基于VBA的英语论文文献自动生成工具

罗兴贤，陈正伦，王 琴，汤 平

(1．西华师范大学 计算中心，四川 南充 637009；2.西华师范大学 外国语学院；3．西华师范大学 体育学院)

1 引言

英语专业本科毕业论文写作和答辩是本科阶段学习的最后一个环节，是考查学生综合能力、评估学生成绩的一个重要方式，也是本科教学评估中观察教学效果的一项重要指标.目前全国高校英语专业本科普遍都开设了毕业论文写作课程，其目的是通过该门课程帮助学生初步熟悉学术写作规范，总结本科阶段的专业知识，为今后工作和深造奠定基础.

在英语论文撰写过程中，对学术文献的引用和参考文献的撰写方法，以及表格、图表、脚注和附录的编排方式都有不同的规范.而其中的参考文献又因种类与形式的不同而容易引起论文撰写者的混淆；基于这个原因,本文介绍了在Microsoft Office Word软件中基于VBA[1]设计并实现的英语论文写作助手，主要完成参考文献条目的自动生成.

2 参考文献的分类

在参照APA[2，3]英语论文写作规范的前提下，考虑到便于软件界面的设计，对参考文献进行了分类，形成了五个大类，每个大类下又分多种不同情况，具体如表1所示.

3 设计与实现

根据表1中的分类,为每个大类分别设计了一个对话框来输入该类参考文献的相关信息,然后单击对话框上的“确定”按钮，会在文档中光标所在位置生成相应的参考文献条目.

在各类参考文献中，尤以期刊类参考文献最具代表性.期刊类参考文献条目生成工具对话框如图1所示，其中包括文献的作者、文章标题、期刊种类、期刊名称、电子文献标识码、出版日期、期刊的卷号、期号和页码(报刊的版面)等信息，这里就其中处理起来相对复杂且变化较多的如作者、文章标题、刊物的期号、卷号和页码(报刊的版面)等几个方面的设计进行了详细说明.

表1 参考文献分类

3.1 作者

在参考文献中，如果作者不超过7人，在参考文献条目中要将作者全部列出，如果作者多于7人，则在参考文献条目中要将前6位作者和最后一位作者列出来，并且在第6位作者和最后一位作者之间加省略号“…”，如“Gilbert,D.G.,McClernon,J.F.,Rabinovich,N.E.,Sugai,C.,Plath,L.C.,Asggard,G.,…Joanne,M.A.”；而文内引文超过6位作者的一律采用形如“(Gilbert et al.,2005)”的形式.在参考文献中所有的标点符号后面与文字之间都有一个空格，这是在人工输入参考文献条目的时候最容易疏忽的地方.

由于作者的数目是不定的，而且除了姓(Last Name)和第一名字(First Name)之外，有的作者还有中间名字(Mid Name)，所以，对于作者的中间名字是可选的.通过在“姓”、“第一名字”和“中间名字”对应的文本框中输入每个作者的名字，单击上面的“+”按钮，则会将该作者的名字及简写形式添加到列表框中，参考文献条目中需要列出的作者全部通过此方法添加到列表框中.对于列表框中的作者可以通过“↑”、“↓”按钮上下移动，也可以用“╳”按钮删除.在文本框中输入的作者的姓和名都是全称，但在列表框中只有姓是全称，第一名字和中间名字都只采用词首字母的大写形式，这个功能是在将文本框中的作者信息添加到列表框时自动实现的，如图1所示.

图1 期刊文献信息输入对话框

3.2 文章标题

如果引用的参考文献英文文章，则只输入英文文章标题即可;如果是中文文章，则要选中“中文文章”复选框，并输入文章的中文标题和英文标题.

3.3 期刊的卷号、期号与报刊的版面

根据刊物类型的结果来判别是期刊还是报刊.如果是期刊类文献，则版面文本框被禁用，如果是报刊文献，则卷号、期号、页码文本框被禁用.

对于期刊，除了其出版时间外，他的卷号和期号是可选的，在自动生成参考文献条目的时候通过卷号和期号文本框中的内容是否合法来对其卷号或期号进行判别，从而生成相应的参考文献内容.

3.4 生成文末参考文献条目关键代码

With Selection.ParagraphFormat '设定参考文献条目的段落格式

.LeftIndent=CentimetersToPoints(0.35)

.FirstLineIndent=CentimetersToPoints(-0.35)

.OutlineLevel=wdOutlineLevelBodyText

.CharacterUnitFirstLineIndent=-2 '悬挂缩进2字符

End With

Selection.Text=strlAuths '添加作者到文档

MoveCursorRight '按右光标键

Selection.Text=“(”+strYear+“).” '添加年份

MoveCursorRight

Selection.Text= trTitle+“.” '添加标题

MoveCursorRight

Selection.Text= trPressOrJName +“,” '添加期刊名或出版社

Selection.Font.Italic=True '字体倾斜

MoveCursorRight

If (strVol <> “”) Then

Selection.Text=strVol '添加卷号

Selection.Font.Italic=True

End If

MoveCursorRight

If (strNo <> “”) Then

Selection.Text=“(”+strNo+“),”'添加期号

Else

Selection.Text=“,”

End If

Selection.Font.Italic=False '字体为正

MoveCursorRight

If (strPageTo <> “”)Then '添加页码

Selection.Text=strPageFrom+“-”+strPageTo+“.”

Else

Selection.Text=strPageFrom+“.”

End If

If (chkIsChs=False) Then '添加doi

MoveCursorRight

Selection.Text=“doi: ”+strDoiOrOther

End If

MoveCursorRight

Selection.TypeParagraph '参考文献条目生成完毕, 按回车键将光标移动到下一行

本部分代码中给出了生成最终参考文献条目的代码，在生成参考文献条目之前，工具软件先对文献信息窗口中输入的各类信息进行判别与检查，由于这部分代码量大，这里进行了省略.根据图1所示的内容生成的文末参考文献条目如图2所示.

图2 根据图1内容自动生成的参考文献条目(条目编号非自动生成)

表1中列出的其它四大类参考文献的自动生成工具的设计与期刊类参考文献生成工具设计方法类似，这里不再一一详述.

4 结语

考虑到当前大多数人使用Microsoft Office Word作为论文撰写工具，写作助手是在基于中文Windows XP SP2+Microsoft Office Word 2003的环境中，利用VBA设计完成的.软件短小精炼，便于复制；而且各类参考文献生成功能可添加到Word自定义菜单中和自定义工具栏中，方便使用.在其它的文档写作工具如WPS Office等当中，也可广泛采用此类方法开发出用户所需要的工具，保证论文写作的文献规范性.下一步工作将考虑如何在工具软件中增加根据文献作者或者文献标题自动连接到搜索引擎或期刊网站进行文献检索的功能.

参考文献：

[1]微软公司．Microsoft Office Word 2003 Visual Basic Reference[EB]．2004，7．

[2]百度百科．APA格式[EB/OL]．http://baike.baidu.com/view/3604775.htm．2010-08．

[3]American Psychological Association. Publication Manual of the American Psychological Association (6th ed.)[M]. Washington D. C.: American Psychological Association, 2009.