高校财务内部控制研究

刘素梅

高校财务内部控制研究

刘素梅

文章以高校财务内部控制为研究对象，通过对高校财务内部控制现状的分析，揭示了高校普遍缺乏内部控制意识，高校财产安全存在很大的风险和隐患等问题，通过分析财务内部控制的影响因素，提出了完善高校财务内部控制的建议和措施。

内部控制高校风险意识

高校是培养人才和开展科学研究的场所，肩负着重要任务，其发展受到国家各级政府部门的高度重视。随着我国市场经济体制的建立和教育体制改革的深化，高校经济活动日益活跃和复杂，特别是近几年，大学扩建、扩招，资金运作更加多样化，在这种形势下，迫切需要管好、用好学校各类资源，使之发挥最大效益。但目前，许多高校在思想上、管理上尚未完全适应市场经济的新情况，高校管理层对会计工作的管理意识比较淡漠，高校的会计基础工作也相对薄弱，高校在经济管理活动中存在很多漏洞和不足，如固定资产及物资的采购、验收、保管等职责未严格分离，采购教材设备吃回扣、基建工程暗箱操作等，导致了国有资产的流失和越来越多的违法犯罪行为，给高校造成了很大的经济损失。高校迫切需要建立一套科学的、有效的高校财务内部控制体制，以满足高校快速发展的需要，保证高校的财产安全、提高高校教育资金的管理水平和经济效益，保证高校改革和发展的顺利进行。

一、内部控制的涵义

内部控制，是指一个单位为了实现其经营目标，保护资产的安全与完整，防止，发现和纠正错误舞弊，保证会计资料的真实、合法、完整，确保经营方针的贯彻执行，保证经营活动的经济性、效率性和效果性而在单位内部采取的自我调整、约束、规划、评价和控制的一系列方法、手续与措施的总称。内部控制包含两方面内容：内部管理控制和内部会计控制。其中，内部会计控制，内部控制的核心，是财会部门为了防止侵吞财物和其他违法行为的发生，以及保护企业财产的安全所制定的各种会计处理程序和控制措施。

高校财务内部控制的范围很广泛，其主要内容涉及与高校会计事项有关的经济业务，如对教学、科研、后勤保障等方面的货币资金收支、高校教学科研仪器设备的购置、使用和处置、高校筹资与投资活动、基本建设等方面的控制。

二、高校财务内部控制当前存在的主要问题

目前，各高校大都建立了财务内部控制体系，但具体实施情况却不尽如人意。主要表现在以下几个方面：

（一）学费收费管理不严格

1.高校收费流程执行不严格

严格地说，学生应该先在财务部门交费，凭财务部门开出的收据或发票到各院系报到，办理学籍注册、住宿，领取教材和公寓用品等。但在实际工作中，尤其是每年新生报到时，此程序常常被忽略。有许多学生，一分钱未交就办理了所有入学手续，到第一学期期末考试时，为了参加期末考试，才到财务部门交费；还有的学生，在领取公寓用品时，直接将款项交给了公寓用品发放部门。

2.高校收费管理体系不完善，信息不能共享

在学生收费管理工作中，涉及到高校内部多个职能部门，如财务处、教务处、学生处、各院(系)等。但在实际操作中，各职能部门各行其是，配合不够密切。如在收费管理与学籍管理、住宿管理上存在相互脱节现象；在学生注册，学生休学、复学、转学、退学、宿舍变动等信息方面，由于没有及时、准确地互通信息，出现一些管理上的漏洞，存在费用少收、漏收、错收的情况，给学费收缴带来困难。

（二）创收经费控制薄弱，易出现“小金库”现象

高校强调对财政性经费的内部会计控制，而弱化对预算外，特别是创收经费等的内部会计控制，导致各院系部门坐支，私设“小金库”。国务院办公厅1995年5月4日转发国办发[1995]29号《关于清理检查“小金库”的意见》给“小金库”下的定义是：“凡违反国家财经法规及其有关规定，侵占、截留国家和单位收入，未列入本单位财务会计部门的账内或未纳入预算管理，私存私放的各项资金，均属‘小金库’。”其来源主要有两种方式：一是截留办学收入，一是为学生集中办理一些业务产生的“回扣”。如华南理工大学《内部通报》披露，某院系在几年间，长期截留、隐瞒办班收入，形成巨额“小金库”，违纪金额800多万元，其中300多万元不知去向。“小金库”管理混乱，账目糊涂，收支隐蔽，易滋生贪污腐败。

