对人事档案管理的思考

赵金卓 梅琼

摘 要：人事档案工作是高校组织人事工作的重要组成部分，人事档案是人才建设、干部队伍建设的重要基础性工作。人事档案管理中存在的问题：一是档案的内容平淡，利用价值较低；二是人事档案管理手段落后，开拓创新精神意识不强；三是档案人员队伍不稳定。今后应强化档案法制意识，提高人事档案的管理水平及管理工作人员的素质，使人事档案建设得以加强。

关键词：人事档案；管理；思考]

人事档案工作是高校组织人事工作的重要组成部分，人事档案是人才建设、干部队伍建设的重要基础性工作。它主要是由确凿的原始材料和历史证件构成，并真实地记述了档案人的个人经历、德才表现及发展过程，是历史地、全面地考察人的重要手段[注1]。随着市场经济的不断发展，大量人才频繁流动，人事档案成为人才市场交易、信息资源开发的宝贵阵地。下面笔者就目前人事档案管理中存在的问题和今后人事档案的工作发展思路谈几点看法。

一、人事档案管理存在的问题

1、人事档案管理手段落后，开拓创新精神意识不强

人事档案材料的鉴别、编排、装订、查阅、检索等一系列环节均以手工操作，工作效率低下，准确性差。它与科学化、现代化的要求差距甚大，目前由于计算机、扫描仪、缩微设备等现代高新技术尚未在人事档案管理中得到广泛应用，大多数工作仍停留在原始的手工整理上，这种管理手段落后、费工费时、效率低下的方式使管理人员的大部分时间都必须停留在档案的整理和保管上，从而没有时间从事档案资料的编研、开发和利用，服务方式依然滞留在坐等上门的被动服务阶段，不能及时有效地为高校选才用才提供信息，为开发各方面人才提供优质服务，这将严重制约档案管理的发展，影响人才的使用和选拔。有人认为，人事档案管理是一成不变，墨守成规，不求有功，但求无过，在思想上形成传统的保守的思维方式，开拓创新意识欠缺，思想比较狭窄，视野不开阔。

2、档案的内容平淡，利用价值较低

一个单位的人事档案应充分反映出一个人的整体面貌，包括德、能、勤、绩四个方面的总体评价。但是，在目前的人事档案中有关组织鉴定、考核、评议等材料里几乎都是固定的套话，只有通过‘动态的即不断发展变化的大量数据、资料及考核的定量综合分析，才能达到科学的定性结论，从而历史地、全面地、准确地反映出一个人的实绩情况。人事档案材料的定量化，是人事档案管理科学化的必然途径，但是，目前高校的人事档案中，在评价某个人时多是“服从分配，热爱本职工作，认真钻研业务，任劳任怨，积极肯干，成绩显著”等一套笼统的，毫无个性的模式语言，没有动态地，经常性地实际考核。考核数据，考核材料，不能及时、准确、完整地反映出一个人的综合情况。人事档案中一般反映一个人过去的历史、家庭出身、社会关系材料较多，而在反映个人爱好、业务专长、脾气性格、思想品质、进取意识、科学态度、创造力、学习或进修及工作实绩的材料较少，这样不利于考察一个人目前的思想修养，精神风貌、专业特长以及分析预测一个人今后的发展趋势等情况，这将直接影响了对人才的了解和人才的使用，进而导致人事档案的利用价值偏低。有时为了起用某一个干部，就不得不重新组织对一个人的全面考核。

3、档案人员队伍不稳定，培训工作差

人事档案管理人员多属兼职，流动频繁，大多数是半路出家，专业基础差，加之未参加任何正规化培训，只能靠在平时工作中模索，有的不能评聘档案专业的专业技术职称，觉得干起来没劲头、做起来没前途，不去很好地去研究档案管理工作中的新情况、新问题，更谈不上主动寻找解决问题的方法和途径。同时，档案管理人员接受培训时间较少，不具有与其他人员同等的进修、学习的机会。难以接触新事物，学习新经验。导致档案管理人员视野不开阔，思想保守、僵化，档案工作管理停滞不前。

