浅谈加强煤炭企业会计档案管理工作

王静迅

(煤炭信息研究院,北京市朝阳区,100029)

浅谈加强煤炭企业会计档案管理工作

王静迅

(煤炭信息研究院,北京市朝阳区,100029)

会计档案是会计管理工作的基础,其所包含的会计信息内容具有原始凭证性、系统性和连续性,它能为煤炭企业的会计预测、经营决策和控制提供依据。本文分析了煤炭企业当前会计档案管理的现状及其存在的问题,并提出了完善会计档案工作的对策和措施。

煤炭企业 会计档案 对策

1 概述

会计档案是机关、企业、事业单位或其他经济组织按照规定归档保管的会计凭证、会计账簿、会计报表和其他有关财务会计工作应予集中保管的文件,还包括实行会计电算化后所使用的不同版本的财务软件、存储会计数据的磁盘、磁带、光盘和所形成的纸质的记账凭证、会计账簿、会计报表等。会计档案是各单位对已发生的经济活动的历史记录,它对加强经济活动具有很重要的利用价值,它作为国家档案的一部分,在社会主义经济建设中具有极其重要的作用。

煤炭企业大多是在过去矿务局的基础上改制后组建的,经过几年来的发展,逐步形成了以资本为纽带的母子公司关系和健全的法人治理结构,按照《公司法》和建立现代企业制度的要求,完善了会计管理制度,这为发挥单位内部会计监督的作用,提供了有利的条件。但是,受传统计划经济的影响,多数煤炭企业只重视对收入、经费支出、资金的管理利用,而忽视了对会计档案资源的开发利用,很少利用会计档案来分析经济管理过程中的各项活动,在一定程度上造成了会计档案资源的浪费。同时,由于会计档案管理制度中或多或少过分强调保密,会计档案的史料和参考作用难以最大限度地发挥。会计档案管理工作是会计工作的重要组成部分,是会计的基础工作。《会计法》、《会计基础工作规范》和《会计档案管理办法》等都对会计档案管理做出了相关规定。因此,作为煤炭企业经济管理和各项会计核算活动基础支撑的会计档案,是实现煤炭企业正常运行的保障,也是维护企业资产权益的重要凭据。煤炭企业在重视经济发展的同时,必须充分重视会计档案的作用,提高企业会计档案的管理水平,使会计档案真正发挥其在煤炭企业各项事业发展中的重要作用。

2 加强会计档案管理的重要性

2.1 会计档案的特点

会计档案是国家档案的重要组成部分,具有原始凭证性、系统性和连续性,会计档案与其他类型的档案相比,它所反映的对象、内容及业务性质都具有自己独有的特点。一是具有广泛性。一个经营单位,只要经济单独核算,就会产生会计资料,就会形成自己的会计档案。二是具有专业性。会计档案是对一个单位的经济活动通过会计核算的方法形成的记录,所形成的会计档案的内容是与单位所发生的经济活动和财务收支紧密相关的。会计档案记录的内容具有其专业性。三是具有严密性。会计档案是会计核算的产物,会计工作是以法律法规和相关的规章制度为依据的,一项经济活动或一次财政开支,会计核算工作程序中都是一环扣一环地连续记录这一会计过程,因此,会计核算的严密性也就决定了会计档案形成过程的严密性。

2.2 会计档案的作用

会计档案在煤炭企业内部控制和经营决策中具有极其重要的作用。

(1)会计档案具有连续性和制约性,是反映煤炭企业经济业务的历史记录。从编制会计凭证到形成会计账簿直至最终产生会计报表,形成了一个完整的账务体系,直接反映了会计主体各项经营事项,可以说会计档案是煤炭企业总结经营管理经验的重要资料。

(2)会计档案是煤炭企业开展经济活动进行预测、决策等财务分析工作的重要依据。会计档案完整记录了煤炭企业在经济活动过程中所发生的各项业务指标情况,对编制企业财务预决算,开源节流和加强企业内部经济管理等方面都具有重要作用。

(3)会计档案是打击经济领域腐败犯罪的重要依据,是司法部门查处违法乱纪、贪污受贿问题,检查、监督经济活动等财务方面的重要工具,为保护国家财产和打击经济领域里的不法行为提供有力的证据。规范会计档案管理有利于堵塞漏洞,防止舞弊行为的发生。

(4)会计档案能够提供经济演变的历史信息,它严密地记录了经济活动的事实经过,是进行经济研究的可靠史料。

总之,加强会计档案管理工作对煤炭企业乃至国民经济的正常进行,经济秩序的确立,各项财政政策、预算的贯彻实施都有着直接的影响。

3 会计档案管理工作中存在的问题

从会计核算程序上看,会计档案管理属于财务管理的最后一个环节,因而往往容易被忽视。由于会计档案管理并非日常的会计核算业务,且煤炭企业通常没有专门人员进行管理,因此对会计档案没有给予足够的重视。