（三）日常支出报销业务有法不依、执法不严的现象较为严重

高校的财务部门被定位为后勤保障服务部门，高校对会计人员强调的是服务及服务意识，这在很大程度上弱化了会计的监督和管理职能。财务部门的监管行为一般得不到各级部门和有关人员的理解和支持，内部会计控制难以有效发挥作用，高校内部控制形同虚设，监督缺乏刚性。

（四）财务印鉴、支票的管理和使用不严密

财务印鉴章包括财务专用章和私章，此两种章应有专人分别保管。若单位存在空白支票，必须明确指定专人妥善保管，要贯彻票、印分管的原则，空白支票和印章不得由一人负责保管。这样可以明确责任，形成制约机制，防止舞弊行为。在实际工作中，为了工作的方便快捷，许多单位没有做到票、印分管和公、私章分管，货币资金在使用中存在极大的隐患。

（五）固定资产内部控制制度不健全

1.采购方面：买而不用，用而不足

一些高校资产管理意识淡薄，在购买仪器设备时，缺乏相关的调研工作，导致购买量多于需求量，或者设备在制定购买计划时，虽然履行了可行性论证的程序，但往往由于，一方面，不同院系、部门的经费在来源、立项、管理、使用、目的上存在着一定的差异，另一方面，各系院、部门之间信息不畅通，所以经常出现不同院系、部门之间相同或相近仪器设备的购买冲突，造成了重复购置。多余资产大多处于闲置状态，占用大量的资金，是资源的严重浪费。与此同时，还有部分资产出现超饱和使用，如宿舍和教室资源紧张，图书馆的藏书时效性差、质量不高、数量不足等。

2.使用方面：未落实财产清查制度

高校是一个较大的工作单位，学生多，教职工也多，物资财产自然也多。高校人员岗位的变动、办公室、实验室、甚至是整个学校的搬迁，都可能涉及物资财产位置的移动或使用人的更换，而此相关信息很难及时准确地反映到固定资产卡片上。因此，在高校财产清查中，财产混乱、账实不符的情况较为突出，这是长期没有进行财产清查的后果。

3.处置方面：废而不理或处置手续不完整

固定资产分散在各个使用部门，许多报废资产，如已不能使用的旧电脑、旧打印机等，就堆放在各系院、部门的小仓库里，这些资产得不到及时处理，使得账面价值与实物价值大不相符，给人造成资产资源充裕的假相。有的设备报废了，使用部门就当废品处理了，缺少上报鉴定审批的意识，财产清查时就作为盘亏报告，事后难以追究处置不当的责任。

三、高校财务内部控制的影响因素

（一）内部控制环境对财务内部控制的影响

内部控制环境对财务内部控制的影响主要体现在以下方面：

1.内部控制意识

领导者及管理层对内部控制重要性的认识直接影响高校财务内部控制水平。如果领导层内控意识薄弱，则会导致内控制度威慑力下降。一些高校的领导层对内部控制建立的重要性缺乏认识，把财务机构的任务理解成只是简单地管理学校账务、资金，保证学校的开支和运行，高校内部没有建立健全的内部控制机制，学校的财务内部控制薄弱也就成了理所当然。

2.风险意识

公办院校属财政拨款的事业单位，除了与财务相关的人员有风险意识外，其大多教职工的风险意识淡薄，内部控制缺乏有效的风险管理与预警机制。

3.内部监督

高校内的财务监督，大多指内部审计。内部审计是内部控制的一个重要环节，也是内部控制的重要组成部分。现阶段高等院校的内部审计则处于一种尴尬的局面，有的学校没有设置专门的内部监督机构，有的内部监督机构设置不合理，内部控制有效性难以保证。

