档案达标检查过程中发现的问题及解决方法

孙凯瑜

(白山市疾病预防控制中心 吉林白山 134300)

1 档案达标升级检查过程中发现的问题

1.1 收集材料方面存在的问题

(1)文件材料不齐全、不完整、不成套。由于平时不注重材料收集整理,或者没有成文的制度制约,使一些文件材料有正件、无附件,有批复、无请示,有印件、无定稿,有转发文、无原件。例如:干部任免材料,上级批复文件和本中心请示文不成套,本级发文有原件无定稿;再如干部调动介绍信无原件存档。(2)体现本级活动材料缺失。如重要会议记录无存档,党建材料收集不全,存档不完整,如党员活动记录缺失。反映本年度重要活动记载不全,如本年度大事记组织沿革记载不全。(3)档案案卷未按历史形成的时间排序。随意性很大,破坏了文件材料形成的规律特点,切割了文件材料的完整性。如2000年布氏菌病防治专题计划排在2001年度布氏菌防治专题计划之后,还有本级形成各类计划总结没有按时间形成顺序排列,使材料缺乏连贯统一,存在原因是由上交归档材料不及时造成的。

1.2 整理材料方面存在的问题

(1)归档范围不明确。在文件的收集整理中文件材料有缺失、断号,造成有些重要材料不齐全,不完整,不能形成系统性。在整理过程中只注重红头文件整理,不注意不带文号文的文件材料。行政档案缺乏基础报表类、职工名册类、各类统计报表等重要文件材料。党群材料缺少党员报表类、中层以上干部名册统计表、优秀党员登记表等材料。使档案质量低下,存档价值不高等。(2)没有按分类方案整理档案。不同类别的文件混杂组卷,排列不系统,使案卷材料分类不清。如:防病工作总结、请示基建计划科研材料归于行政档案。(3)组卷不合理。案卷之间存在相互交叉重合,使案卷内案零乱。结构不严谨。如:会议通知等。(4)保管期限划分不正确。①不同保管期限的文件混合组卷;②整个案卷错划保管期限,或宽或严。(5)案卷标题不规范、不完整,不能完全体现卷内材料的内容,有漏标卷内文件的内容,反应案卷标题过于重复。(6)重文现象严重。档案材料的收集、整理、归档主次部分,良莠不齐。不管是本级、上级还是下级的来文,无论有无保存价值统统归档,使很多文件成为垃圾档案。(7)页码编排有错误,导致查找困难。例如同一个发文,分原稿和正式文,在编排页码用的是重复页号,不便于查找,使纸张受损,直接影响档案的寿命。(8)卷内目录和备考表缺失。有些案卷无目录表,在查找档案时就要把案卷从头翻到尾,重复查找,使纸张受损,直接影响档案的使用寿命。

2 解决方法与建议

2.1 及时收集档案材料和材料的齐全完整,是做好档案工作的基础

文件材料的收集工作是立卷工作的前提和基础。文件收集齐全关系到案卷的质量。

(1)明确收集范围,确定收集重点。文件收集的范围和立卷归档的范围一致,疾控《档案实体分类法与档案工作规范》中有归档范围可参照执行。“凡是在本单位工作中形成的和办理的是有参考价值的文件,都属于收集范围。就疾控中心形成业务来讲,有文书、人事、财会、科技、业务和声像类档案。其范围是上级文件、同级文件、本单位正式发文,对防病工作是有参考利用价值的文件材料都属于收集的范畴。文件材料收集的重点是能够反映本单位主要职能活动和基本面貌的文件材料。例如防病的计划、总结,中心主任办公室记录,召开各种会议形成的文件材料,制定目标责任书,岗位责任制,各种规章制度,重要问题的请示批复,疾控中心机构设置、撤并,人员编制,职权范围,上级领导重要指示,上级主管机关发布的针对本中心有关业务需要执行的规定、办法、章程、条例、标准,各县区疾控中心来文的答复、批复,各县区业务部门的工作计划、总结、报告等内容材料。(2)建立收集制度,加强收集工作。各部门要建立切实可行的收集制度,保证收集工作的正常开展。部门要有兼职档案员,负责本部门档案材料的收集登记工作。对于收集的范围要求以及移交的时间等应做明确规定,使兼职档案员明确职责,按质量和程序要求做好本职工作。定期或年终及时将本部门形成的各种文件材料移交综合档案室。(3)把好收集关。在收集过程中应当把好两关:一是数量关。各部门应把本部门所形成的文件材料全部收集齐全,文件与定稿,正文和附件,请示与批复,会议文件等要整套收集整理齐全;二是质量关。在收集过程中,文件材料要杜绝用铅笔、圆珠笔、红笔和复写纸书写的文件材料,如果发现,应立即采取补救措施,要重新抄写后再进行收集。

2.2 案卷的质量是档案基础业务建设的主要内容,也是优化馆藏的基础

整理档案的过程也是形成案卷质量好坏的过程,质量的好坏直接影响档案的保存价值和寿命,也是影响档案实现现代化的关键问题。

(1)重视人才的培养和提交是优化案卷质量的可靠保证。要想使档案的管理水平提高和立卷质量达标,必须重视人才队伍的培养,要认真培养熟悉档案的专业人员。主管档案工作的领导要重视对档案业务人员的教育培训,制定计划,形成制度。通过继续教育使档案业务人员不断获得新理论、新知识、新技术、新方法,使档案人员的业务素质和业务能力得到提高。同时,档案人员要加强自身业务知识的学习,学习档案管理的标准和规定,在实践中不断总结经验,苦练基本功,提高自身的业务水平。(2)主管部门要加强档案行政管理监督指导工作,积极指导,规范基层档案工作。档案行政管理部门要深入基层,进行实地业务指导,逐项检查、逐项指导,及时解决档案整理过程中的问题,确保档案整理质量,使档案管理规范化、标准化。