3.1 会计档案管理不够重视

一些煤炭企业缺乏对会计档案管理的充分认识,一方面体现在一些企业还保持着原有的传统观念,认为会计工作只是报账、发钱、记账,只注重内部财务项目的实施,相对忽视文件材料的汇集、整理和归档工作,没有把财务资料的整理归档工作列入日常工作,存在会计业务与会计档案管理相脱节的现象。另一方面,一些企业缺乏会计档案管理所必备的知识,没有对会计档案进行规范管理的意识,有的企业没有制定会计档案管理制度,没有配备专门人员进行会计档案的管理。有的单位甚至由出纳或会计兼管会计档案,这是不符合规定的。

3.2 会计档案管理法规不完善

近年来,煤炭企业经营机制不断转换,经营方式不断调整,在这一过程中,出现了一些新情况、新问题,如何正确地记录这些经济活动,会计档案管理机制并没有随着这些变化进行建立健全。目前,我国适用于煤炭企业会计档案管理的法律、法规主要有《会计法》、《档案法》,而在这两部法中只有少数内容涉及会计档案管理,而《会计档案管理办法》只是一部规章,不具备法律效力,而且其中的一些规定已与建立现代企业制度的实际不相吻合,适应现代企业制度的会计档案管理法规有待进行完善。很多煤炭企业内部还没有建立起一整套会计档案立卷、归档、保管、借阅和销毁等管理制度,会计档案管理工作缺乏规章制度进行规范。这就无法满足推进煤炭企业体制改革和建立现代企业制度的要求。

3.3 会计档案监督机制不健全

当前从国家宏观管理和行业监督体制来看,缺乏相应的会计档案监管机制和监管办法。会计信息披露过程中的政府监管不足,相关的准则、法规执行过程中监督不力,缺乏效率;会计信息失真的法律责任界定不完善、责任追究力度不够;注册会计师制度不完善,一方面注册会计师既要对受托单位的会计信息进行客观公正的审计,又要收取审计费用,对被审计单位依赖性强,另一方面注册会计师行业还没有形成有效的监管机制,部分从业人员专业素质差;企业内部监督机制不完善,领导不重视,内部制度得不到落实,会计基础工作薄弱。

3.4 会计档案装订、立卷、归档不规范

《会计档案管理办法》对会计档案的装订、立卷、归档进行了相关的规定,并规定各单位必须建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度,但有的煤炭企业会计档案管理仍不规范。有些煤炭企业对形成的会计凭证不能进行及时分类装订,而是由会计人员将会计凭证暂时撂置在自己的办公桌上,或者散放在纸盒里;有些会计凭证的装订没有按照规范的要求进行,而是随意性地用订书钉或线绳穿插;装订的活页账簿不完整,有的没有配置相关的封面,有的存在没有页码的现象,一些会计报表未按要求按月进行装订,存在分散存放的现象;会计档案立卷不规范,不能按规定的保管期限分别立卷归档,而是随意摆放在一起,也给查阅档案带来一些不便;会计档案不能及时地移交档案综合管理部门,另外,会计档案销毁难,会计档案越堆越多,增加了保管的工作量。

3.5 会计档案管理人员素质有待提高

目前大多煤炭企业的会计人员对会计业务非常熟练,但会计档案管理知识匮乏,对会计档案规范化整理标准知之甚少,也没有接受过会计档案管理知识的培训与学习。很多会计工作人员的电算化操作能力较低,电子档案管理意识薄弱,导致不能正确进行电子文档的备份和检查,影响电算化系统的正常工作。甚至存在一些会计工作人员建假账、建账外账,虚列成本,想方设法偷税,或伪造、篡改、变换记录凭证等违法乱纪现象。这不仅给国家税收征管设置人为障碍,而且造成了会计信息的失真,危害极大。

4 完善会计档案管理工作的对策

会计档案管理是会计工作的重要组成部分,直接影响了煤炭企业财务管理的质量和水平。只有通过深入实践和探索,推动会计档案管理不断向前进步,才能使会计档案管理工作更好地适应社会主义现代化建设和经济体制改革的需要。

4.1 加强会计档案管理的观念意识

《会计档案管理办法》第3条规定“国家机关,社会团体,企业、事业单位应当依照本办法管理会计档案”,第4条规定“各单位必须加强会计档案管理工作的领导”。有关法律法规也明确规定“各单位都必须加强会计档案的管理,如果不加强这方面的管理就是一种违法行为”。煤炭企业要依法加强对会计档案管理工作的领导,要把会计档案同其他档案放在同样重要的地位,同等重视,规范管理。对不具备设立专门的会计档案管理部门的,应在会计机构中指定专人负责会计档案的装订、立卷、归档和保管工作,但出纳人员不得兼管会计档案的管理工作。同时,煤炭企业相关领导和部门一定要提高依法加强会计档案管理的意识,使会计档案管理走上法制化的轨道。

4.2 完善会计档案管理相关规章制度

煤炭企业要结合自身实际,根据《会计档案管理办法》、《会计电算化工作规范》要求,制定与煤炭企业自身相符合的会计档案管理制度。

(1)建立并逐步健全立卷、归档、保管、利用、销毁等制度,规范企业会计档案工作。会计部门按规定编制会计档案移交保管清册,将会计档案移交档案部门管理或设专人保管,落实档案管理的工作责任。