4.人员素质水平

内部控制制度能否有效实施，关键取决于人员的职业素质。若财务内部控制制度重要执行者，如会计人员、各系院财务管理人员，素质偏低，在经济业务处理过程中，就极有可能出现错误、舞弊等现象，内部控制制度的有效性难以发挥。

（二）内部控制程序对财务内部控制的影响

控制程序，是指管理当局所制定的方针和程序，用以保证达到一定的目的。它包括：经济业务和活动的批准权；明确各员工的职责分工；充分的凭证、账单设置和记录；资产和记录的接触控制；业务的独立审核等。高校内部会计控制程序是高校财务内部控制的重要内容之一。有些高校虽然建立了内部控制制度，却不认真执行，更没有健全有效的考核奖惩机制。部分院校缺乏权力制衡与约束机制，不按程序操作，具体执行人员责任感不强，使内控制度流于形式，有章不循，导致内控制度威慑力下降。

四、加强高校财务内部控制的对策

（一）加强财务内部控制意识

高校全体教职工要树立正确的内部控制意识。首先是管理层和财务人员，要提高对内控重要性的认识。然而，财务内部控制又不仅仅是校领导、财务部门及工作人员的事，应该是全校教职员工的事。因此，各高校应广泛深入地开展内部会计控制制度的宣传教育，提高师生员工对内部会计控制重要性的认识，从而使大家能够理解并能有效地贯彻和执行内部会计控制制度。

1.加强预算控制意识

预算有刚性也有弹性，实际工作中，预算的刚性约束力太弱。高校各部门应加强预算的编制、执行、考核、分析等环节的管理，增强预算的刚性，保证预算的贯彻执行，严禁超预算列支。

2.树立不相容职务相互分离的控制意识

高校应按照不相容职务相互分离的原则，合理设计会计及相关工作岗位，明确职责权限，形成相互制衡机制。主要做好两个方面工作：一是确定哪些岗位和职务是不相容的，二是明确各个机构和岗位的职责权限，使不相容岗位和职务之间能够相互监督、相互制约。

3.加强授权批准控制意识

授权批准是指单位在处理经济业务时，必须经授权批准以进行控制，就是要明确规定每个工作的授权批准的范围、权限、程序、责任等内容，学校各管理层必须在自己的授权范围内行使自己的权力，避免出现越权或无权审批的现象出现。

4.树立风险控制意识

目前，高校发展越来越市场化，许多高校还通过银行贷款方式来缓解自己的资金压力，出现了一定的财务风险和经营风险，这就要求高校必须树立风险意识，建立有效的风险管理系统，其中包括风险预警、风险评价、风险分析等多方面内容，全面防范和控制可能发生的财务风险和经营风险。

（二）建立完善的财务内部控制体制

高校必须根据财政部印发的《内部会计控制规范一基本规范试行》中的有关规定，建立内部会计控制体系。如票据及会计档案管理制度、会计核算制度、财务管理制度及货币资金及实物资产管理制度等。针对当前高校内部控制中存在的问题，主要进行以下几个方面的规范：

1.票章管理要严密

财务专用章应由专人保管，个人名章必须由本人或其授权人保管，严禁一人保管支付款项所需的全部印章。存在空白支票的单位，必须明确指定专人妥善保管空白支票，要做到票、章分管，这样可以明确责任，形成制约机制，防止舞弊行为。

2.授权批准控制要严格执行

高校财务管理大多实行“一枝笔”审批，学校应明确规定各工作授权批准的范围、权限、程序、责任等内容，各部门有关人员处理经济业务必须经过授权批准才能办理，经办人员必须在授权范围内办理业务，不得越权办理。近几年来重庆市、湖南常德市和长沙市天心区等地推行了一把手“四个不直接分管”的监督和制约机制，即一把手不直接分管财务、不直接分管人事、不直接分管工程招投标、不直接分管物资采购，推行“副职分管、一把手监督、集体领导、科学决策”的新决策机制，把决策、执行、监督等权力相对分离开来，扩大决策的知情、透明、公开，防止暗箱操作。

