡薄，从而使得档案的资料收集工作变得相当困难。大多数的教学和教研人员对教学档案的管理工作认识不够，把备好课和教好书作为自己的职责，认为其他的事情与自己无关，甚至还会对教学档案归档的工作产生抵触的态度。

2. 缺乏规范性和程序化

由于系级档案的管理工作并不十分成熟，相关的管理人员往往会忽视工作中的程序和规范化，使得教学档案的管理工作缺乏科学性。甚至有时还会错误地认为档案不会带来直接的经济效益，也不能发挥多大社会效益，从而将教学档案的管理工作当成了可有可无的一项工作。还有一些高职院校对教学档案的管理工作在整个学校教学、管理和研究中的作用理解不足，没有制定出相应的规章制度或是实施的具体细则，基本都在靠工作人员主观的理解去进行工作。这就造成了部分原始资料，或是没有结论，或是没有过程，或是没有总结，甚至有些干脆就没有材料等等。

3. 教学管理事务性与档案管理专业性的矛盾

在高职院校中教学的管理工作具有事务性和综合性的特点。目前我国各高职院校中系级的档案管理人员多数由教学秘书来进行兼任，他们一般身兼数职，每天都有繁忙日常事务，再加上许对档案管理业务知识的不熟，使得他们不会有很多的精力去顾及档案的管理工作。系级教学档案保存目前有两种方法：其一是由系级的相关人员自行进行保存；其一则是在学校档案人员的指导下进行管理。目前各高职院校对档案管理并没有统一的要求，所以，这两种档案保存方法都是可以的。但是，我们也要清楚的认识到，这种没有统一管理的方式，很容易就会造成档案的部分流失，使档案的完整性得不保证。

二、加强高校院系教学档案管理的主要措施

1. 强化档案意识

首先，领导的重视是高职院校做好系及教学档案管理工作的关键。所以，在进行系级档案管理工作时，务必要争取到各院系领导的重视和支持，把各院系的档案管理工作纳入到各院系的教学工作计划中来。其次，要强化各院系中教学、科研以及管理人员对教学档案管理的意识。他们对教学档案管理工作的意识强弱，直接会影响档案形成和归档的完整性。因此，一定要对他们的档案管理意识进行强化，使他们真正的明确自身所承担的档案归档义务和依法对档案进行利用的权利。

2. 健全档案管理制度

档案管理的制度是开展档案管理工作的行为准则和依据。没有有效的、科学的档案管理制度，就不会有主要的、完整的院系级档案，同时高职学院中个院系的档案工作也会存在欠缺。因此，我们要制定或完善高职院校的档案归档制度，明确档案归档的范围、时间和手续等。让系级档案制度内容更具体、更明确、更细致，从而让教学、科研以及管理人员都能明确的知道哪些资料拥有保存和利用的价值。

3. 提高档案人员的素质

高职学院中的各系要设立专职的教学档案管理工作人员。目前，我国各高职院校中各个院系的档案人员多数都由教学秘书进行兼任，可他们却对档案知识一知半解，对教学档案的收集、归类和整理等都较为随意。因此，要做好高职院校中系级教学档案的管理工作，就要努力的提高教学档案管理人员的自身在档案管理工作方面的素质。只有这样一方面加强档案管理专业知识的学习，另一方面加强案管理知识的专业培训。才能不断的取长补短，集合众长，从而提高高职院校系级档案管理工作的水平。

4. 做好教学档案管理的监管和服务工作

高职院校中的教学督导人员和行政管理部门对教学档案的管理状况要特别的注意，要及时的对高职院校中系级教学档案管理中的成绩和不足进行评议，要对系级档案管理工作中的不足提出具有针对性地整改意见，从而逐步的提高高职院校系级教学档案的管理水平。于此同时，我们还要用积极的态度开展系级档案管理的服务工作，并不断的提高管理服务工作的水平。而高职院校中教务档案的管理人员还要树立期为第一线教学工作服务的信念。不断地完善要为教学一线服务的具体办法。

结论：

综上所述，高职院校中系级的教学档案管理工作，已经成为了整个高职院校教学管理工作中重要组成部分。所以，做好高职院校系级教学档案的管理工作, 认真地为高职院校教学活动服务，对加强高职院校教学的管理、质量的提高以及教学研究的开展，都有着十分重要的积极意义和作用。

参考文献

[1] 夏淑芳.高校系部档案管理初探[J].镇江高专学报,2004(1).

[2] 汤卫新.加强高校系级教学档案建设[J].浙江教育学院学报,2003(3).

[3] 周玖芳.高校系部档案管理存在的问题及对策[J].怀化学院学报,2003(6).