(2)建立和健全会计档案安全保密制度,明确会计档案管理人员的职责,采用先进手段和科学方法保管档案,制定会计档案查阅制度,确保会计档案不丢失、不损坏,不泄密。

(3)定期对财务档案管理工作进行检查,发现问题及时纠正,建立奖罚制度,充分发挥档案管理人员工作的积极性、主动性和创造性。

4.3 规范会计档案管理工作

煤炭企业要结合企业具体工作的实际,制定会计档案管理实施细则,进一步细化会计档案的分类、组卷、排列、编页、案卷目录、装订、移交等操作规程。每年形成的会计档案应当由会计机构按照归档要求整理立卷、装订成册,并编制会计档案保管清册。

(1)做好会计凭证的装订工作,使用专门的会计凭证装订封皮,装订后要将装订线粘封好,不外露,并在粘封处加盖会计人员印章。封皮上规定的内容必须逐项填写齐全,字迹工整清晰。将装订整齐的会计凭证按月份的先后顺序放入专门的会计档案盒中,逐项填写档案盒面上的内容。

(2)做好会计档案的移交和保管工作,具备综合管理档案的单位,会计机构应按综合管理档案的要求,及时将会计档案移交综合管理档案部门进行保管。未建立综合管理档案的单位,会计档案可暂由会计机构进行保管,但要指定专人负责保管工作。还要配置专用箱柜及防盗、防火、防霉、防蛀设施。

(3)严格根据有关的规定执行会计档案的保管期限,要严格按照《会计档案管理办法》规定的保管期限安全地保管会计档案,任何人不得随意销毁会计档案。当会计档案保管期满,确实需要销毁时,要由管理会计档案的部门提出销毁意见,会同会计机构共同鉴定,对会计档案资料进行严格审查后,编造会计档案销毁清册。对于保管期满还未了结债权债务的原始凭证,不能盲目销毁,应单独抽出,另行立卷,直到结清债权债务后方可履行销毁程序。另外,在各项会计业务工作检查中,将会计档案的规范化管理纳入其中,加大对会计工作整体性和连续性的检查与监督。

4.4 加强会计人员的岗位培训

会计人员是会计档案整理的第一责任人,必须加强会计人员在会计档案管理及操作技能方面的培训。

(1)抓好会计人员的岗前培训,学习会计档案整理的基础业务,熟练掌握会计档案管理的基本知识与操作技能,从源头上做好会计档案的整理规范工作。

(2)按照专门档案进行专业化管理。会计档案资料内容广泛,具有专业性、广泛性、严密性的特点,那么要求会计档案管理人员不仅要具备财会方面的专业知识,还应熟悉档案管理的知识和规范档案的标准,并能够接受新事物,适应时代要求主动学习掌握现代化管理软件。

(3)在做好会计和档案的岗位培训外,还要进行会计人员的后续教育。通过定期或不定期的培训学习更新相关知识,既包括会计档案法制意识的提高,也包括业务水平的提升,使企业会计档案的管理适应建立现代企业制度的要求。

4.5 改进电算化会计档案管理工作

随着计算机技术逐步应用于会计核算业务,电算化会计的新概念由此产生。《会计档案管理办法》中第十二条明确了电算化会计档案的双重档案载体。由于电算化会计档案是存储在磁性介质或光盘上的,煤炭企业应根据电算化会计档案的特殊要求,制定相应的档案管理制度,对不同版本的财务软件和相关文件进行科学的分类和储存,做好电子资料的备份、保管、调阅、移交和销毁等方面工作,对采用磁性介质保存的档案,要防止磁性介质的损坏,应定期进行检查,定期进行复制,确保电子的会计档案万无一失。同时,在保存电算化会计档案时,除保存各版本的备份财务数据外,还应保存对应版本的会计电算化软件系统版本和相对应的纸质档案。另外,煤炭企业应配备专职或兼职的电算化档案管理人员,设专室进行保管,控制好源头的质量,才能将会计档案管理提高到一个新的层次。

[1] 王英玮.会计档案管理的原理与应用[M].北京:中国档案出版社,2003

[2] 陈智为等.档案管理学[M].北京:中国人民大学出版社,2008

[3] 常建华,赵海龙,胡建华.煤炭企业会计核算[M].北京:煤炭工业出版社,2010

[4] 任相苏.会计档案科学管理工作中的问题及对策[J].中国电子商务,2010(7)

Strengthen the accounting archives management in coal enterprises

Wang Jingxun
(China Coal Information Institute,Chaoyang,Beijing 100029,China)

Accounting archives is the record of basic accounting information,which is original,systematic and continual.It can provide the base for managers for financial forecast,decision-making and control.Aiming at the present situation,the paper analyzes the importance and existing problems of accounting archives management in coal enterprises,and builds up the strategies of accounting archives.

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TD-9

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王静迅(1957-),女,大专,长期从事财会工作。

(责任编辑 张大鹏)