3.健全学生收费管理制度

在学生收费管理制度中，应明确规定各职能部门、学院、系的工作职责，落实岗位责任制，形成各职能部门通力合作的良好局面。高校应在学生的缴费方法、缴费程序、休学、复学、退费、缓交及欠交的处理等方面进行详细的规定，形成文件。一旦出现问题，要及时地处理，追究相应责任单位或责任人的过失。

4.加强固定资产管理

（1）固定资产购置要有计划性

高校在添置新设备时，可以对现有的此类仪器设备资源的情况进行摸底检查，看看现有的设备资源在性能、数量及新旧程度上能否满足提出设备购置申请部门的要求。如确实需要重新购置时，要对各系部部门提出的设备添置计划归纳分析，看看校内系院部门的仪器设备需求是否有重复，以便统筹考虑。相关职能部门要严格把关，制定周全计划，避免功能和用途相近的仪器设备重复购置，节约资金，减少资源的浪费。

（2）加强固定资产的使用管理

首先，在仪器设备管理和使用上坚持“统一政策、统一领导、分级管理、责任到人、物尽其用”的原则。各系院部门要明确资产管理的主要负责人，并配备专职或兼职的资产管理员，特别要明确实验室资产的管理人员，每件设备都要落实管理人员。资产管理人员要相对稳定，调动时，要按照交接程序进行及时、认真、仔细的交接，交接过程中要进行账、物的清点，填写书面交接表。固定资产在不同使用人、不同部门之间发生转移，必须办理资产转移手续，经过设备处办理内部资产转移手续，经过转移双方二级单位主管审批后，由校财务部门审核并进行账务处理。

其次，建立固定资产清查盘点制度。定期盘点固定资产是保护学校资产的必要控制手段。学校应每年进行一次全面的固定资产盘点，并不定期的进行部门固定资产盘点抽查。盘查小组不但有负责保管、记账等不同职能的人员，还必须要有与设备无关的其他人员一起参与。每次盘点均需保留纸面记录，由盘点人员签名确认并妥善保管。

5.实行会计轮岗制度

会计岗位轮换是加强内部控制的一项重要措施，能起到相互牵制、相互监督、相互促进的作用。通过岗位轮换，可以检查会计人员在岗期间履行岗位职责情况，有无缺点、漏洞和虚假，特别是重要岗位的轮换，可以及时发现其中有无违法乱纪行为，增加了工作的透明度和可考核性，从制度上对工作人员行为进行制约，有利于提高员工自我约束的能力，加强内部监督，防范经济案件的发生；通过岗位轮换，给会计人员创造了学习的机会，让其在各个岗位上得到锻炼，这有利于员工全面了解各岗位的工作职责，避免员工间相互不理解，相互攀比的不平衡心理；有利于员工全面掌握各岗位的业务知识和操作技能，提高其业务素质；还可以使他们在岗位轮换过程中，知道自己的特长是什么，能胜任哪个岗位的工作，有利于人力资源的优化配置，做到“人尽其才，才尽其用”。

（三）建立完善的内部审计监督机制

内部审计主要是通过对高校的各种内部会计控制制度和职能部门的各种经济业务进行独立评价，以确定其经济行为是否符合国家法律、法规的规定，是否符合内控制度规定的程序和标准，内控制度能否有效保证管理目标的实现。加强内部审计监督，不局限于查账，更要向着管理、风险审计等方面拓展；要制定所涉及领域的审计实施办法和处理处罚规定，对实施审计的对象、内容、范围、审计方式及要求做出明确规定，以便确保审计质量，促使高校的经济活动走向制度化、规范化的健康轨道；要提高审计人员的业务素质，配备适合的专职审计人员，使其胜任内审工作职责，确保内审工作的客观公正。

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Research on Internal Financial Control of Universities and Colleges

LIU Su-mei
Binzhou University,Binzhou 256603

The paper takes the inner financial control of universities and colleges as the research object,and reveals that universities are general lack of internal control consciousness,and the safety of their property has very big risk and hidden danger through the analysis of internal financial control situation.It provides suggestions and measures about college internal financial control through the analysis of the problems such as influence factors of internal financial control.

Internal Control;Universities and Colleges;Consciousness of Risk

G47

A

刘素梅，女，滨州学院教师，硕士研究生，研究方向：财务管理；山东省滨州市，256603。