二、人事档案管理的发展思路

1、强化档案法制意识，提高人事档案的管理水平

搞好人事档案管理工作，首先要得到领导干部对档案工作的重视， 同时要求档案管理人员必须弘扬爱岗敬业精神，使《档案法》深入人心，自觉守法，这是搞好人事档案管理工作的基础。同时，学校领导要根据社会和学校的改革发展对人事档案管理工作的需要，做好以下工作：一是制定人事档案管理工作发展规划，建立人事档案管理的各种制度，使人事档案有章可循。二是要实行科学化、信息化管理，21世纪是信息时代，管理信息化是人事档案管理的必经之路，为此，人事档案管理的重心必须从实体管理逐步转移到科学化、信息化管理上来。三是档案管理人员必须提高业务和思想素质，增强科学的管理水平，加强培训，努力学习，掌握现代化管理手段和技能。

2、加强人事档案建设

加强人事档案建设要做到以下几点：一要稳定人事档案队伍，它是搞好档案管理之关键。领导要重视档案工作，对档案管理人员给予关心、支持，为他们提供专业知识培训，提高他们业务素质和专业技能，以适应当前档案管理工作的需要。二要加强对人事档案管理方法的研究。原始手工整理人事档案已不适应现代信息社会的需要，必须实行科学化、信息化的管理。人事档案管理是一项专业性、技术性较强的工作，要加强对其原理和方法的研究。随着人事制度改革的不断深入，人事档案工作出现了许多新特点、新情况，需要我们去研究和探索，并要不但总结人事档案管理的新经验，提高管理手段。三是努力改善人事档案的保管和利用条件，实现档案管理现代化。为适应档案信息社会之需要，高校应努力改善人事档案管理的工作条件，添置必要的设备，建立实用性较强的信息化档案管理系统，提高检索效率，快速有效准确地为高校改革服务。四是加强对人事档案的宏观指导，实现管理水平的法制化。高校的人事档案归属于综合档案室统一兼管，并由组织人事部门指定人员专管，制定统一的、专门的人事档案管理政策法规，对人事档案实行法制化管理，使人事档案管理水平与质量有较大的提高。

3、提高人事档案管理工作人员的素质

人事档案工作是整个高校的一个重要组成部分，随着社会的发展和高校改革的不断深入，高校档案工作队伍的建设直接关系到高校改革的进程和高校工作的开展及工作效率[注2]。因此，提高人事档案管理工作人员的素质迫在眉睫，一是思想政治素质。人事档案工作是一个不引人注目的岗位，整天与文字、表格、材料打交道，工作琐碎，枯燥，待遇偏低，无轰轰烈烈的场面，也无任何‘实惠和‘好处。因此，从事此项工作的人员必须具有优良的思想政治素质，敬业爱岗，甘于寂寞，勇于奉献，不计个人得失的品质。二是技能素质。人事档案工作要实现科学化、信息化标准化，目录工作要满足新标准，新规范的要求，档案管理也逐步向计算机方面发展，这就要求档案管理人员具备较为全面的知识技能。因此在配备档案工作人员时，必须充分考虑档案工作的性质、特点和发展趋势，挑选工作认真负责，知识结构合理，理解接受能力较强的知识性人才，并且在实际工作中积极为他们创造条件，通过培训、交流、学习等方式，不断给他们提供接触新知识、掌握新技能、新标准的机会，缩短知识更新周期，以保证档案工作科学、规范、有序的进行。

参考文献

[注1]中共湖北省委组织部《干部人事档案工作目标管理文件资料汇编》2002年5月版

[注2]凌玉华人事档案工作人员提高自身素质需要注意的几个问题，学校档案2000年第39-40页

作者简介：赵金卓（1963-），女，湖北随州人，湖北医药学院副研究馆员，主要从档案管理研究。